Work in Progress : L’e-mail, une arme de déresponsabilisation massive !

Avec le développement du courriel, une nouvelle population sévit en entreprise : les “serial forwardeurs”.

Le vrai problème n’est jamais la technologie mais la manière dont on s’en sert. Elle stresse toutes les dimensions de votre organisation et amplifie ses qualités et ses défauts. Si elle est dysfonctionnelle, vous allez continuer à faire n’importe quoi mais plus vite et à plus grand échelle qu’avant. Le pire exemple on l’a sous les yeux toute la journée : l’e-mail ! Ce qui était sur le papier un outil de communication prometteur est devenu un outil de désorganisation majeur. Pourquoi ? Il amplifie deux traits de caractère qui sommeillent en chacun de nous et ne demandent qu’à se manifester chez les moins rigoureux : la fainéantise et la lâcheté. Bref : le refus de faire face à ses responsabilités.

Patates chaudes

Grâce à la magie du bouton“forward” et à la possibilité de mettre la terre entière en copie, l’e-mail est devenu une machine à passer des patates chaudes quasi industriellement en disant à une personne “maintenant c’est chez toi” et à tout le monde “ce n’est plus mon problème”. Le tout sans avoir à s’expliquer comme on le ferait en face à face. Et un jour tout se grippe et une personne récupère les patates de tout le monde. Si vous êtes manager cette personne, c’est souvent vous ! Comment l’éviter ? En établissant des règles simples, connues de toute votre équipe, dans l'usage des e-mails comme par exemple :

• Une personne qui transfère une tâche doit expliquer dans son e-mail pourquoi elle la transfère ;

• Un e-mail commence et se termine par une formule de politesse. Cela complique la tâche des "serial forwardeurs" ;

• Ne lisez pas les messages dont vous êtes en copie et faites le savoir. Peu importe la manière dont il se débarrasse du pro-blème, c'est au responsable originel que vous demanderez des comptes ; • Utiliser le sujet des e-mails pour faciliter le travail du destinataire : [A LIRE] / [A VALIDER], etc. ;

• Dès qu'un e-mail s'adresse à plus de deux personnes, publiez dans un groupe de / votre réseau social d'entre-/ prise (Workplace, Slack, etc.) et n'envoyez par d'e-mail. Vous mobiliserez l'intelligence collective et vous informerez les personnes 7 concernées.

• Interdisez ( aux autres et à vous-même) l'usage de la copie cachée, outil prisé du lâche ou de l'hypocrite maladif. Parce que l'e-mail est très souvent cité, à juste titre, comme une pollution ou une source de stress dans les enquêtes RH, à vous de faire de cet outil simple ce qu'il devrait être : une façon de mieux commu-niquer, plus vite et plus efficacement. ■

Il amplifie deux traits de caractère: la fainéantise et la lâcheté