Pryč s resty. Jak začít opět s čistým stolem?
Vpsychologii platí, že co je uvnitř, projevuje se i navenek. A naopak. Vnější soulad a řád nám pomůže k pocitu klidu a obnovy uvnitř. Jaké kroky můžeme podniknout?
Fyzický pořádek. Existují tři základní hesla dobrého pořádku. 1. Každá věc má své místo. 2. Na toto místo se pravidelně a rychle vrací. 3. Co mi vadí, uklidím okamžitě.
Stanovme si pevná místa na své složky, pomůcky nebo kancelářské nástroje. Chce to trochu přemýšlení, aby byla dostatečně jednoduchá i logická. Na závěr takového úklidu (a promýšlení) musíme vědět, kde má každá věc svůj domov – kde bydlí nůžky, kde tonery, kde staré účty.
Druhý krok je stejně důležitý – po každé činnosti, kdy danou věc používáme, ji vrátit domů. Třetí bod je už jen doplňkem: v otázce pořádku jednejme ihned. Pokud se potkáme s něčím, co není na svém místě, ihned to napravme. Tím se vyhneme postupnému kumulování nepořádku, na jehož uklízení samozřejmě nemáme čas.
Pohřbívání souborů. Navždy
Při organizování souborů dodržujte dvě zásady: Zaprvé jednoduchou strukturu složek a zadruhé jednotné a nápomocné pojmenování. Pokud nazvete už dvacátý do- kument „Report“, příliš vám to později v jeho nalezení nepomůže. Pokud jej zasunete do páté úrovně složek, pohřbíte ho tam navždy. Příkladem dobrého pojmenování může být například „jméno klienta – zkratka projektu – popis dokumentu“. Pokud část tohoto jména přejímá složka, pak stačí zvolit jednodušší, ale stále dostatečně popisné a víceslovné pojmenování.
V organizování složek je dobré snažit se o co nejplošší strukturu. Cokoli hlubšího než 3–4 úrovně vnoření od hlavní složky „Doku- menty“je obvykle zbytečné a příliš komplikované. Opravdu je nutno založit složku, ve které budou přítomny jen tři dokumenty? Nemohou být – s vhodným pojmenováním – vřazeny do složky vyšší úrovně?
Vrátili jste se z dovolené a chcete čerstvě načerpané síly spojit s novým přístupem k práci? Začněte s „čistým stolem“. Ukliďte si v počítači i kolem něj a hlavně se zbavte starých restů. Ten ozdravující pocit stojí za to.
Pořádek v e-mailech
Spoléhejte na schopnosti moderních programů vyhledat e-mail během několika sekund a naučte se toto vyhledávání dobře používat. Bohatě se vám to vrátí.
E-maily organizujte co nejjednodušeji. Pouze málokdy je potřeba pro každý projekt či klienta vytvářet speciální složku. Pokud to není opravdu nutné (např. z legislativních důvodů), doporučuji vytvořit systém jen několika složek: např. Doručená pošta, Archiv, Čekám, Udělat, Reference. Do poslední jmenované složky přesuňte všechny e-maily, které obsahují informace nebo dokumenty, jež můžete v budoucnu potřebovat nebo na které budete chtít navázat.
Pokud se dáte do úklidu, jistě na-
Vnější soulad a řád nám pomůže k pocitu klidu a obnovy uvnitř.
razíte na spoustu nevyřízených e-mailů či rozpracovaných dokumentů. To vše má opět najít jeden domov. Zřiďte si složku „Resty“v e-mailech, jednu podobnou v počítačových dokumentech a jedno místo, kam dáte všechny resty ve fyzické podobě. Ano, v těchto složkách je spousta nedodělků, ale váš stůl (počítač, pošta) je čistý. Pocit zahlcení mizí. Získáváte dojem zvladatelnosti.