INVITEZ DES CONTACTS À UNE RÉUNION DEPUIS OUTLOOK.COM
Plus rapide qu’un coup de fil, la prise de rendez-vous depuis la messagerie en ligne de Microsoft s’effectue en quelques clics. Démonstration.
1 INVITEZ UN CONTACT À UNE RÉUNION
Depuis la page d’accueil d’Outlook.com, identifiez-vous, puis pointez sur l’icône Calendrier en bas de l’écran. Cliquez sur une case horaire vierge de rendez-vous de l’agenda pour ouvrir un nouvel événement. Sélectionnez Autres options, désignez un destinataire, ajoutez un titre, le lieu, l’heure de début et de fin de l’événement, un texte d’accompagnement, et validez par Envoyer.
2 ATTENDEZ LA CONFIRMATION DE VOTRE CORRESPONDANT
Si la réunion apparaît dans votre planning, elle n’est pas validée pour autant. Il faut encore que le correspondant confirme sa présence. Le mail d’invitation qui lui est adressé contient différentes informations. Si le créneau horaire est compatible avec l’emploi du temps de votre contact, la mention Aucun conflit figure à côté de la date. Il lui suffit alors de cliquer sur Oui pour accepter. Le rendez-vous est pris et ajouté aux deux agendas.
3 DÉPLACEZ UN RENDEZ-VOUS DANS LE CALENDRIER
Si vous recevez un refus lié à l’horaire de la réunion, proposez un nouveau créneau en allant dans le calendrier d’Outlook et décalez le rendez-vous à une autre date ou un autre moment de la journée. L’application propose d’envoyer une mise à jour au contact concerné afin qu’il valide la nouvelle option.
4 ENVOYEZ UNE INVITATION AU FORMAT ICALENDAR
Si la personne n’utilise pas Outlook.com, vous pouvez transmettre l’invitation à la réunion au format iCalendar. Lancez cette fois la version logiciel de Bureau d’Outlook. Sélectionnez le rendez-vous dans l’agenda, cliquez sur Transférer, Transférer comme iCalendar dans la section Actions de l’onglet Rendez-vous du ruban d’outils.