Avec WPS Office
Protégez vos documents
30 min Très complète, cette suite bureautique dispose d’une option de chiffrement des documents. Importez par exemple un classeur Excel en glissant le fichier .xlsx sur la fenêtre du module Spreadsheets. Pour en sécuriser l’accès par un mot de passe, déroulez le menu principal, puis choisissez Fichier, Chiffrement. Entrez alors votre précieux sésame dans les quatre zones de saisie et validez.
Sauvegardez des fichiers dans le cloud
Ouvrez l’un des modules de la suite et cliquez sur les boutons
Sign in puis Sign up. Créez un compte (l’opération est rapide) et confirmez votre inscription en suivant le lien d’activation reçu par mail. Pointez ensuite sur View now, WPS Cloud pour accéder à votre espace de stockage en ligne gratuit de 1 Go. Pour y enregistrer un document, appuyez sur la touche F12 du clavier et sélectionnez WPS Cloud dans le volet de navigation.
Exploitez les fonctionnalités avancées
Writer, Spreadsheets et Presentation comprennent un menu Fonctionnalités spéciales. Vous y retrouvez des outils et des commandes variées : création d’un lien collaboratif, exportation des fichiers au format image ou PDF, réduction de la taille des documents, etc.
■ Confronter la version finale d’un fichier passé entre plusieurs mains à celle d’origine permet de repérer les corrections.
ÉTAPE 1 Activez la comparaison de documents
Lancez Word. Cliquez sur l’onglet Révision puis sur Comparer. Dans la fenêtre Comparer des documents, pointez sur l’icône Dossier située à droite du champ Document original. Désignez alors le fichier initial et optez pour Ouvrir. Faites de même pour la version finale (Document révisé). Validez avec OK.
ÉTAPE 2 Visualisez les modifications
Les deux versions s’affichent l’une sous l’autre, sur la droite de l’écran. À gauche, le volet Révisions dresse la liste des corrections apportées au fichier. Celles-ci sont reprises dans le volet central sous une forme graphique. Les passages ajoutés apparaissent en rouge et soulignés, les phrases et les mots supprimés en rouge et barrés.
ÉTAPE 3 Validez ou non les révisions
Positionnez le pointeur sur un changement dans le volet central pour accéder aux détails (nom de l’auteur, date, type de correction). Puis opérez un clic droit sur le passage et choisissez Accepter la suppression/l’insertion ou Refuser la suppression/l’insertion.
ÉTAPE 4 Précisez les points de comparaison
Par défaut, Word recense l’ensemble des modifications réalisées. Si vous préférez privilégier le contenu ou, au contraire, la mise en forme du texte, exécutez la commande Plus dans la fenêtre de sélection des fichiers à analyser. Des options additionnelles apparaissent. Indiquez, par exemple, si vous souhaitez étendre la comparaison aux commentaires, ou afficher les caractères modifiés pour visualiser les corrections apportées à la ponctuation.
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