Ges­tión do­cu­men­tal en las empresas es un alia­do pa­ra la trans­for­ma­ción di­gi­tal

Mercados & Tendencias Rep. Dominicana - - Opinion - Her­nán Qui­rós GE­REN­TE GE­NE­RAL DE RICOH COS­TA RI­CA

Por ca­da fac­tu­ra que se emi­te, la em­pre­sa de­be te­ner to­dos los res­pal­dos es­cri­tos/im­pre­sos que ga­ran­ti­cen que el pro­ce­so de com­pra y fac­tu­ra­ción sea el co­rrec­to. Es­to sig­ni­fi­ca una gran can­ti­dad de pa­pe­le­ría que con el tiem­po se acu­mu­la e im­pli­ca la uti­li­za­ción­de es­pa­cio fí­si­co, ade­más de una ba­ja en la pro­duc­ti­vi­dad de­los co­la­bo­ra­do­res de­bi­do a los tiem­pos per­di­dos por la bús­que­da de la in­for­ma­ción. Se ha de­mos­tra­do que la pro­duc­ti­vi­dad del co­la­bo­ra­dor aumenta ca­si un 40% al ob­te­ner la in­for­ma­ción de ma­ne­ra di­gi­tal, gra­cias a las pla­ta­for­mas tec­no­ló­gi­cas y de ges­tión do­cu­men­tal.

Las empresas, in­de­pen­dien­te­men­te del sec­tor al que per­te­nez­can y del ta­ma­ño que ten­gan, ne­ce­si­tan afron­tar los nue­vos re­tos de la eco­no­mía di­gi­tal pa­ra man­te­ner­se­vi­gen­tes en el mer­ca­do. Al mo­men­to de abor­dar un pro­yec­to de trans­for­ma­ción di­gi­tal en nues­tras empresas hay que to­mar en con­si­de­ra­ción va­rios as­pec­tos, pe­ro el fac­tor cla­ve es la ca­pa­ci­dad de unir los pro­ce­sos, no so­lo a la tec­no­lo­gía, sino tam­bién al ne­go­cio y con una es­tra­te­gia cla­ra. En­tre más tem­prano las empresas ten­gan la ca­pa­ci­dad de asu­mir e im­pul­sar es­ta trans­for­ma­ción, má­so­por­tu­ni­da­des ten­drán pa­ra au­men­tar su pro­duc­ti­vi­dad, los tiem­pos de en­tre­ga, así co­mo la ge­ne­ra­ción de aho­rros en la emi­sión de do­cu­men­tos.

An­te la nor­ma­ti­va del Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da en don­de­to­dos los con­tri­bu­yen­tes ( per­so­nas fí­si­cas o ju­rí­di­cas) de­be­rán uti­li­zar com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos, hay que con­si­de­ra­run servicio que se ajus­te al vo­lu­men­de emi­sión y re­cep­ción de fac­tu­ras de la com­pa­ñía, ór­de­nes de com­pra, no­tas de des­pa­cho y re­mi­sión, en­tre otros. R-ein­voi­ce de RICOH, op­ti­mi­za to­da la ges­tión de los do­cu­men­tos re­la­cio­na­dos con la emi­sión y re­cep­ción de fac­tu­ras. Co­mo valor agre­ga­do, R-ein­voi­ce es par­te de una so­lu­ción in­te­gral de ges­tión do­cu­men­tal.

La im­ple­men­ta­ción de R-ein­voi­ce con­so­li­da to­da la do­cu­men­ta­ción re­la­cio­na­da a una fac­tu­ra o pro­ce­so, en un mis­mo si­tio (nu­be o ser­vi­dor) ge­ne­ran­do ma­yo­res be­ne­fi­cios pa­ra las empresas co­mo:

Mejora la ac­ce­si­bi­li­dad de la in­for­ma­ción des­de cual­quier lu­gar, de ma­ne­ra si­mul­tá­nea; cum­plien­do con las me­di­das de se­gu­ri­dad apro­pia­das.

In­cre­men­ta la se­gu­ri­dad, ya que la co­pia di­gi­tal es res­pal­da­da, di­fi­cul­tan­do que el do­cu­men­to se “pier­da”. Si el do­cu­men­to tie­ne in­for­ma­ción sen­si­ble, es po­si­ble in­cor­po­rar ma­yo- res me­di­das de se­gu­ri­dad, lo que no es po­si­ble so­bre el do­cu­men­to en pa­pel.

Aho­rra tiem­po y es­pa­cio, ya que el ac­ce­so de la in­for­ma­ción se­rá más sen­ci­llo, no se­rá ne­ce­sa­rio des­pla­zar­se pa­ra con­se­guir la in­for­ma­ción ne­ce­sa­ria, ac­tual ohis­tó­ri­ca, y se eli­mi­na el es­pa­cio fí­si­co re­que­ri­do pa­ra al­ma­ce­nar un do­cu­men­to en pa­pel.

Brin­da agi­li­dad en la ges­tión dia­ria, al per­mi­tir­me­jo­res tiem­pos de res­pues­ta con los clientes, y dis­mi­nuir los­tiem­pos de bús­que­da y al­ma­ce­na­mien­to de la in­for­ma­ción.

Per­mi­te a las per­so­nas cen­trar­se en las ac­ti­vi­da­des que agre­gan valor.

Se ha de­mos­tra­do que la pro­duc­ti­vi­dad del co­la­bo­ra­dor aumenta ca­si un 40% al ob­te­ner la in­for­ma­ción de ma­ne­ra di­gi­tal, gra­cias a las pla­ta­for­mas tec­no­ló­gi­cas y de ges­tión do­cu­men­tal

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