Jednání na draka. Čtyři tipy, jak zefektivnit porady
Dvě jednání ráno, pracovní oběd a pak tři mítinky odpoledne. Celkem osm prodiskutovaných hodin a výsledek... žádný. Zaměstnanci často na různých formálních jednáních a plánovacích poradách stráví víc času než samotnou prací. Jak můžete efektivitu vašich mítinků naopak zvýšit?
1. Pořádejte porady, jen když jsou opravdu třeba
Dvouhodinový mítink pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den, a pokud je takových schůzek i několik denně, pak už jde o skutečně drahou záležitost. Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že daný problém opravdu posunou dopředu, či ve chvíli, kdy jej není možné vyřešit lepším způsobem. Schůzky je tedy dobré svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů.
2. Nepodceňujte přípravu
Nedávná studie společnosti Verizon ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na mítink a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas.
„Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe. V případě, že má zaměstnanec naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebude schopen se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí,“radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.
3. Vyhněte se pravidelným mítinkům
Rada, která mnohé manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánováním dalšího, výhledovou strategií a hodnocením efektivity často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným mítinkům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc mítinky zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.
4. Využívejte technologie
Náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců se snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy mítink probíhá přes videokonferenční techniku. Místo fyzických schůzek se tak firmám doporučuje právě přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních mítinků do on-line sféry, a to ideálně právě v podobě videokonferencí, které mají stejné možnosti jako reálné setkání v zasedací místnosti.
„Technologie samozřejmě vyžaduje určitou investici. Po počáteční jednorázové investici se ovšem náklady začnou velice rychle vracet, a to jak v úsporách času, nákladů, tak i ve zvýšení efektivity práce zaměstnanců a také jejich spokojenosti v zaměstnání,“říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro.