AMÉLIOREZ LA LISIBILITÉ DE VOS DOCUMENTS

« Écrire pour être lu. » Ce commandement bien connu des journalistes s’applique au fond, mais aussi à la forme de vos documents. Donnez-leur plus de style avec Microsoft Word pour ne pas perdre vos lecteurs.

1 NUMÉROTEZ LES LIGNES

Afficher les numéros de ligne sur Word a de nombreux avantages. Par exemple, quand il s’agit de transmettre des corrections par téléphone : « Ce serait bien que tu corriges cette faute d’orthographe à la ligne 15 de la page 3. » Pour ajouter cette information dans votre document, pointez sur l’onglet Mise en page, puis sur Numéros de lignes et activez le mode Redémarrer chaque page. Si votre texte est formé de longs chapitres indépendants, vous pouvez numéroter les lignes de façon autonome avec Redémarrer chaque section. Vous souhaitez cacher momentanément la numérotation ? Passez en Mode lecture depuis l’onglet Affichage, Vues. Pour supprimer cette information, cliquez sur Aucun dans le menu Numéros de lignes.

2 AJUSTEZ LE RETRAIT ET L’ESPACEMENT

Ajouter une indentation, c’est-à-dire décaler de quelques millimètres la première ligne de chaque paragraphe, permet d’aérer un texte un peu compact. Allez sur l’onglet Affichage du ruban d’outils et cochez l’option Règle dans la section Afficher. Déplacez ensuite la partie supérieure de la balise positionnée sur la valeur 0 de la règle vers la droite afin d’appliquer le décalage au paragraphe courant. Pour étendre ce réglage à l’ensemble du document, sélectionnez le texte avec Ctrl+A avant d’opérer. Utilisez le raccourci Shift+Entrée à la fin d’une phrase si vous souhaitez insérer un retour à la ligne ou appuyez sur Entrée pour commencer un nouveau paragraphe.

3 COLORIEZ LES RANGÉES D’UN TABLEAU

Les tableaux à rallonge sont tout aussi difficiles à déchiffrer que des pages de texte. Quand les colonnes et les lignes se multiplient, on a tôt fait de perdre le fil. Pour améliorer la lisibilité, pointez dans la première cellule. Activez l’onglet Création de tableau, cliquez sur la flèche située en bas de l’ascenseur des styles, puis sur le lien Modifier le style du tableau. Ouvrez la liste Appliquer la mise en forme à et choisissez le mode Lignes à bandes paires. Sélectionnez une couleur dans les outils de mise en forme. Vous pouvez aussi passer le texte des cellules en gras ou en italique. Répétez la même opération pour les lignes (ou bandes) impaires.

4 APPLIQUEZ UN STYLE SPÉCIFIQUE À UNE PARTIE DU TEXTE

Sélectionnez le premier paragraphe que vous souhaitez mettre en valeur. Cliquez sur le menu Accueil et sélectionnez Bordure dans la section Paragraphe. Ajoutez un filet sous la dernière ligne. Sélectionnez ensuite un gris clair dans la palette Trame de fond. Passez à la section Style, déployez le volet et activez le lien Créer un style. Donnez un nom à ce modèle de mise en forme et validez à l’aide du bouton OK. Cliquez ensuite dans un autre paragraphe de ce type, puis sur le style que vous venez d’enregistrer pour lui appliquer les modifications.