To­do lo que de­be sa­ber so­bre com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos

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EA­lon­so Sa­bo­río

n 2016, con el pro­pó­si­to re­du­cir la eva­sión fis­cal, la Di­rec­ción Ge­ne­ral de Tri­bu­ta­ción de Cos­ta Ri­ca emi­tió, me­dian­te la Re­so­lu­ción DGT-R-048-2016, la au­to­ri­za­ción y los li­nea­mien­tos ne­ce­sa­rios pa­ra el uso de los com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos, co­mo me­dio de res­pal­do de in­gre­sos, gas­tos y cos­tos. Tan so­lo tres días des­pués, la Re­so­lu­ción DGT-R-051-2016 es­ta­ble­ció la obli­ga­to­rie­dad del uso de es­tos com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos pa­ra todas las per­so­nas, fí­si­cas y ju­rí­di­cas, re­gis­tra­das co­mo con­tri­bu­yen­tes o de­cla­ran­tes en el Re­gis­tro Úni­co Tri­bu­ta­rio.

Las fe­chas de im­ple­men­ta­ción de es­ta obli­ga­ción for­mal, que de­pen­den de las ac­ti­vi­da­des, tan­to prin­ci­pa­les co­mo se­cun­da­rias, de ca­da con­tri­bu­yen­te; de­ben ser co­mu­ni­ca­das por la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria, me­dian­te un avi­so pu­bli­ca­do en el dia­rio La Ga­ce­ta. En el ca­so de los Gran­des Con­tri­bu­yen­tes y Gran­des Em­pre­sas Te­rri­to­ria­les, se les de­be no­ti­fi­car me­dian­te un co­rreo elec­tró­ni­co in­di­vi­dua­li­za­do. Aho­ra bien, si un con­tri­bu­yen­te o de­cla­ran­te desea re­gis­trar­se en for­ma vo­lun­ta­ria an­tes de la fe­cha de la obli­ga­to­rie­dad, pue­de ha­cer­lo sin nin­gún pro­ble­ma.

La Di­rec­ción Ge­ne­ral de Tri­bu­ta­ción pu­bli­có el 31 de oc­tu­bre del 2017 el pri­mer gru­po de obli­ga­dos y las fe­chas en las que de­ben ¿Qué de­be sa­ber de los Com­pro­ban­tes Elec­tró­ni­cos?

Son do­cu­men­tos con un so­por­te en for­ma­to XML (len­gua­je elec­tró­ni­co), que cum­plen con los re­qui­si­tos le­ga­les es­ta­ble­ci­dos por la nor­ma­ti­va cos­ta­rri­cen­se pa­ra res­pal­dar, con fi­nes tri­bu­ta­rios, los in­gre­sos, gas­tos y cos­tos de los obli­ga­dos.

En­tre los re­qui­si­tos exi­gi­dos por la nor­ma­ti­va, con el fin de agre­gar­les ele­men­tos de se­gu­ri­dad, se es­ta­ble­ce el uso de la fir­ma elec­tró­ni­ca o claves di­ná­mi­cas y el uso de una cla­ve nu­mé­ri­ca o de ac­ce­so, la cual se­rá dis­tin­ta pa­ra ca­da com­pro­ban­te elec­tró­ni­co.

Una de las no­ve­da­des más im­por­tan­tes de es­te sis­te­ma, el que sir­ve co­mo he­rra­mien­ta con­tra la eva­sión fis­cal, es la eli­mi­na­ción de la po­si­bi­li­dad de anu­lar fac­tu­ras o com­pro­ban­tes. En el ca­so que exis­ta un error o no se ha­ya con­sig­na­do al­gu­na con­di­ción de ven­ta, el emi­sor de­be­rá can­ce­lar di­cha fac­tu­ra, me­dian­te el uso de no­tas de cré­di­to y no­tas de dé­bi­to elec­tró­ni­cas. Asi­mis­mo, no se per­mi­ti­rá el cam­bio o mo­di­fi­ca­ción de da­tos, fe­chas u horas de los com­pro­ban­tes.

Se­gún lo dis­pues­to por la Re­so­lu­ción DGT-R-25-2017, pue­den ser re­dac­ta­dos en cual­quier idio­ma y los mon­tos pue­den ser ex­pre­sa­dos en mo­ne­da na­cio­nal o ex­tran­je­ra.

Los obli­ga­dos a emi­tir com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos de­be­rán adi­cio­nal­men­te re­gis­trar­se co­mo emi­so­res-re­cep­to­res de los mis­mos. Di­cha obli­ga­ción de­be ser cum­pli­da en el por­tal ATV, en el cual

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el con­tri­bu­yen­te de­be­rá pre­sen­tar el for­mu­la­rio “D-140 De­cla­ra­ción de Mo­di­fi­ca­ción de Da­tos”, por me­dio del cual ac­tua­li­za­rá su mé­to­do de fac­tu­ra­ción a com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos. Es re­co­men­da­ble que es­te pa­so sea el úl­ti­mo en la im­ple­men­ta­ción de los com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos, una vez que el sis­te­ma de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca que uti­li­za­rán ha­ya si­do de­bi­da­men­te pro­ba­do; ya que a par­tir de la pre­sen­ta­ción de es­ta de­cla­ra­ción no po­drán fac­tu­rar por nin­gún otro me­dio.

¿Có­mo fun­cio­na?

Cuan­do un Emi­sor-re­cep­tor de com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos fac­tu­ra un ser­vi­cio o la ven­ta de mer­can­cías en­vía, tan­to al com­pra­dor co­mo a la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria, un archivo XML y una re­pre­sen­ta­ción grá­fi­ca, en for­ma­to PDF, del com­pro­ban­te. La Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria cuen­ta con tres horas pa­ra acep­tar­lo o re­cha­zar­lo, de­ci­sión que se­rá en­via­da por me­dio de un archivo XML.

Los obli­ga­dos tri­bu­ta­rios re­gis­tra­dos co­mo “emi­so­res-re­cep­to­res” y los re­gis­tra­dos co­mo “re­cep­to­res-no emi­so­res” de com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos, tam­bién es­tán obli­ga­dos a acep­tar o re­cha­zar el com­pro­ban­te elec­tró­ni­co que re­ci­ban. Los re­cep­to­res cuen­tan con ocho días há­bi­les pa­ra ha­cer­lo me­dian­te un archivo XML, que tam­bién de­be­rá ser apro­ba­do por la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria.

Los con­tri­bu­yen­tes de­ben te­ner en cuen­ta que un com­pro­ban­te elec­tró­ni­co po­drá ser uti­li­za­do co­mo res­pal­do de un gas­to de­du­ci­ble o cré­di­to fis­cal, siem­pre que se cuen­te con el archivo XML del mis­mo, la re­pre­sen­ta­ción grá­fi­ca (PDF) y el XML de acep­ta­ción emi­ti­do por la Ad­mi­nis­tra­ción

El in­cum­pli­mien­to de es­te de­ber for­mal po­dría aca­rear san­cio­nes que van des­de dos sa­la­rios ba­ses, has­ta el cie­rre del ne­go­cio u ofi­ci­na por cin­co días na­tu­ra­les

Tri­bu­ta­ria. Pa­ra el ca­so de los obli­ga­dos tri­bu­ta­rios que tam­bién es­tén ins­cri­tos co­mo re­cep­to­res, de­be­rán adi­cio­nal­men­te te­ner el archivo XML de acep­ta­ción del com­pro­ban­te. En ca­so de que fal­te al­guno de los ar­chi­vos men­cio­na­dos, di­cho gas­to no po­dría ser con­si­de­ra­do co­mo de­du­ci­ble por el con­tri­bu­yen­te.

Las per­so­nas que no se en­cuen­tren re­gis­tra­das en el Re­gis­tro Úni­co Tri­bu­ta­rio y por lo tan­to se con­si­de­ran re­cep­to­res ma­nua­les, tie­nen el de­re­cho a so­li­ci­tar que se les en­tre­gue, en el mo­men­to de la ad­qui­si­ción del bien o ser­vi­cio, la re­pre­sen­ta­ción grá­fi­ca, ya sea de for­ma im­pre­sa o por al­gún me­dio elec­tró­ni­co. En es­tos ca­sos y cuan­do el pa­go de di­cha fac­tu­ra es a cré­di­to, el emi­sor de­be­ría so­li­ci­tar la fir­ma de la re­pre­sen­ta­ción grá­fi­ca, con el fin de con­ver­tir el mis­mo en un tí­tu­lo eje­cu­ti­vo, de con­for­mi­dad con los ar­tícu­los 460 y 460 bis del Có­di­go de Co­mer­cio.

¿Qué op­cio­nes de sis­te­mas exis­ten?

En cuan­to a los sis­te­mas de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca, los obli­ga­dos cuen­tan con tres op­cio­nes. Pue­den desa­rro­llar su pro­pio mé­to­do, el cual de­be con­tar con todas las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes téc­ni­cas, de se­gu­ri­dad y los res­pal­dos es­ta­ble­ci­dos en la Re­so­lu­ción DGT-R-048-2016. La se­gun­da op­ción es la con­tra­ta­ción de una com­pa­ñía, de­bi­da­men­te re­gis­tra­da co­mo pro­vee­dor de so­lu­cio­nes de com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos. En es­te ca­so, es im­por­tan­te re­cal­car que an­te cual­quier pro­ble­ma ge­ne­ra­do por el sis­te­ma de fac­tu­ra­ción, el res­pon­sa­ble an­te la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria es el con­tri­bu­yen­te u obli­ga­do tri­bu­ta­rio y no el pro­vee­dor del ser­vi­cio. Co­mo ter­cer mé­to­do, la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria ha su­mi­nis­tra­do por me­dio del por­tal ATV una he­rra­mien­ta gra­tui­ta pa­ra que los obli­ga­dos emi­tan sus com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos.

Los obli­ga­dos, de­be­rán adi­cio­nal­men­te con­tar con me­di­das de con­tin­gen­cia, las cua­les con­sis­ten en com­pro­ban­tes pre im­pre­sos o emi­ti­dos me­dian­te sis­te­mas compu­tari­za­dos que cum­plan con los re­qui­si­tos de Ley. Es­tos, que de­be­rán con­te­ner la le­yen­da “Com­pro­ban­te Pro­vi­sio­nal”, se­rán uti­li­za­dos cuan­do el sis­te­ma es­té fue­ra de ser­vi­cio, por cir­cuns­tan­cias aje­nas al emi­sor. Di­chos com­pro­ban­tes no tie­nen va­li­dez al­gu­na co­mo res­pal­do de in­gre­sos, gas­tos o cos­tos; por lo que de­be­rán ser re­em­pla­za­dos por un com­pro­ban­te elec­tró­ni­co una vez que el pro­ble­ma del sis­te­ma elec­tró­ni­co ha­ya si­do re­suel­to.

Por úl­ti­mo, de­be­mos te­ner cla­ro que el in­cum­pli­mien­to de es­te de­ber for­mal po­dría aca­rear san­cio­nes que van des­de dos sa­la­rios ba­ses, has­ta el cie­rre del ne­go­cio u ofi­ci­na por cin­co días na­tu­ra­les, por lo cual me­jor que arries­gar­se es cum­plir con el de­ber de emi­tir com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos.

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