SVAKI DAN SAVJETI KAKO ORGANIZIRATI RAD OD KUĆE
Svi rade iz svojih domova, da im bude lakše iz ureda su mogli uzeti i anatomske stolce
Model smo pripremili već u veljači, iako ga nismo imali formaliziranog, a cijelo poslovanje smo reorganizirali u vrlo kratkom roku, kažu iz Philip Morrisa Zagreb
Marin Mlinarić, član Uprave i direktor za ljudske potencijale i organizacijsku kulturu u kompaniji Philip Morris Zagreb, za Poslovni dnevnik govori o izazovima rada od kuće te kako i zašto su kao međunarodna kompanija reagirali i krenuli s prilagodbama ranije od mnogih.
Kompanija poput vaše s većim brojem zaposlenika sigurno je imala problema s uspostavom rada od kuće. Na kakve ste sve poteškoće naišli?
S obzirom na to da smo aktivnosti vezane uz izvanrednu situaciju uzrokovanu koronavirusom započeli puno ranije od njegova dolaska u Hrvatsku te da kompanija već dulje vrijeme posjeduje IT sustave i opremu koji nam omogućuju da svi možemo komunicirati udaljeno, nismo nailazili na posebne poteškoće. No, pokušali smo pronaći način kako zadovoljiti zakonski okvir koji definira koje uvjete moramo ispuniti za rad od kuće. Kada su donesene Vladine mjere, mogli smo aktivirati rad od kuće. Također, uz osiguravanje neometanog lanca opskrbe proizvoda, najveći izazov nam je bio reorganizirati cijelo poslovanje i procese na daljinu i to u roku od samo par dana kako bismo nastavili pružati korisničku podršku potrošačima.
Kad ste krenuli s takvim modelom rada od doma?
Biti dijelom jedne globalne kompanije ima svoje prednosti i u ovakvim kriznim situacijama jer možemo doći do informacija i praksi iz drugih zemalja pa smo tako i mi s pripremama počeli već u veljači. Početkom ožujka obavijestili smo zaposlenike koji spadaju u rizične skupine da mogu raditi od kuće. Potom smo u drugom tjednu ožujka donijeli odluku kojom smo ponudili rad od kuće svim zaposlenicima, no u istom smo danu i tu odluku izmijenili te su od 17. ožujka svi naši zaposlenici morali početi raditi od kuće, bez izuzetaka. To je bilo nekoliko dana prije nego što je Stožer civilne zaštite donio odluku o ograničavanju društvenih okupljanja, rada u trgovini, uslužnih djelatnosti i održavanja sportskih i kulturnih događaja, čime smo našim aktivnostima vezanim za izvanrednu situaciju zapravo kontinuirano bili korak ispred te našim zaposlenicima redovno komunicirali sve mjere zaštite zdravlja i održavanja kontinuiteta poslovanja.
Koliko ste pripremali model, što ste sve morali osigurati zaposlenicima za nesmetano obavljanje posla od kuće?
Model smo pripremili u vrlo kratkom roku, iako ga dosad nismo imali formaliziranog. Svi naši zaposlenici posjeduju prijenosna računala i mobitele, što nam je omogućilo vrlo brzu reakciju i aktiviranje rada od kuće. Kao kompanijski krizni stožer razmatrali smo što sve može poći krivo kad aktiviramo rad od kuće, ali moram reći da je aktivacija prošla bez ikakvih problema, u jednom danu. Nakon toga smo procijenili da će situacija potrajati dulje od inicijalno planiranog te sad omogućujemo zaposlenicima da uzmu svoje uredske velike ekrane za prijenosna računala te čak i anatomske uredske stolce, a sve kako bismo im maksimalno olakšali rad kod kuće. Također, naš tim za internu transformaciju kontinuirano radi na novim idejama kako bismo razmjenjivali iskustva rada od kuće, efektivnije komunicirali i zajedno lakše prebrodili ovu izazovnu situaciju. Tko sve iz vaše kompanije radi od kuće i kakve ste procedure postavili za svoje zaposlenike? Rade li od kuće i oni na višim pozicijama? Rade svi zaposlenici, od terenskih koji su inače u direktnom kontaktu s našim kupcima i potrošačima pa do Uprave. Isto tako smo omogućili našim kolegicama i kolegama koji su zaposleni kod naših partnera, ali pružaju usluge za Philip Morris (npr. IT podrška, administracija, upravljanje vozilima, čišćenje i održavanje ureda) da maksimalno odrađuju svoj posao od kuće ili da određene poslove obavljaju puno rjeđe. Prvi tjedan rada od kuće naša je Uprava većinom radila u uredu, ali od 23. ožujka apsolutno svi zaposlenici rade od kuće.
Koje su glavne prednosti i glavne teškoće modela rada od kuće s kojima ste se susreli do sada?
Glavne prednosti su što naši zaposlenici u ovim trenucima, s kojima se nitko od nas dosad nije susreo, imaju priliku prvenstveno voditi brigu o sigurnosti i zdravlju sebe, ali i svojih obitelji te svoje vrijeme organizirati kako im najbolje odgovara s obzirom na cjelokupnu situaciju, a istovremeno odrađivati kritične poslovne aktivnosti te time osigurati poslovanje kompanije održivim kako danas, tako i na dulji rok. Time također osiguravamo punu zaposlenost svih jer su i ljudi koji inače rade na terenu preuzeli aktivnosti koje mogu odrađivati od kuće. Naravno da rad od kuće donosi izazove i nepoznanice. Nije lako kada morate paralelno voditi brigu o djeci koja ne idu u školu, kućanstvu, obrocima i u isto vrijeme imate telefonske ili video pozive s kolegama iz Hrvatske ili drugih zemalja, ili se morate koncentrirati na ogromne tablice s brojkama. Svjesni smo toga i imamo za to razumijevanje. Svi se moramo prilagoditi novoj svakodnevici i pronaći model koji nam svakom ponaosob najbolje odgovara. Nema čarobnog štapića koji će to napraviti za nas. Srećom, naša kompanija ima puno sustava koji takav rad olakšavaju i omogućavaju nam da i izazovne situacije riješimo zajedno, a pritom se i dobro nasmijemo. Pokazalo nam se da je u ovakvim situacijama upravo smijeh jako koristan.
Kao međunarodna kompanija, imate li svi iste uvjete rada za Philip Morris u svakoj zemlji ili lokalne podružnice imaju neke svoje specifičnosti?
Svi imamo iste uvjete rada u svim zemljama svijeta, uz neke sitne lokalne specifičnosti koje ovise o Zakonu o radu ili drugim zakonskim aktima te vrste poslovanja u toj zemlji. Primjerice, mi u Hrvatskoj nemamo tvornicu što neke druge zemlje imaju pa imaju drugačiju organizaciju rada te neke pozicije nikako ne mogu raditi od kuće.
Koji su vaši savjeti za lakšu organizaciju posla od kuće?
Svi mi imamo drugačije uvjete kod kuće. No, pokušajte se odvojiti od ostalih ukućana u trenucima kad imate neke važne aktivnosti ili vam je potrebna koncentracija. Održavajte redovnu komunikaciju sa svojim timovima, nadređenima, ali i poslovnim partnerima, da čim manje osjetite ‘izolaciju’ od ostatka svijeta. Koristite koliko god možete video pozive da vidite reakcije kolega s druge strane kao da ste uživo jedno kraj dugog, pa i da se zajedno našalite ili napravite pauzu uz kavu. Ali, na kraju dana, kad ste gotovi s poslom, ugasite računala, odložite mobitele i posvetite se normalnom suživotu s ukućanima kao što biste to i inače napravili po povratku s posla.
Kako ste zaštitili zaposlenike koji i dalje dolaze na posao? Jeste li uveli dodatne smjene za one koji rade u logistici i skladištima?
Kao dio globalne kompanije, još od trenutka izbijanja virusa u Kini kontinuirano smo, i u skladu s razvojem situacije, implementirali potrebne aktivnosti i mjere kako bismo što je moguće više zaštitili zaposlenike. Primjerice, uvedeno je ograničenje, a potom i zabrana međunarodnih poslovnih putovanja, odlazaka na vanjska poslovna događanja, obaveza rada od kuće u slučaju bivanja zaposlenika, ili članova njihovih kućanstava u zemljama gdje je potvrđen novi koronavirus, redovita dezinfekcija ureda, dostupnost sredstva za dezinfekciju u svim zajedničkim prostorijama i niz drugih mjera. Svima onima koji sada i dalje dolaze na posao, osigurali smo sva sredstva zaštite koje preporučuje HZJZ. Naši partneri su odmah osigurali razdvajanje zaposlenika i organizirali smjenski rad u logistici i skladištima kako bi se socijalni kontakt više ljudi sveo na minimum, a zaposlenicima iz maloprodaje omogućili su rad od kuće uz promjenu radnih zadataka.
Kako održavate sastanke koji su u vašem poslovanju neodgodivi?
Si sastanci se održavaju udaljeno u virtualnom modu. To uključuje sastanke u zemlji, između nas, naših partnera, ali i na regionalnom, i globalnom nivou. Čak i ako zaposlenici dolaze iz hitnih razloga u ured, organiziramo to tako da ne budu prisutni u uredu u isto vrijeme.
Koliko takav sustav rada utječe na produktivnost zaposlenika, primjećujete li na tom polju promjene?
Kako smo u samo dva tjedna reorganizirati cijelo poslovanje i uspostavili rad od kuće, teško je uspoređivati produktivnost na isti način. Naime, puno je kolega ovaj period radilo i više od uobičajenog, a sve kako bi se osiguralo neometano poslovanje, podrška zaposlenicima, partnerima i potrošačima. Imam osjećaj da su naši zaposlenici snažno osjetili da je ovo situacija u kojoj svatko mora dati svoj doprinos i ono najbolje od sebe, kako bismo zajedno kao tim osigurali dobrobit nas samih, naših bližnjih, a u konačnici i kontinuitet kompanije čak i kada poslovne zadatke odrađujemo iz naših domova.