BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS DEL ECUADOR

PROSPECTIVA EN EL ÁMBITO CONSTITUCIONAL Y EL PROYECTO DE LEY ORGÁNICA DE LAS CULTURAS Resumen Palabras clave Introducción

El desarrollo de la cultura bibliotecológica y archivística demanda una permanente actualización de conocimientos de los gestores, administradores y custodios de la documentación pública y privada en torno al marco jurídico que regula la gestión, las operaciones de organización técnica y las políticas de acceso a la información, la democratización del conocimiento, la investigación histórica, la conservación de la memoria social y la difusión del patrimonio documental. Tanto el texto constitucional como el proyecto de Ley Orgánica de las

Culturas del Ecuador, actualmente en debate, nos plantean algunas interrogantes vinculadas fundamentalmente al rol de las bibliotecas y los archivos como agentes de formación social, educativa y cultural e instrumentos de protección y difusión del patrimonio documental.

Bajo este contexto, el estudio expuesto nos permite abordar el tema bibliotecológico y archivístico como parte fundamental del

Sistema Nacional de Cultura planteado en la Constitución del Estado, propiciatorio del acceso universal a las tecnologías de la información y la libre comunicación.

Uno de los temas de debate nacional en el ámbito cultural es la función que cumplen los archivos históricos y las bibliotecas como agentes de desarrollo sociocultural y repositorios del patrimonio documental y, consiguientemente, de la memoria social.

Para el efecto, primero debemos definir al patrimonio documental como el conjunto orgánico de documentos generados a través de la gestión pública y privada, heredados históricamente, a los que se suman los que formaron parte de la vida social, económica, cultural y política de la sociedad, y que elegimos luego de haberlos usado para que sean portadores de nuestra identidad y que alimenten la memoria de eventos significativos de la comunidad. El concepto de patrimonio documental incluye toda clase de documentos: manuscritos, impresos, sonoros, fílmicos, fotográficos y digitales.

El patrimonio documental contiene las raíces en que se fundamenta la identidad de todos los miembros de una colectividad social. La identidad está cimentada en las costumbres, tradiciones, estilos de vida, música, gastronomía, lenguaje, y hasta en los olores locales. Como reflejo administrativo y jurídico de la actividad de una comunidad, el patrimonio documental es portador de información relevante para el servicio de la “memoria social”, constituido rígidamente con series documentales y fondos de archivos producidos en una gestión administrativa, que se conservan en el mismo orden en que quedaron archivados en su momento.

Para efectos de nuestro estudio, es pertinente acogernos al concepto de archivo histórico establecido por el Diccionario de Archivística (2001), el que lo define como el “conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades o ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico” (p. 145).

Las bibliotecas públicas y archivos históricos en el marco constitucional y el proyecto de ley orgánica de las culturas

En Ecuador la organización de los archivos ha sido fruto y reflejo de la cambiante organización política y social de las últimas décadas, lo cual no ha permitido configurar una estructura sólida del sistema nacional de archivos. Sin embargo, en el momento actual, y tomando como referencia el texto constitucional, observamos que se establecen atribuciones exclusivas del Estado respecto a los archivos. El Art. 379 de la misma, determina que “Son parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y

Bibliotecas públicas

Archivos históricos

Legislación archivística

Legislación bibliotecaria

Patrimonio documental

colectivos, y objeto de salvaguarda del

Estado, entre otros”; y en el numeral 3 del mismo artículo menciona como componentes de ese patrimonio a “Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico”.

El Art. 423 de la misma Constitución, numeral 4, determina que el Estado ecuatoriano se comprometerá a “Proteger y promover la diversidad cultural, el ejercicio de la interculturalidad, la conservación del patrimonio cultural y la memoria común de América Latina y del

Caribe, así como la creación de redes de comunicación y de un mercado común para las industrias culturales”.

El proyecto de Ley Orgánica de las Culturas, en el Título IV, Capítulo II, (Art. 69, 2009) estipula en la estructura e integración del Sistema Nacional de Cultura la conformación del Subsistema de la Memoria Social y el Patrimonio Cultural, uno de cuyos componentes es el Instituto

Nacional de Bibliotecas y Archivos, integrado por el Archivo Nacional y la Red de

Archivos Nacionales (Art. 78, 2009), cuya asignación de competencias, funciones, responsabilidades y recursos los determinará el reglamento de la ley. Es importante enfatizar en el goce de personería jurídica de derecho público, carácter autónomo que, para la gestión financiera, administrativa, operativa y técnica, otorga la Ley al

Instituto Nacional de Bibliotecas y Archivos en el marco de los principios, políticas, normas y directrices impartidas por el actual Ministerio de Cultura y Patrimonio (Art. 79, 2009).

El Art. 82 (2007) del Proyecto de Ley en mención precisa las competencias inherentes al Instituto Nacional de Bibliotecas y Archivos (INBA), las que se resumen en las siguientes:

• La preservación material de los repositorios y su procesamiento técnico. Por tanto le corresponde al INBA identificar, rescatar, preservar, custodiar y digitalizar los archivos físicos, y poner a disposición del público la información en ellos contenida.

• Coordinar las redes de Bibliotecas

Nacionales y Archivos Históricos y representarlos en los foros y demás espacios de cooperación e intercambio bilaterales y multilaterales.

• Velar por el continuo aprovisionamiento e incremento de las colecciones, en todos los soportes, con contenidos históricos y contemporáneos de origen nacional, regional y universal.

• Ser receptor y custodio del depósito legal de libros, periódicos, revistas y boletines publicados en papel o en soporte electrónico, obras audiovisuales producidas por cine o televisión, noticieros de televisión y de radio, sitios de Internet y en general todo contenido que haya sido puesto en circulación por cualquier persona natural o jurídica en el espacio público nacional.

El depósito legal es obligación solidaria de editores, productores, distribuidores, difusores, emisores, comercializadores y exhibidores.

Observaciones al proyecto de ley

El subsistema documental del Sistema

Nacional de Cultura, materializado en el

Instituto Nacional de Bibliotecas y Archivos, vincula indistintamente tanto a los archivos como a las bibliotecas, limitando en cierto grado la posibilidad de establecer con mayor precisión las competencias funcionales, orgánicas y administrativas específicas de cada una de ellas.

Si bien, tanto los archivos como las bibliotecas se acogen a principios comunes de tratamiento documental, su finalidad social experimenta algunas variantes, las que deben ser definidas con exactitud. A fin de propiciar un tratamiento diferenciado de los fondos archivísticos respecto a los fondos bibliográficos, será necesario expedir un reglamento específico para cada sector.

Existe un error de conceptualización al establecer que “Conforman el Instituto

Nacional de Bibliotecas y Archivos todas las bibliotecas nacionales, así como los archivos históricos pertenecientes al Estado” Art. 81 (2007). En estricto sentido bibliotecológico, las bibliotecas nacionales son aquellas que acopian toda la producción bibliográfica-documental editada en un determinado país, las publicaciones de autores de ese país editadas en cualquier lugar del mundo, y las publicaciones internacionales que abordan temas sobre ese país.

Bajo esta observación, sería pertinente que el artículo haga referencia a todas las bibliotecas públicas, las que en su conjunto conforman la Red Nacional de Bibliotecas

Públicas y Archivos.

Sería apropiado que la intervención del INBA en cuanto al depósito legal deba circunscribirse exclusivamente a los elementos de patrimonio documental, dado que, de acuerdo con la propia

Ley, existen otras instancias jurídicasadministrativas de resguardo para los soportes audiovisuales e informáticos como son el Instituto del Audiovisual, el

Instituto de las Artes Visuales, Plásticas y

Contemporáneas, y el Consejo Nacional de Cinematografía.

Estrategias de gestión del patrimonio documental ecuatoriano

Partamos del hecho de que contamos ya con un censo nacional de archivos y fondos documentales, el que se convirtió en un objetivo prioritario dentro de los programas impulsados desde el actual gobierno en materia de protección y difusión del Patrimonio Documental.

Ante el importante caudal de datos obtenidos, se hace imprescindible disponer de una herramienta ágil y eficaz que permita su difusión. Así pues, se debe poner en marcha un proyecto de diseño de una aplicación web con el propósito de que se constituya en un instrumento básico de información y referencia del patrimonio documental del país.

El censo ya realizado permitirá cumplir con los siguientes objetivos:

• Proporcionar a los profesionales de la información bibliográfica un instrumento de trabajo y control para la administración del patrimonio documental.

• Orientar a los investigadores y ciudadanos en general sobre el potencial

informativo de los fondos documentales producidos y acopiados por las distintas instituciones y entidades públicas y privadas.

• Organizar el caudal de datos con herramientas adecuadamente dimensionadas para ello.

• Normalizar la estructura descriptiva y definir los contenidos informativos para automatizar el sistema (Registro

Documental).

• Elaborar un módulo de consulta ágil, siguiendo normas que satisfagan las necesidades de los distintos usuarios, que permita el acceso a las referencias descriptivas a partir de diferentes parámetros y que posibilite que las búsquedas se puedan realizar en un solo archivo o en varios simultáneamente.

• Agilizar la tarea descriptiva al posibilitar que la carga de los datos requeridos se efectúe, a través de Internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento, y que la actualización y corrección de los datos se traslade de forma inmediata a los usuarios.

Deben definirse los criterios de valoración para realizar la selección y el registro documental. La selección del patrimonio documental debe sustentarse en normas objetivas, por ejemplo: “todos los originales de todos los documentos de cualquier nivel de la administración pública y/o privada”.

Otro ejemplo: “al elegir documentos relacionados con personas, instituciones, funciones del Estado y actividades oficiales es obligatorio archivar los documentos que evidencien o prueben cómo se originó cada uno de ellos, cómo desarrolló sus objetivos, para qué sirvió y, por último, de qué manera se extinguió (o fue anexado o desglosado si se trata de un organismo administrativo)”.

La subjetividad debe reducirse al mínimo.

Toda institución u organismo que cumpla una función específica debe establecer normas de selección para elegir los documentos que han de pasar al acervo de los archivos históricos. Para ello, se debe abrir una “sección de series permanentes” en el archivo más grande de ese organismo que cumple funciones “características”. Esa sección es, a todos los efectos, parte del patrimonio documental.

La operación de registro y recuperación del patrimonio documental debe estar fundamentada y cumplir con los siguientes criterios: identidad, autenticidad, relevancia nacional, integridad, rareza, ejemplar único, información legal, plan de preservación, tiempo, lugar, tema, forma, estilo, etc.

Destinado a proteger y promover el patrimonio documental del país a través de la preservación y acceso a los documentos, el

Instituto Nacional de Bibliotecas y Archivos debe orientar su gestión al cumplimiento de los siguientes objetivos:

• Lograr que la población adquiera conciencia de la importancia de su propio patrimonio documental.

• Despertar el interés de autoridades, instituciones y la sociedad en general para salvaguardar su patrimonio documental.

• Fortalecer la preservación del patrimonio documental tanto nacional como regional y local.

• Hacer este patrimonio más accesible, utilizando para ello las tecnologías de la información y comunicación (TIC).

Conclusiones

1. Es indudable que el grado de conciencia nacional respecto a la importancia de los archivos históricos emerge a partir de la revalorización de la memoria social como elemento consustancial para el afianzamiento de la identidad cultural.

2. El levantamiento de información referencial sobre el patrimonio cultural ha venido a aportar sustancialmente en el conocimiento del patrimonio documental ecuatoriano y, consecuentemente, de las fuentes históricas documentales.

3. Se ha generado una nueva visión respecto a la documentación archivística, visión que debe ser apropiadamente encauzada mediante la propia

Ley Orgánica de las Culturas, la Ley del Instituto Nacional de Bibliotecas y

Archivos, la Ley del Libro, la Ley de

Propiedad Intelectual, y, fundamentalmente, por medio de la consolidación de las instituciones destinadas. 4. La mejor herramienta es la integración de la actitud y la voluntad de los actores involucrados frente al quehacer archivístico.

5. Involucrar los logros de la cultura archivística en las políticas de gestión y en la toma de decisiones.

6. La memoria de los hechos, así como su historia, se custodian en los archivos históricos, por ende es nuestro compromiso velar por su integridad y defensa.

Recomendaciones

• La existencia de una cantidad considerable de repositorios que quedaron excluidos del proceso de encuestamiento desarrollado en los años 2008 y 2009 por el ex Ministerio

Coordinador de Patrimonio Natural y Cultural y el Instituto Nacional de

Patrimonio Cultural, determina la necesidad de concluir con un proceso exhaustivo, integrando al mismo a los contenedores existentes en las parroquias y comunidades.

• El Plan de Protección del Patrimonio

Cultural debe incorporar una segunda fase de registro documental de los fondos archivísticos declarados de significación patrimonial, esto es, su catalogación, clasificación e indización.

• La antigüedad y estado de conservación de la documentación histórica sugiere establecer un plan inmediato de recuperación documental patrimonial. Este plan deberá considerar preferentemente a los archivos de carácter público en relación con su calificación de riesgo y prospectiva histórica-social.

• Es importante establecer un diagnóstico que permita la valoración de los recursos humanos responsables de los repositorios archivísticos. Gran parte de los problemas de organización y riesgo se derivan de la manipulación antitécnica de los recursos documentales, fundamentalmente en lo relacionado con su procesamiento, aplicación de medidas conservacionistas preventivas y de restauración, y definición de políticas de diseminación de la información.

• Se sugiere elaborar un manual instructivo específico y comprensible sobre las bases generales de organización técnica, conservación y puesta en servicio de los fondos documentales patrimoniales. Este instructivo permitirá establecer una normatividad institucional para el procesamiento documental, la aplicación de políticas conservacionistas, prestación de servicios y toma de decisiones.

• La informatización integral de los contenedores es una tarea urgente en vías de consolidar la Red Nacional de

Archivos Históricos.

• Debería instituirse un programa académico permanente de profesionalización del personal responsable de los repositorios patrimoniales.