Gestion : Procure-to-pay, optimiser les achats
Les achats sont clés dans la performance des entreprises. Afin de les rendre plus efficaces, il peut être judicieux de les digitaliser et de s’équiper d’une solution de procure-to-pay (p2p). À condition d’avoir auparavant assaini ses processus achats. Par
Améliorer la performance d’une entreprise, ce n’est pas uniquement se préoccuper des bénéfices : les dépenses - et donc les achats- doivent également être suivis de près. Pour cela, pourquoi ne pas s’équiper d’une solution de procure to pay (p2p) ? Un tel outil permet de gérer toute la chaîne achat, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement du fournisseur. Qu’apporte une telle solution ? Les avantages sont nombreux. L’expression des besoins, tout d’abord, peut être simplifiée et rendue plus efficace à travers un catalogue. Non seulement les produits et services proposés dans ce catalogue font l’objet de conditions négociées mais la recherche pour les clients internes est facilitée. Un outil p2p permet également de référencer les bons de commande, de les valider, de les rapprocher des bonnes factures, etc… Et de ne les régler que si elles sont conformes à la commande et à la prestation. “Plus besoin d’identifier qui est à l’origine de la dépense, si la prestation a bien été réalisée. Tout est répertorié dans l’outil. Cela allège le travail et permet un meilleur contrôle du budget”, insiste Bertrand Gabriel, directeur général d’Acxias. Le contrôle du budget est effectivement un des autres avantages d’un outil p2p : “Dans le cadre d’un processus p2p, l’objectif est aussi de faire de la pré-affectation comptable et budgétaire afin de prédire les dépenses”, note Xavier Pierre-Bez, directeur pôle expertise avant-vente de Determine Corcentric. Les données achats sont en effet consolidées pour pouvoir faire des analyses. Xavier Pierre-Bez pense par ailleurs comme Bertrand Gabriel que le p2p permet de gagner en efficacité. “Cela limite voire éradique les doubles ou triples saisies de données”. L’efficacité est également due au fait que le processus est dématérialisé. “Il n’y a plus d’erreur, de perte de documents, etc… Les factures sont transmises électroniquement par les fournisseurs et traitées automatiquement”, décrit Delphine Hobbe, responsable marketing chez Basware. Ce traitement automatique des factures donne la possibilité de les régler plus rapidement, et de respecter les délais de paiement fournisseurs. Le p2p permet en effet la conformité réglementaire, au niveau des délais de paiement mais aussi des conflits d’intérêts : pour chaque étape, un workflow de validation permet à l’entreprise de prouver que ce n’est pas la même personne qui réalise la demande de paiement, la commande, la réception et le paiement.
EMBARQUER LES UTILISATEURS
Mais si un outil p2p permet véritablement d’optimiser les achats, il ne faut pas non plus croire que s’en équiper est magique. Il s’agit déjà de clarifier les processus achats. Xavier Pierre-Bez conseille de réaliser une cartographie des processus qui existent et qui n’existent pas au sein de l’entreprise afin de les prioriser et les refondre. Bertrand Gabriel recommande quant à lui de bien préparer la conduite du changement dès l’amont : “Le personnel ne va pas travailler de la même façon, il sera moins autonome sur les achats. Il s’agit donc de les intégrer aux ateliers de préparation et bien expliquer ce que cela va leur apporter”. La conduite du changement c’est également assurer la transition des équipes qui réalisaient jusqu’à présent des saisies vers d’autres tâches.
LE CONTRÔLE DU BUDGET EST UN DES AUTRES AVANTAGES D’UN OUTIL P2P