Vie de bureau : En réunion, innover à l’ère du Covid-19

Comment rendre ses réunions plus dynamiques et efficaces, en présentiel comme en virtuel, à l’ère du Covid-19 ? Plutôt que de multiplier les points sans objectifs précis, un seul mot d’ordre : créer des rituels et des moments plus agiles.

Le Covid-19 a chamboulé l’organisation des entreprises. Depuis mars, les réunions en “présentiel” se font rares et laissent place à la visioconférence. Un défi pour les managers. “Cette période où les effectifs sont dispersés les oblige à réinventer leurs techniques de réunion. Car ils ont vite pris conscience du risque d’isolement du travail à distance”, explique Louis Vareille, réuniologue. Ainsi, la réunion doit permettre de générer des idées, mais aussi d’entretenir les liens. “Aujourd’hui, les managers doivent aussi apprendre à animer d’une manière plus interactive, car l’attention se perd vite à distance”, observe Béatrice Rivas-Siedel, consultante en management. Plusieurs techniques permettent d’animer autrement une réunion. À distance mais aussi en “présentiel”.

Première étape : organiser des réunions quotidiennes et normalisées. “Avec un ordre du jour, des règles strictes, ainsi qu’un nombre de participants et une durée raisonnables”, précise Louis Vareille. Ces “daily meetings” sont courtes. Elles permettent de partager l’état d’avancement des projets et les obstacles rencontrés. “Ces mini réunions poussent chacun à aller droit au but. Mais il ne s’agit pas de faire du reporting : ce sont des moments de synchronisation et de prises de décision rapides”, explique Béatrice Rivas-Siedel. À noter qu’en présentiel, ces rituels peuvent devenir des “stand up meetings” : l’animateur et les participants peuvent se tenir debout, pour “adopter une posture dynamique et favorable à la production d’idées.”

BRAINSTORMING ET OUTILS COLLABORATIFS

Seconde étape : organiser des réunions vivantes, dont le but est de faire participer tout le monde. “Pour générer des idées innovantes, chacun doit pouvoir apporter sa contribution”, indique Louis Vareille. En présentiel, les séances de brainstorming et leurs traditionnels post-it demeurent une valeur sûre : “chacun écrit une idée de façon anonyme, ce qui libère la parole. L’intelligence collective est stimulée, l’esprit d’équipe aussi”, note Béatrice Rivas-Siedel. À distance, des logiciels tels que Teams ou Lucidpark proposent d’utiliser

des tableaux blancs virtuels, qui permettent là aussi de favoriser la collaboration. Les outils collaboratif permettent de renforcer les liens entre salariés. Zoom, Sparkup et Klaxoon proposent par exemple d’organiser des quizz, des sondages et des votes lors des réunions. “Ce sont des services ludiques, qui créent de l’interactivité et augmentent l’engagement de chacun. Mais attention à ne pas se reposer uniquement dessus, car ils resteront des gadgets si le manager ne change pas de posture”, prévient Béatrice Rivas-Siedel. “À distance comme en présentiel, il faut éviter les platitudes, être plus précis, et mettre davantage de bienveillance dans les échanges”, explique-t-elle.

LUDIFICATION ET MÉTHODES AGILES

La dernière étape sera la ludification, avec les méthodes agiles. Les “scrum meetings”, ou "mêlées”, peuvent être organisés en présentiel comme en virtuel. Ils peuvent être quotidiens, devenant des “daily scrum meetings”. Le principe, quelle que soit leur durée, est de charger un “scrum master” d’animer la réunion, tandis qu'un “time keeper” fait en sorte de la rythmer. Pour favoriser les échanges, chacun doit être, à tour de rôle, “scrum master”. Les participants présentent leurs projets et échangent sur leurs bonnes pratiques. “Quand la réunion est plus longue et hebdomadaire, ils trouvent aussi des solutions”, constate Louis Vareille. Une autre méthode, les “chapeaux de Bono”, se rapproche du jeu de rôle : chaque participant porte un chapeau. En fonction de sa couleur, il doit tenir un discours factuel, optimiste, émotionnel, critique ou créatif. “Ces chapeaux permettent d’envisager tous les points de vue et rendent possible des discussions plus décomplexées”, indique Béatrice Rivas-Siedel. Les managers peuvent aussi diviser des réunions “plénières” en petits groupes de travail autonomes. En virtuel, Zoom permet notamment de diviser une visioconférence en plusieurs “salles de réunion”. “Cette technique d’animation est ludique et permet de générer des idées innovantes, même avec un effectif nombreux”, conclut la coach. ■