La Colección Jaime Benítez: oportunidades con las colecciones escondidas
Resumen: Las bibliotecas albergan colecciones que no poseen presencia en línea, que se han definido como colecciones escondidas. Dar visibilidad a estos recursos, como es el caso de la Colección Jaime Benítez de la Universidad de Puerto rico, recinto de río Piedras, contribuye al desarrollo de nuevo conocimiento. este escrito presenta estrategias a bajo costo que se pueden implementar en bibliotecas académicas para dar visibilidad a colecciones escondidas. además de mostrar oportunidades con las colecciones escondidas en el área administrativa y de avalúo.
Palabras clave: Jaime Benítez Rexach • Colecciones especiales • Promoción Bibliotecas académicas • Visibilidad • Colecciones escondidas Introducción
Las galerías, bibliotecas, archivos y museos cuentan con diferentes tipos de materiales adquiridos por medio de compra o donación. La producción de nuevo conocimiento es posible debido a procesos investigativos utilizando los recursos de información, entre ellos, los depositados en estos espacios de creación e investigación. en momentos de crisis económica, dichos centros deben mostrar con documentación su impacto y su valor para la sociedad. sin embargo, los recortes económicos continúan afectando los recursos de información disponibles, aunque se conoce la importancia de las bibliotecas para el desarrollo del conocimiento, la toma de decisiones informadas, la investigación, la preservación del patrimonio
documental y los procesos de desarrollo de una sociedad. Algunos recursos de información, aunque se encuentran en bibliotecas y archivos no son utilizados para el desarrollo de nuevo conocimiento por desconocimiento de su existencia.
El propósito de este escrito es presentar estrategias de bajo costo que pueden implementarse en las bibliotecas académicas para trabajar con las colecciones escondidas u ocultas. Cabe señalar que, aunque el escrito está enfocado en bibliotecas académicas, las estrategias presentadas pueden adaptarse para galerías, archivos, museos y otros tipos de bibliotecas. Presentaremos estrategias que pueden realizarse sin necesidad de conocimientos especializados en lenguajes de programación como HTML o un servidor. La principal consideración para exponer
las estrategias es la falta de presupuesto a la que se enfrentan la mayoría de las bibliotecas, archivos, museos o centros de información.
A modo de ejemplo se presenta la Colección Jaime Benítez de la Universidad de Puerto rico, recinto de río Piedras. Cabe destacar que en dicha colección no se han utilizado todas las estrategias aquí sugeridas. Las recomendaciones presentadas tienen como propósito, que cada bibliotecario analice su población, necesidades, recursos, destrezas y de este modo seleccione las más efectivas. además, se espera promover la discusión sobre nuevas estrategias ya implementadas en Latinoamérica.
Colección Jaime Benítez Rexach
La Colección Jaime Benítez pertenece a las colecciones particulares que alberga la Colección Puertorriqueña de la Universidad de Puerto rico, recinto de río Piedras. está compuesta por 20 discos compactos llenos de documentos digitalizados en españa. actualmente, se desconoce la cantidad exacta de documentos que se encuentran en cada uno de los discos compactos. aunque se comenzó el proceso de descripción, la colección no cuenta todavía con un auxiliar descriptivo finalizado. entre los documentos que se han descrito podemos mencionar correspondencia, recortes de periódicos, informes, ponencias, entre otros. Las temáticas varían, sin embargo, se observa una inclinación a la historia y administración de la Universidad de Puerto rico, política y educación superior.
Jaime Benítez rexach fue profesor, rector y el primer presidente de la Universidad de Puerto rico. Durante este periodo, la institución tuvo relación con profesores españoles los cuales fueron integrados a la facultad de la Universidad de Puerto rico. Como ejemplo se destaca la figura de Juan ramón Jiménez. La relación entre Benítez y Juan ramón Jiménez fue tan cercana que, según se reseña en el periódico El Mundo del 17 de diciembre de 1956, Benítez recibió con profunda emoción el premio Nobel otorgado a Juan ramón Jiménez por el rey de suecia, su Majestad, Gustavo Vi. Jaime Benítez, tuvo una amplia participación en la política puertorriqueña por medio del Partido Popular Democrático.
Margarita Benítez (2008) expone que, en la década del 50, Luis Muñoz Marín, gobernador de Puerto rico, le retira la confianza a Jaime Benítez quien tiene que salir de la casa del rector de la Universidad de Puerto rico en río Piedras. sin importar el incidente Benítez describía a Muñoz Marín como «un líder muy sabio y muy bueno, que había hecho grandes cosa[s] por Puerto rico y teníamos que apoyarlo y admirarlo siempre» (Benítez, 2008, p. 93). el 8 de noviembre de 1972, Benítez fue electo Comisionado residente por parte del Partido Popular Democrático creando el Comité ad Hoc para el desarrollo del estado Libre asociado, entre otros proyectos (Hernández-colón, 2008, p. 121). La participación de Benítez en la política puertorriqueña promovió la relación colonial de Puerto rico con los estados Unidos de américa que prevalece hasta estos días.
Los ideales de Benítez rexach y la manera de administrar la institución produjeron cambios para la educación de Puerto rico. en la década de 1970, la Universidad de Puerto rico pasó por luchas antimilitaristas que causaron muertes como fue el caso
Algunos recursos de información, aunque se encuentran en bibliotecas y archivos no son utilizados para el desarrollo de nuevo conocimiento por desconocimiento de su existencia.
de la estudiante antonia Martínez Lagares. este suceso fue para Benítez «una de las pérdidas y desgracias más grandes que he sufrido […]» (2002, p. 8), como expresa en entrevista realizada por Julio Muriente. en efecto, la documentación contenida en la Colección es de sumo interés para investigaciones sobre el exilio español, las huelgas estudiantiles, la administración universitaria, la educación, la libertad de cátedra, el Reserve Officers Training Corps (ROTC), la política puertorriqueña, la historia de Puerto rico, la relación de Puerto rico con los estados Unidos de américa, entre otros temas.
Primer acercamiento a la Colección Jaime Benítez
Al comenzar a trabajar en la Colección Puertorriqueña como Bibliotecaria i, me asignaron, entre mis tareas, describir la Colección Jaime Benítez. Durante el proceso de comenzar a crear un auxiliar descriptivo, me percaté de que la Colección no tenía ninguna presencia en línea. La primera estrategia que implementé fue redactar una propuesta dirigida a la Bibliotecaria Jefe de la Colección Puertorriqueña, profesora Marisa ordónez, presentándole la creación de una guía temática para la Colección Jaime Benítez (https://uprrp.libguides.com/coleccionjaimebenitez), dicha propuesta fue aprovada. Para implementar la misma se utilizó la herramienta Libguide. Como resultado de la publicación de la guía, comencé a recibir preguntas de referencia por medio de correo electrónico de diferentes países destacándose entre ellos Puerto rico, estados Unidos y españa. Por tal razón, se reafirma la importancia de dar visibilidad a las colecciones aunque las mismas no tengan un auxiliar descriptivo culminado.
Colecciones escondidas
En 2012, Research Libraries UK (RLUK) asociado con The London Library publicaron un informe realizado en el 2010 sobre las colecciones escondidas. en el mismo definen el término hidden collection como aquellas colecciones que no tienen presencia en línea. Para propósitos de este trabajo tomaremos la definición antes mencionada para el término colecciones escondidas u ocultas. el acceso a las colecciones especiales es de gran importancia para la investigación ya que permite un acercamiento a las fuentes primarias que fortalecen la investigación y desarrollan nuevos conocimientos. en el siglo XXI, se necesita que las colecciones estén disponibles en internet. Por tal razón, las colecciones escondidas nos presentan, más que un reto, una oportunidad para desarrollar estrategias de divulgación y promoción.
Estrategias de visibilidad con recursos limitados
Comienzo mencionando estrategias de visibilidad que se pueden implementar en bibliotecas académicas con recursos económicos limitados. es importante que la institución redacte un plan de trabajo donde exponga cuáles son los objetivos, los recursos y el tiempo que tienen disponibles para implementar alguna estrategia de visibilidad y debe identificar y conocer la población a la que va a estar dirigida. Las estrategias aquí mencionadas serán las siguientes: Libguides o Google sites, redes sociales, promoción tradicional, publicación en el periódico, programas radiales, informar a colegas, crear
En el siglo XXI, se necesita que las colecciones estén disponibles en Internet.
enlace con profesores y estudiantes, publicaciones, exhibiciones, conferencias o charlas y Wikipedia.
LibGuide o Google Sites
La primera estrategia que se puede implementar es un espacio en línea. Para esto la persona no necesita tener conocimiento en HTML o algún otro lenguaje de programación. La institución puede utilizar la herramienta Libguide, de tener acceso a ella, o a través de Google sites crear un sitio web. «applying technology, such as Libguides, to historically printed special collection subject guides will further enhance access to unique and rare resources» (slater & Mccain, 2017, p. 10). Para esto es importante tener información básica del contenido del fondo, la procedencia y algunas temáticas de investigación. La culminación del auxiliar descriptivo no debe ser una razón para no visibilizar recursos de información. al momento de crear el espacio, se debe considerar los recursos y la población a la que va dirigido el producto final. Castro, Chandler & sue (2015, p. 504) concluyen «[…] the work put into developing content and creating Libguides is an evidence of effort and knowledge, however, we believe it is equally important that the effort and knowledge is used and valued by the primary audience we served». La acogida de la población a la que va dirigido el producto es importante ya que le da valor a la biblioteca ante la administración universitaria. Los usuarios deben sentirse parte de las bibliotecas y los bibliotecarios servir como colaboradores en los procesos de investigación.
Redes sociales
Las redes sociales son una buena herramienta para la difusión de la información. «[…] is an essential resource if archives and special collections wish to reach and grow our audience and our audience’s understanding of the valuable work that we do» (Lawrimore, 2017, p. 16). Por lo que se recomienda, como segunda estrategia, crear una cuenta en alguna red social con información sobre la colección. se debe considerar que una red social necesitará de un contínuo mantenimiento en el aspecto de creación y diseño de contenido de interés para la comunidad. Para seleccionar la red social que mejor se adecúe a una colección es importante conocer las características y el enfoque de cada una de ellas. Las mismas pueden utilizarse de manera complementaria o individual. antes de abrir una cuenta en alguna de las redes sociales es recomendable crear un communication plan.
Erin Lawrimore (2017) nos presenta unas preguntas guías que nos permiten decidir cúal red social es la más efectiva para nuestra necesidad. Las preguntas pretenden ayudar en la toma de decisiones. Las mismas van dirigidas a conocer a quiénes estamos tratando de alcanzar, cuál es la audiencia principal, qué tipo de contenido deseamos compartir, cuánto tiempo le vamos a dedicar a la plataforma, entre otras (pp. 12-13). La forma más efectiva para trabajar las redes sociales es tener un grupo de personas dedicadas a esta tarea. Lamentablemente, esto no es posible en todas las instituciones por lo que al contestarnos preguntas como estas debemos ser realistas y trazar metas alcanzables.
Promoción tradicional
Otra de las modalidades de visibilidad son las hojas sueltas, crear promociones en papel y distribuir en actividades, mesa de recepción o buzones de facultativos. algunas bibliotecas cuentan con un especialista en diseño gráfico, esto hace que el producto creado sea exitoso para la población a la que va dirigido. Lamentablemente, no en todas las bibliotecas es la norma, muchas no cuentan con personal dedicado para realizar estas tareas. Por tal razón, recomiendo la utilización de Canva (https://www.canva.com/) para la creación de promociones, herramienta gratuita que permite crear contenido sin necesidad de un diseñador gráfico a bajo
o ningún costo adicional. Muchas veces las hojas sueltas terminan siendo depositadas en contenedores de basura, por lo que las bibliotecas pueden crear marcadores de libros y además de ofrecerlo como un presente tiene una utilidad ayudando a la conservación del ambiente.
Publicación en el periódico
La difusión por medio de periódicos ayuda de una manera sencilla a visibilizar y promocionar los eventos, por lo que este medio de comunicación no debemos descartarlo. Muchos periódicos, aunque sean impresos, tienen una versión digital. esto hace que la información sea indizada por Google y se recupere en una búsqueda sencilla. La selección de periódicos debe considerar cuál es la audiencia a la que se dirige el mensaje. Muchas universidades publican periódicos universitarios que funcionan como herramienta de divulgación dentro de la comunidad universitaria. redactar un pequeño escrito sobre la importancia del fondo para la institución o el desarrollo de temáticas de investigación utilizando los recursos contenidos en la colección ayudan a promover su uso. otro ejemplo son los periódicos nacionales o regionales que albergan una sección de arte y cultura donde se podría redactar un escrito sobre algún tema de interés según la temática del fondo. esto ayuda a darlo a conocer a nivel nacional, regional o comunitario produciendo mayor visibilidad de los recursos que tiene la institución.
Programas radiales
Los programas radiales son otra estrategia que no se debe descartar. en algunos países los bibliotecarios y archiveros cuentan con programas radiales donde por medio de una pequeña entrevista se puede llegar a una gran audiencia. además, algunas universidades tienen emisoras radiales con programas culturales, políticos o educativos que funcionan como espacios para divulgar la información.
Informar a otros colegas
Es importante compartir los trabajos entre colegas. Es por esto que informar a otros colegas sobre el contenido breve del fondo resulta una buena estrategia ya que facilita el proceso de difusión brindándole la oportunidad de referir a investigadores a consultar la colección. además de ampliar el conocimiento del profesional de la información. Dicha estrategia se puede realizar organizando grupos de interés, personas que se reúnan con la intención de compartir información de sus fondos que se definan como colecciones escondidas. Otra manera sencilla y sin ningún tipo de gasto económico adicional son los correos electrónicos. Utilizar herramientas como mailchimp (https://mailchimp.com/) permite de forma gratuita o a bajo costo enviar correos electrónicos.
Como bibliotecarios, una de las mayores oportunidades en el ámbito administrativo que nos proveen las colecciones ocultas es poder evaluar políticas de uso.
Por otro lado, los congresos de especialistas de la información crean un espacio de reunión para un grupo cautivo donde se pueden compartir los esfuerzos de las bibliotecas, archivos y museos para divulgar las colecciones ocultas. estos espacios de encuentro pueden producir una lluvia de ideas para conocer sobre estrategias exitosas implementadas por otros colegas. existen diferentes costos por asistir a este tipo de actividades, pero hay que señalar
que algunas son gratuitas. además, participar como ponente o cartelista exponiendo estrategias o resultados sobre acciones implementadas aporta al desarrollo profesional.
Crear enlace con profesores
Los bibliotecarios académicos, debemos trabajar en conjunto con los profesores de las facultades para procurar el desarrollo de la enseñanza y la investigación. Las nuevas funciones de los bibliotecarios han provisto espacios de interacción con las facultades colaborando para proveer una mejor integración de las bibliotecas por medio de sus productos y servicios. Por esta razón, se recomienda que los bibliotecarios realicen actividades con las facultades para motivar el uso de los recursos de las bibliotecas. La comunicación directa con la facultad posibilita el uso de una colección oculta. Conocer cuáles son los temas de los cursos o las líneas de investigación de los profesores hace que el bibliotecario tenga un rol activo en el proceso de recomendar recursos para la investigación. Las reuniones con los docentes son espacios para divulgar información sobre las colecciones escondidas y brindan a la institución una mayor exposición de las investigaciones que se llevan a cabo creando de nuevo conocimiento.
Crear enlace con estudiantes
Los espacios de diálogo no solo deben darse con los profesores, los consejos de estudiantes o asociaciones estudiantiles son recursos accesibles que ayudan a darle visibilidad a las colecciones ocultas. existen diferentes estrategias que se pueden utilizar: crear grupos de estudiantes que se reúnan con interés en un tema particular permite que el bibliotecario tenga un rol de guía en las recomendaciones de lecturas tanto para el disfrute como para la investigación. La creación de grupos en línea de lectura donde los estudiantes se puedan sentirse parte de una comunidad de aprendizaje sin la ansiedad provocada por los cursos formales sirve para generar un acercamiento a la colección.
Publicación
Redactar un artículo en una revista académica sobre tu colección oculta o sobre las estrategias para darle visibilidad implementadas con resultados cuantitativos y/o cualitativos es importante para promover el diálogo. otra manera de publicar es crear tu propio proyecto utilizando herramientas de publicación como Scalar https://scalar.me/anvc/scalar/ plataforma de publicación de acceso abierto útil para dar a conocer proyectos, servicios o resultados de investigación.
Exhibiciones
La exhibición de una selección de la colección junto a material complementario ayuda para que otros se interesen en conocer o investigar con los recursos expuestos. Las exhibiciones deben ser proyectos estructurados. «a project with a vision, defined purpose, and broad framework is very useful for planning, promoting, and collaborating with campus and external partners» (Prasad-rao, 2018, p. 127). Por esta razón, la selección del espacio y los recursos de información deben pasar por un proceso de análisis. se recomienda que durante el proceso de creación del proyecto haya un diálogo constante entre el personal encargado de la planificación. aunque la creación de exhibiciones en las bibliotecas no es algo nuevo, la integración con las nuevas tecnologías las hacen más inclusivas e interactivas. Como bibliotecarios, debemos tomar esto como ventaja para desarrollar una comunidad en nuestra biblioteca y dar visibilidad a colecciones escondidas.
Conferencias o charlas
El bibliotecario puede organizar conferencias y charlas como estrategia para darle a su colección
mayor visibilidad y que la comunidad de usuarios la identifique como un recurso útil para la investigación. seleccionando una temática se pueden preparar bibliografías que permitan introducir al investigador a una colección escondida. Las actividades conllevan una planificación respecto al lugar, los conferenciantes, la promoción del evento, etcétera. estas conferencias se pueden unir con las exhibiciones para darle mayor visibilidad al material expuesto.
Wikipedia
¿Por qué no usar Wikipedia? Nichola Court (2013, p. 31), argumenta que Wikipedia es otro paso para promover una colección escondida. Confirmando lo anterior, Laura sioto (2017) señala que las bibliotecas deben utilizar Wikipedia como una nueva oportunidad para crear vínculos con las personas por medio de la información (p. 52). «Creating connections to library collections on Wikipedia can help to improve discovery and access, and numerous libraries have embarked on efforts to make library resources more visible in this widely used reference source» (sioto, 2017, p. 50). Las bibliotecas pueden crear una página en Wikipedia dando información de la colección, trabajar en el proceso de edición de páginas para incluir referencias de recursos de la colección escondida, colaborar con el Proyecto GLAM de Wikipedia en español, entre otros.
Proceso administrativo
Como bibliotecarios, una de las mayores oportunidades en el ámbito administrativo que nos proveen las colecciones ocultas es poder evaluar políticas de uso. Una de las preguntas que nos tenemos que realizar es si la política de uso que estableceremos para la colección o fondo es inclusiva y si la misma atiende a todas las poblaciones. además, los administradores deben considerar si el nivel de descripción de la colección es viable para la cantidad de colecciones ocultas y el personal dedicado a la creación de los auxiliares descriptivos.
Avalúo
Luego de identificar el mecanismo más efectivo para implementar en la colección escondida se recomienda desarrollar un plan de avalúo. «a well-designed assessment is feasible, produces actionable results, and is linked to the mission of the institution» (Bakkalbasi, 2017, p. 214). Los resultados del proceso de avalúo ayudarán administrativamente a conocer el éxito de la estrategia al público que fue dirigido. esto produce evidencia escrita del rol del profesional de la información, sus tareas y proyectos exitosos. además, le brinda a la unidad de información conocimiento y evidencias sobre la labor realizada. Las bibliotecas y los bibliotecarios en estos momentos necesitan mostrar a las entidades su valor, por consiguiente, los procesos de evaluación son mecanismos cuantificables sobre la efectividad de programas y servicios.
Nisa Bakkalbasi (2017) expresa el proceso de avalúo como uno circular que incluye: 1. desarrollar las preguntas u objetivos de avalúo; 2. identificar el método de avalúo y recuperación de datos; 3. analizar e interpretar datos en términos de las preguntas u objetivos de avalúo; 4. integrar resultados en el plan operacional y estratégico; y 5. diseminar los resultados. Con la diseminación del resultado final sobre el proceso de avalúo, los especialistas de la información conocerán la efectividad de la(s) estrategia(s) implementada(s). sobre todo, ayudará a crear nuevos mecanismos efectivos para la visibilidad de colecciones escondidas.
Conclusión
Este escrito presenta acciones y estrategias de bajo costo que pueden ser implementadas para dar a
conocer aquellas colecciones que no tienen presencia en línea, lo que se ha descrito como colecciones ocultas. Las estrategias seleccionadas van desde promoción tradicional hasta la integración de herramientas de humanidades digitales para para dar visibilidad a estas colecciones. Las estrategias presentadas en el artículo están enfocadas en bibliotecas académicas. No obstante, las mismas pueden ser utilizadas en galerías, archivos, museos y bibliotecas de otro tipo. Todas las estrategias antes mencionadas pretenden servir como mecanismos de divulgación para promocionar el uso de las colecciones escondidas teniendo en consideración la importancia que tienen para el desarrollo de nuevo conocimiento, la investigación y el aprendizaje. Para el artículo se ha tomado como ejemplo a la Colección Jaime Benítez, y se pretende promover la discusión respecto a métodos y estrategias utilizadas para dar visibilidad a colecciones ocultas y cómo otros colegas del campo de la información ven dichas colecciones como oportunidades. sin embargo, existen aspectos que se pueden trabajar en futuras investigaciones: ¿cómo se está trabajando con las colecciones escondidas en américa Latina? ¿cuáles son los mecanismos utilizados desde los museos en comparación con la biblioteca académica? ¿cómo los administradores perciben la necesidad de otorgar personal suficiente dedicado a dar visibilidad a las colecciones?
Para concluir, dar visibilidad a las colecciones escondidas de nuestros países latinoamericanos producirá mayor conocimiento a nivel mundial de las investigaciones que se pueden realizar desde nuestras instituciones universitarias. Como propulsores de la información y las bibliotecas para producir cambios sociales, decisiones informadas, desarrollo del conocimiento y nuevas investigaciones, los bibliotecarios debemos tomar acción y mostrar con datos la importancia de estos espacios para el país y de estas colecciones para conservar nuestra herencia cultural.