Máte datovou schránku? Musíte ji používat

PRAHA Datové schránky – nástroj, který měl zefektivnit fungování státní správy a urychlit komunikaci s občany – existují již šest let. Lidé i úřady je však přijímají rozporuplně. Na jednu stranu je jejich používání od minulého roku v určitých případech povinné, na stranou druhou samy státní instituce někdy preferují klasickou poštu. Odborníci se však shodují, že datové schránky mohou být užitečné a lidem šetří čas.

Datová schránka připomíná e-mailovou s tím rozdílem, že zprávy z ní lze posílat jen subjektům, které ji mají také zřízenou – a protože ji mají všechny státní instituce povinně, je určena zejména pro komunikaci s úřady.

Schránku musejí mít právnické osoby; občané a podnikatelé o ni mohou zažádat dobrovolně. Je tak určitou alternativou pro ty, kteří chtějí se státní správou komunikovat elektronicky, ale nepřejí si elektronický podpis.

Pozitivem je snadnost používání a skutečnost, že její zřízení je zdarma. Provozovatelem schránek je Česká pošta a nejjednodušší cestou, jak o její založení požádat, je navštívit pobočku CzechPointu. Uživatel obdrží přístupové jméno a heslo a měl by se do 15 dnů do schránky přihlásit. Pokud tak neučiní, bude mu po měsíci aktivována automaticky.

Podání na poslední chvíli

Od té doby by měla veškerá korespondence od úřadů chodit do datové schránky a uživatel může stejným způsobem komunikovat s úřady. Den doručení dokumentů poslaných přes datovou schránku nezávisí na dodání doručovatelem – pokud má člověk například poslední den k podání odvolání nebo daňového přiznání, může tak učinit do půlnoci. To se může hodit při podávání daňového přiznání či přehledu příjmů a výdajů OSVČ na poslední chvíli.

„V minulosti nastaly situace, kdy byl elektronický portál daňo- vé správy přetížen krátce před uplynutím lhůt pro podání daňových přiznání. Zejména ti, kdo odkládali podání na poslední chvíli, s tím mohli mít problémy. V případě datové schránky takové problémy nevznikají,“říká Vlastimil Sojka z poradenské firmy Kodap.

Z využívání datových schránek vyplývají i povinnosti. Pokud úřad zašle do datové schránky dokument a uživatel si ho do deseti dnů nepřečte, je zpráva automaticky brána jako doručená. Proto je potřeba schránku kontrolovat, je možné si nastavit zpoplatněné upozornění skrze SMS zprávy.

Kontrolovat i běžnou poštu

Ačkoliv úřady mají povinnost posílat dokumenty primárně do datových schránek, ne vždy tak činí. Je proto lepší kontrolovat i běžnou poštu.

A povinností přibývá. Loni museli poprvé všichni, kdo měli zřízenou datovou schránku, podat daňová přiznání elektronicky. Kdo tak neučil, dostal pokutu – Finanční správa takto udělila přes 4200 sankcí v celkové výši téměř 8,5 milionu korun.

Letos přibyla pro majitele schránek další povinnost – nově se musí elektronicky podávat daňové přiznání k DPH. Za nedodržení hrozí sankce od dvou do 50 tisíc korun. Dobrou zprávou je, že lidé, kteří si datové schránky zřídili dobrovolně, si je mohou deaktivovat a tím se elektronickému podání vyhnout.

„Osobně bych ale doporučil využívat ke komunikaci datové schránky. Uživateli nabízejí ten komfort, že fungují na obě strany, tedy je možnost nejen komunikovat směrem k úřadu, ale i od úřadu směrem k poplatníkovi. Předpokládám, že tento trend bude pokračovat. Přece jen se nacházíme v digitálním věku a stále existují rezervy. Například v Portugalsku je elektronickým způsobem podáno více než 96 procent daňových přiznání. K tomu máme v Česku ještě daleko,“říká Jiří Žežulka z poradenské skupiny Apogeo.