FAITES LE MÉNAGE DANS LA MESSAGERIE D’OFFICE

En laissant les mails s’empiler, vous êtes sûr de perdre du temps en recherches et de multiplier les risques de plantages d’Outlook. Voici quelques règles simples à suivre pour ne pas être noyé sous votre courrier.

DONNEZ UN PREMIER COUP DE BALAI

Vos échanges électroniques apparaissent dans le volet de navigation du client de messagerie de la suite Office. Vous y trouvez la boîte de réception, mais aussi les dossiers personnalisés, les messages effacés, envoyés ou indésirables. Pour purger la poubelle d’Outlook, effectuez un clic droit sur l’intitulé Supprimés et utilisez la commande Vider le dossier. Rendez-vous ensuite sur l’onglet Fichier et observez la jauge située à droite du bouton Outils, sous l’intitulé Paramètres de la boîte aux lettres. Elle vous indique la taille occupée par les mails sur le disque dur. Pointez sur Outils, puis sur Nettoyer la boîte aux lettres, Afficher la taille. L’onglet Données locales indique quels sont les dossiers les plus volumineux.

EFFECTUEZ UN TRI SÉLECTIF

Pour identifier les mails accompagnés de pièces jointes de grande taille ou ceux antérieurs à une date donnée, cochez l’option Rechercher les éléments supérieurs à et optez, par exemple, pour 1 000 Ko (par défaut, la recherche porte seulement sur les courriels datant de plus de quatre-vingt-dix jours). Validez par Rechercher. La liste des éléments répondant à ce critère s’affiche. Cliquez sur l’en-tête Taille afin que les messages les plus encombrants apparaissent en premier. Effacez-les un par un ou sélectionnez-les tous avec le raccourci clavier Ctrl + A, puis faites un clic droit et choisissez Supprimer. Retournez à la fenêtre Nettoyer la boîte aux lettres.

VIDEZ LA CORBEILLE

Optez cette fois pour Afficher la taille des éléments supprimés, puis ouvrez l’onglet Données locales. Si la corbeille atteint une taille critique, revenez en arrière avec Fermer et activez le bouton Vider pour nettoyer le dossier. La synchronisation avec les serveurs Exchange est susceptible d’engendrer des problèmes entre des mails portant le même intitulé. Pour savoir si ce phénomène vous concerne, cliquez sur Afficher la taille des conflits. En cas de pépins avérés, vous devrez exécuter à nouveau les commandes Nettoyer la boîte aux lettres et Supprimer.

DÉFINISSEZ LES RÈGLES DE NETTOYAGE

Outlook se contente de déplacer les éléments supprimés dans une corbeille qu’il vous incombe de vider régulièrement. Pour vous décharger de cette corvée, déroulez le menu Fichier, Options. Affichez l’onglet Options avancées, puis la rubrique Démarrage et fermeture d’Outlook. Cochez l’option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d’Outlook et validez avec OK. Le menu contextuel des dossiers de la boîte aux lettres propose une commande Nettoyer qui effectue le ménage parmi les conversations en s’appuyant sur un ensemble de règles personnalisables. Accédez à la section Nettoyage de conversation de l’onglet Courrier des options Outlook et indiquez où seront déplacés les messages purgés (dans Éléments supprimés, par exemple) et selon quels critères.