Le numérique chez les notaires
Les nombreuses innovations ont changé le quotidien de la profession mais aussi celui des Français
Si dans votre esprit l’étude notariale est un lieu encombré de papiers, il va falloir vous mettre à la page ! Le notariat est l’une des professions les plus à la pointe en matière de transformation numérique, et ce depuis plus de vingt ans. En 1999, déjà, elle disposait d’une version informatisée du fichier central des dispositions de dernière volonté (FCDDV). L’autorisation de la signature de l’acte authentique électronique, en 2005, a été une étape importante dans cette transformation numérique. Le notariat a ainsi été la première profession en Europe à être dotée d’une certification de signature électronique sécurisée en 2007. Un an après, le premier acte était signé de cette façon. Concrètement, l’acte n’est plus sur papier mais numérisé. Une fois la lecture de l’acte faite, le notaire recueille le consentement des clients qui signent sur une tablette numérique, puis le notaire le signe lui-même et l’authentifie avec sa clé « Real » (protégée par un code secret). Une avancée qui représente un gain de temps, moins de consommation de papiers et qui facilite alors pour le client l’envoi de l’acte à divers organismes. Aujourd’hui, entre 90 et 95% des actes notariaux sont rédigés et signés électroniquement et près d’un quart des études seraient au zéro papier.
Simplification des démarches
D’autres initiatives se sont enchaînées. Pour faciliter l’accès en toute sécurité à un ensemble d’applications métier et de services depuis n’importe quel appareil, un réseau intra-notaires a vu le jour en 2015. Le travail collaboratif et la personnalisation sont au coeur des enjeux du numérique. Ainsi, des plateformes dont certaines ont été créées par des start-up, permettent aux notaires, professionnels et particuliers de travailler ensemble et d’échanger à distance sur un dossier. Chacun est tenu informé, par le biais de notifications et d’alertes automatiques, de l’avancée du dossier et des actions à réaliser. Ce service accélère les échanges et le traitement du dossier. Certains outils permettent également, par exemple, de stocker ses documents personnels sur un coffre-fort numérique, de réaliser un visioconseil... Depuis 2016, la profession s’est dotée d’un système de visioconférence sécurisé et agréé par elle, permettant notamment aux notaires de signer des actes à distance. Ainsi, un client à Strasbourg peut signer une promesse de vente chez son notaire tandis que le vendeur est chez le sien à Brest. Ces évolutions ont permis aux études notariales de poursuivre leurs missions pendant le confinement, même à distance. Elles ont même été renforcées pendant cette période puisque le décret du 3 avril 2020 a autorisé le notaire à établir un acte notarié sur support électronique malgré l’absence d’une ou de toutes les personnes visées par l’acte. Le notaire a ainsi pu recueillir le consentement du client par visioconférence pour signer les actes.