Transition numérique : SIRH, réussir sa mise en oeuvre

Les systèmes d'information RH (SIRH) sont devenus incontournables dans la plupart des entreprises. En automatisant les tâches d'administration du personnel et en permettant d’avoir une vision globale de leur organisation et de leurs missions, les RH gagnent en efficacité. Mais à condition d’avoir au préalable relevé le défi de l’implantation de SIRH.

La transformation numérique des entreprises concerne de nombreux métiers et notamment les ressources humaines. Les RH doivent relever différents défis de taille : meilleure connaissance de ses collaborateurs, recensement des compétences disponibles, gestion des équipes et de leurs objectifs à distance, formation des collaborateurs.

Pour les relever, l’intégration d’une solution d’automatisation apparaît pour ses professionnels comme la principale solution. Selon une étude menée Axys Consultants, en septembre et octobre 2019 auprès de 128 DRH en France, 56 % des entreprises disposeront d’un outil d’automatisation des tâches administratives (SIRH), 49 % intégreront un chatbot/ agent conversationnel pour gérer les candidatures et 41 % auront déployé des outils capables d’analyses et de génération automatisée de documents (réponse à des emails, CR d’entretiens…).

LE SIRH DANS LE CLOUD

La paie étant considérée comme l’un des processus RH les plus coûteux et chronophages, la majorité (79 %) des décideurs RH souhaitent la numérisation des processus et des documents associés, selon une étude de Markess. Les analystes de ce cabinet ont identifié trois enjeux clés pour les RH auxquels le digital peut répondre : Automatiser les processus RH Améliorer la performance de la fonction RH Fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises réfléchissent au déploiement d’un "Système

d'Information Ressources Humaines" (SIRH). Cette évolution vers plus d’automatisation s’est accélérée depuis quelques années (article D3243-7 du Code du travail concernant la dématérialisation des fiches de paie, loi n° 20161088 du 8 août 2016 ou loi El Khomri…). Une tendance qui va s’accélérer dans les prochaines années. Le cabinet Markess, dans une récente étude, estime que ce marché atteindra 3,4 milliards d’euros cette année.

Les solutions basées sur les technologies Cloud (mode Saas) gagnent des parts de marché face aux licences de logiciels, celles-ci ne représentant plus que 16 % du marché, alors que les solutions Cloud en occupent 31 %. Mais la facilité de dépliement (en mode SaaS, il n’y a pas d’installation sur tous les postes de travail), la flexibilité et une interface souvent plus intuitive de ces programmes ne signifient pas qu’ils soient une solution miracle. Ils n’exonèrent pas les entreprises d’avoir une réflexion méthodique permettant d’identifier précisément leurs besoins et leurs moyens. Avant tout déploiement, la première étape consiste à réaliser une étude de cadrage qui consiste à prendre en considération le contexte propre à l’entreprise, sa culture et sa stratégie business. Chaque entreprise doit pouvoir mettre l’accent sur ses besoins particuliers en matière de recrutement, de formation, de mobilité.

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Il existe autant de projets SIRH que d’entreprises ! Ensuite, il convient d’analyser en toute objectivité (ce qui implique généralement de faire appel à des experts extérieurs pour prendre du recul) ses processus actuels afin d’identifier rapidement les points d’amélioration et les priorités des RH. Cette étape permet ainsi de savoir si l’on doit s’orienter vers une seule solution ou utiliser plusieurs logiciels spécialisés. Avant de déployer tel ou tel module (recrutement, formation, gestion des carrières) ou une solution généraliste, il est en effet primordial qu’ils définissent leurs priorités en fonction de la valeur ajoutée qu’un module va apporter à l’entreprise, et non en fonction d’une urgence ou d’une criticité. Un cahier des charges précis s’avère indispensable. Dans cette optique, l’implémentation des modules offrant le ROI le plus rapide apparaît comme une bonne stratégie pour insuffler une bonne dynamique au sein de l’équipe RH. La troisième étape est la sélection du SIRH. Sur le papier, beaucoup se ressemblent. Mais ce qui fait la différence entre un éditeur et un autre, c'est la vision produit, autrement dit la qualité de la réponse opérationnelle que le produit est en mesure de vous apporter. Il ne faut pas oublier qu’un SIRH doit être avant tout pragmatique et capable de s’intégrer avec les autres briques du Système d’information (SI) : comptabilité, ERP mais aussi avec d'autres services SaaS courants comme des messageries et des plates-formes largement répandues comme Microsoft 365. Reste l’essentiel pour assurer la réussite d’un déploiement SIRH : la communication auprès de tous les collaborateurs. Un projet SIRH ne s’arrête pas au choix de l’outil, il continue également après son déploiement dans votre entreprise. En communiquant précisément, la direction des ressources humaines pourra lever des doutes auprès des salariés. Pour minimiser les réticences, il est important de communiquer sur les bénéfices individuels et communs. En conclusion, les SIRH doivent être considérés comme de véritables piliers dans la digitalisation de la fonction RH. Ils permettent aux RH de gagner beaucoup de temps dans les tâches administratives et de se concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées. ■