Vad sker med privata kvitton i företagets bokföring?

"Vid skattegranskningen uppdagades att det saknades verifikat i anslutning till kreditkortsköpen. Köpen kunde ses såväl som privatkonsumtion som inköp för företagens räkning. Skattebyrån godkände inte alla kostnader som avdrag i företagens beskattning."

Som många småföretagare samlar jag mitt bolags verifikat i en plastficka som jag några gånger per år ger åt min bokförare. Vi har jobbat ihop i årtionden och han vet hur han skall bokföra verifikaten. För ett tag sedan noterade jag att jag skickat honom sådana kvitton som berör privat konsumtion, inte bolagets. Behöver jag oroa mig?

Bokföringslagen syftar till att skapa en sådan bokföring och ett sådant bokslut som ger en väsentligen riktig bild av bolagets ekonomiska ställning. Oklara eller oklart märkta verifikat i bokföringen är ägnade att skapa osäkerhet kring denna bild.

Oklara eller oklart märkta verifikat är också problematiska i skattehänseende. Vid en skattegranskning kan det anses att sådana verifikat inte medger avdrag, varvid skatter påförs i efterhand. Vidare kan de leda till skatteförhöjningar eller alternativt rentav till en begäran om utredning till polisen.

I ett färskt rättsfall hade företagaren under flera års tid handlat för sina företags räkning med kreditkort. Vidare hade han dragit av slumpmässigt valda kostnader för några av sina bostäder, där han hade hemmakontor. Ytterligare hade han företagit utlandsresor till en destination där han hade ett fritidshus. Vid skattegranskningen uppdagades att det saknades verifikat i anslutning till kreditkortsköpen och att köpen kunde ses såväl som privatkonsumtion som inköp för företagens räkning. Skattebyrån godkände inte alla dessa kostnader som avdrag i företagens beskattning, med efterbeskattning som följd. Företagaren lät skattebesluten vinna laga kraft och betalade skatterna, trots att han inte var av samma åsikt som skattebyrån.

Några år senare kallades företagaren överraskande på förhör av polisen, misstänkt för grovt skattebedrägeri och grovt bokföringsbrott. Följande skede var att åklagaren yrkade fängelsestraff för grovt skattebedrägeri och grovt bokföringsbrott. Att företagaren inte hade anfört besvär över skattebesluten i samband med skattegranskningen anfördes som bevis över brotten.

I straffprocessen var de oklara verifikaten och avsaknaden av klara anteckningar på en del av verifikaten närmast ostridiga fakta. Ur försvarets synvinkel betonades att åklagaren hade bevisbördan för alla omständigheter i gärningsbeskrivningen, trots att beskattningen hade vunnit laga kraft. Försvaret betonade också att det straffrättsliga sannolikhetsuppsåtet uteslöts av det över 20-åriga samarbetet mellan företagaren och bokföraren och att företagaren inte avsiktligt infört privata kostnader i företagens bokföring.

Tingsrätten godkände försvarets resonemang och förkastade alla åtal. Staten ålades att ersätta en del av företagarens rättegångskostnader, allt från förundersökningen till straffprocessen. Åklagaren överklagade inte domen, som sålunda vunnit laga kraft.

Bekymmer och kostnader

Frågeställaren ska reflektera över fallet ovan och verkligen oroa sig över vilka kvitton som har skickats bokföraren och hur de blivit märkta och bokförda. I straffprocesser i Finland är sannolikheten för att åtal förkastas cirka 20 procent. I skattebedrägerimål är andelen förkastade mål ännu mindre.

Även om slutresultatet skulle vara positivt, som ovan, kommer år av förundersökning, åtalsprövning och straffprocess att medföra stor stress. Därtill kommer eventuell negativ publicitet. Dessutom är försvaret dyrt och ersätts i regel bara delvis av staten om åtalen förkastas i sin helhet. Jag uppmanar alltså till noggrannhet med verifikaten och hur de märks i bokföringen.

Har du en fråga till KSF Medias juristteam? Sänd den till adressen juristen@ hbl.fi eller per post till Juristen svarar / HBL, PB 217, 00101 Helsingfors. Frågor besvaras endast i tidningen.