LIMITEZ LA TAILLE DES DOCUMENTS OFFICE
Les fichiers Word, Excel ou PowerPoint occupent vite une place considérable si l’on y intègre des images, des contenus audio ou des vidéos. Une cure d’amaigrissement, et leur transmission devient plus facile.
1 DIMINUEZ L’ENCOMBREMENT D’UN FICHIER WORD
Un livre blanc ou un rapport peuvent peser des centaines de mégaoctets. Un embonpoint généralement dû aux photos et aux illustrations graphiques. Dans ce cas, inutile de chercher à réduire les visuels un à un. Cliquez sur l’un d’entre eux, puis dirigez-vous vers la section Mise en forme de l’onglet Outils image du ruban d’outils. Dans Ajuster, activez la commande Compresser les images. Décochez l’option de compression Appliquer à l’image sélectionnée uniquement et choisissez le format approprié dans Résolution en fonction de la destination du document : impression, diffusion sur le Web, envoi par mail, etc.
2 AJUSTEZ LE POIDS DES FEUILLES EXCEL
Il arrive aussi que les fichiers du tableur de Microsoft occupent beaucoup de place, surtout quand ils sont composés de multiples feuilles de calcul et de tableaux dynamiques. Vérifiez où se situe la dernière cellule de chaque feuille en opérant le raccourci clavier Ctrl + Fin. Supprimez les lignes et les colonnes inutilisées, puis pressez la touche F5. Faites le ménage parmi les éléments qui doublonnent ou ne revêtent pas d’intérêt particulier. Remplacez les formules récurrentes (surtout si elles sont longues et complexes) par des macros, plus légères. En dernier recours, passez à la version Office 2019 ou souscrivez un abonnement à Office 365, les deux ayant le mérite de générer des dossiers plus compacts.
3 RETAILLEZ LES DIAPOSITIVES POWERPOINT
Si votre présentation adopte le format 16:9, sachez que cela peut générer un surpoids conséquent par rapport au ratio 4:3. Pour appliquer ce dernier à votre doc, placez-vous sur l’onglet Conception du ruban d’outils. Pointez sur l’icône Taille des diapositives dans la section Personnaliser. Sélectionnez successivement les modes Standard (4:3) et Garantir l’ajustement. Vous pouvez également retailler les images en cliquant sur Taille de diapositive personnalisée. Définissez les dimensions du document dans les champs Largeur et Hauteur. Sauvegardez ces valeurs et rendez-vous sur la flèche à droite de Thèmes, puis sur Enregistrer le thème actif.
4 COMPACTEZ LES BASES DE DONNÉES ACCESS
Certains documents issus de ce logiciel comptent des milliers d’enregistrements, dans lesquels le texte se mêle aux images. Y naviguer ou y mener des recherches devient alors un tour de force, notamment sur un PC souffrant d’un déficit de mémoire vive ou accessible à travers un réseau local. Pour améliorer les choses, activez la commande Compacter et réparer une base de données présente dans Outils de base de données. Il est aussi vivement conseillé d’identifier et d’effacer les enregistrements en double. Allez sur Analyser la table du menu Analyser. Enfin, fractionnez la base à l’aide de l’option Déplacer les données, Base de données Access.