Který stůl je dnes můj?
Firmy šetří. Někde ruší benefity, jinde berou procenta z platů nebo i pracovní stoly. Na koho židle u stolu nezbude, jde pracovat do terénu nebo na pohovku.
Sdílené pracovní místo si propracovalo cestu do zákoníku práce. Od ledna příštího roku bude mít střídání několika zaměstnanců s kratším úvazkem na jedné pracovní pozici jasná pravidla.
Existuje i druhá varianta sdíleného místa. Nemají na ni vliv zákony, ale velení podniku. „Zaměstnanec si při příchodu do práce obvykle vezme své věci z přidělené skříňky a vybere si jakékoliv pracovní místo v kanceláři,“objasňuje Sándor Bodnár, ředitel personální agentury Hays ČR. Ale těch je jenom určitý počet, zpravidla méně než zaměstnanců.
Model hot desking, tedy „horké stoly“, nebyl doposud v České republice zatím nijak široce zavedeným trendem. Ve firmách se začaly častěji objevovat přibližně před deseti lety. V nadnárodních společnostech ještě dříve.
„Politiku sdílení měl například Vodafone ještě za dob Oskara. Dnes redukuje kanceláře hodně firem. Ukázalo se, že kancelářské prostory jsou zbytečně velké a tím pádem drahé. Většina lidí dokázala za doby pandemických opatření fungovat z domova, a tak řada firem mění kanceláře nebo je redukuje,“říká Barbora Tomšovská z headhunterské agentury Touchdown.
Každé ráno jiný soused
Velké firmy k němu přistupovaly i couvaly z něj. Systém, při němž se několik lidí různých pozic dělí o jeden stůl, ne všude zapadl.
„Nejlépe ho lze využít v takzvaných paperless office, tedy v kancelářích, které se dokážou obejít bez velkého objemu tištěných dokumentů. To je díky cloudovým řešením nyní stále realizovatelnější,“míní Sándor Bodnár z Hays.
Nejčastěji je společnosti zavádějí na obchodních pozicích. „Obchodníci tráví mnoho času v terénu a nejsou na přiděleném pracovním místě závislí,“vysvětluje Sándor Bodnár. Hot desking se ale zalíbil i v IT oborech, v administrativě, HR nebo ve financích.
Jednou z firem, kde horké stoly mají, je telekomunikační společnost T-mobile. „Ano, pracujeme ve sdílených prostorách, kde je méně stolů než lidí. O zhruba 20 procent, někde i více. Zaměstnanci mohou po dohodě s nadřízeným využívat práci z domova, což zejména v době koronavirové významně urychlilo přechod firmy na vzdálenou spolupráci. Korona nám ukázala, že do domácího prostředí lze přenést i činnosti, o nichž jsme dříve neuvažovali – například infolinku,“vysvětluje Martina Kemrová z T-mobile.
Sdílená pracovní místa mají svá pro i proti – většina z nás je zvyklá na svou kancelář se stejným stolem, židlí a květinami na parapetu, se stejnými kolegy na vedlejších místech. „V minulosti se hodně řešilo, zda je v pořádku, když nebude mít pracovník vlastní stůl s fotkou svých blízkých, ale najednou to už není takový problém a firmy se přiklánějí k tomuto řešení,“říká Barbora Tomšovská z Touchdown.
Po nucené pauze podniky obracejí každou korunu a nápad s menšími kancelářemi se čím dál víc líbí.
Některé společnosti nabízejí tento systém práce jako výhodu, někde se jedná o běžnou praxi po vzoru zahraničních poboček. „Vzhledem k tomu, že je zde potřeba dbát na to, aby bylo místo po opuštění prázdné, bez jakýchkoliv dokumentů, výhodou může být například nižší riziko úniku či ztráty dat,“přidává jedno plus Sándor Bodnár u Hays.
Majitelé tlačí na snižování nákladů a efektivitu využívání pracovních míst. „Firmám takový způsob práce přináší nemalé úspory na nákladech na pracovní plochu, ovšem výměnou za větší míru koordinace práce. Hot desking vyžaduje od lidí pružnost, schopnost se přizpůsobit podmínkám, a to není tak samozřejmé,“říká Martina Kemrová.
Přidávají se i malé firmy
Snad ještě víc než organizace práce je důležité – zvláště v téhle době – zajistit dostatečný úklid pracoviště. „Z pohledu zaměstnavatelů v současné době vzniká problém, zda je tento způsob práce udržitelný za předpokladu, že je potřeba dodržet zvýšené hygienické nároky,“míní Sándor Bodnár.
Jinou věcí je pak digitální gramotnost. „Přirozenou součástí takového způsobu práce je ovládnutí digitálních nástrojů na dálku – sdílení dokumentů, videokonference a tak dále. Lidé si pak musí zvyknout na myšlenku, že částečně pracují z domova, a pokud jsou na pracovišti, tak se jejich místa i kolegové u vedlejších stolů mění,“poznamenává Martina Kemrová z T-mobile.
Snižování nákladů netrápí jen velké společnosti. Ušetřit na kancelářských prostorách chtějí i ty střední a malé. Opět se tak začínají plnit coworkingová centra, která jsou na tenhle způsob práce přímo zaměřená. „Každá firma, která si u nás pronajme kancelář, ji může využívat pro libovolný počet zaměstnanců podle toho, kdo zrovna potřebuje pracovat, své stálé místo tam může a nemusí mít mít celý tým,“říká Irena Ošťádalová z Impact Hub Brno.
Rychle se plní místa i v dalším brněnském coworku Mo-cha. „Sdílené stoly se nám u nás ve firmě velmi osvědčily. Maximálně využíváme možnost potkávat se s novými tvůrčími lidmi, sdílíme nápady i inspiraci,“říká klientka Barbora ze společnosti nabízející služby v oblasti sociálních médií.
A přidávají se další nájemci. „V poslední době nám vzrostly objednávky, firmy si možná díky koronaviru uvědomily, že se nepotřebují zavazovat k dlouhodobým pronájmům kanceláří, ale že jim home office v době karantény více méně fungoval, a vystačí si proto s pronájmem jednoho stolu v coworkingovém centru,“uvádí Petra Kůlová, zakladatelka Mo-cha.