ARCHIVEZ VOS DOCUMENTS IMPORTANTS
La France est la championne de la paperasse ! Pour vous éviter de crouler sous les documents, nombre d'organismes passent au numérique et diffusent les pièces à conserver au format PDF.
Un petit tour sur la page des papiers à conserver du site Service-Public.fr donne véritablement le tournis, par le nombre de documents qu’il convient de garder précieusement – des contrats d’assurance aux avis d’imposition, en passant par les relevés de banque, les remboursements de soins, et jusqu’aux papiers des personnes décédées, dont certaines prestations sociales susceptibles d’être recouvrées jusqu’à cinq ans après leur disparition! La durée d’archivage, variable selon les cas, complique la vie des administrés, certains papiers pouvant être détruits après un an, d’autres devant être préservés la vie durant afin de répondre à une éventuelle demande du Trésor ou de faire valoir ses droits.
La transition numérique a conduit les services publics et les entreprises à délaisser les imprimés au profit de versions électroniques consultables sur l’espace en ligne personnel de l’abonné ou transmises par mail. C’est le cas, par exemple, des impôts et des taxes. Chaque contribuable retrouve ses justificatifs dans la rubrique Documents de la plateforme Impots.gouv.fr. Le site conserve les avis d’imposition et les déclarations pendant dix ans. Les banques privilégient elles aussi les communications électroniques pour les relevés de compte et les notifications d’opérations. Il reste néanmoins possible d’exiger l’envoi de documents papier auprès des établissements classiques, les néobanques imposant d’emblée le mode «tout numérique».
Scannez, archivez, conservez
L’Assurance Maladie, sur son site Ameli.fr, invite les assurés à consulter leur espace pour télécharger les relevés de remboursement couvrant les vingtsept derniers mois. Les bulletins de salaire émis par les entreprises n’échappent pas non plus à ce mouvement. Les fonctionnaires sont désormais notifiés chaque mois de l’arrivée de leur fiche de paie et incités à la télécharger au format PDF sur la plateforme commune aux différents ministères. Nombre de sociétés ont adopté cette démarche. Si ce n’est pas encore le cas de votre employeur, nous vous conseillons de scanner le document papier et de le copier dans le cloud. En prenant soin de nommer les fichiers de façon à les identifier rapidement. Sachez par ailleurs qu’il existe des services d’archivage spécialisés qui se chargent de récupérer automatiquement factures et documents auprès des boutiques et fournisseurs (EDF, internet, téléphone mobile, etc.) et de les classer dans des dossiers thématiques. Ainsi, l’abonnement à Digiposte (4euros/mois), service développé par La Poste, propose 100 gigaoctets de stockage sur des serveurs hébergés en France et un mode de consultation hors ligne.