SIMPLIFIEZ-VOUS LA GESTION DES MAILS
Dans ses versions 2013 et 2016, Outlook dispose d’une fonctionnalité d’automatisation des tâches courantes. Baptisés actions rapides, ces scripts prennent place dans le ruban d’outils et autorisent le déplacement d’un message ou l’organisation d’une réunion en un clic. 1 CRÉEZ UNE ACTION RAPIDE
Le volet des actions rapides se trouve au centre de l’onglet Accueil. Il abrite des commandes personnalisées qui activent les fonctionnalités génériques d’Outlook. Là où la commande Transférer du ruban d’outils fait apparaître une fenêtre de dialogue vous invitant à indiquer l’adresse d’un contact, il est possible de définir un raccourci pour transférer les mails vers un correspondant particulier. Cliquez sur la flèche située en bas à droite de la section Actions rapides, puis sur le bouton Nouveau. Choisissez Transférer à..., renommez le script, désignez un ou plusieurs contacts, et validez (Terminer).
2 ENCHAÎNEZ LES OPÉRATIONS
Dans le menu Nouveau de la fenêtre de gestion des actions rapides, optez cette fois pour le mode Personnalisé. Attribuez un nom à votre script, faites défiler Choisir une action et sélectionnez une commande (Répondre, par exemple). Activez le lien Afficher les options de façon à préciser les paramètres (le destinataire, la priorité et le texte du message dans le cas présent). Pointez ensuite sur Ajouter une action afin de définir l’opération qui s’exécutera dans la foulée de la précédente. Dans la zone Texte d’info-bulle, saisissez le commentaire qui s’affichera lorsque la souris survolera le raccourci de votre commande, puis validez d’un clic sur Terminer.
3 AJOUTEZ DES RACCOURCIS
Le menu Actions rapides propose par défaut des commandes que vous n’utiliserez jamais. Pour les faire disparaître, opérez un clic droit sur leur icône et activez Supprimer, Oui. Si vous êtes davantage adepte du clavier que de la souris, n’hésitez pas à associer des raccourcis clavier à vos commandes personnalisées. Pour cela, accédez à la fenêtre de gestion des actions rapides. Sélectionnez un script en colonne gauche, puis dirigez-vous vers Modifier, Choisir un raccourci. Optez pour l’une des combinaisons disponibles (Ctrl + Maj + 1, par exemple) et validez avec Enregistrer. 4 GÉREZ LES ACTIONS PERSONNALISÉES Vous souhaitez enrichir ou corriger l’un de vos scripts ? Sélectionnez-le dans la fenêtre Gérer les actions rapides, puis pointez sur le bouton Modifier. Pour effacer et remplacer une action, cliquez tour à tour sur l’icône X présente à droite de son intitulé, puis sur Ajouter une action. Servez-vous des flèches situées à gauche du menu Nouveau pour définir l’ordre dans lequel les commandes s’afficheront dans le volet des actions rapides. Activez le bouton Dupliquer afin de créer une nouvelle commande à partir d’une action rapide existante (la fenêtre de personnalisation apparaît alors à l’écran et il vous suffit d’en ajuster les paramètres).