SIMPLIFIER LA COMPTABILITÉ

Sous l’impulsion de l’Etat, la dématérialisation des factures s’accélère. De plus en plus d’entreprises y trouvent leur intérêt : meilleur suivi et traçabilité plus efficiente, conformité simplifiée et, bien sûr, baisse des coûts.

Les factures papier classées et rangées dans des armoires appartiendront bientôt au passé. L’avenir est à la facture dématérialisée ou plus précisément à la facture électronique. Car ces deux termes sont encore trop souvent confondus. La première est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. La seconde est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Les entreprises doivent donc passer à la facturation électronique sans plus attendre! Pour lutter contre la fraude à la TVA, le projet de loi de finances pour 2020 a en effet prévu de rendre obligatoire ce procédé. La facture électronique sera obligatoire en BtoB en 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI et 2026 pour les TPE-PME.

MOINS COMPLEXE, MOINS CHRONOPHAGE ET MOINS COÛTEUSE

Cette obligation n’est pas la seule raison de migrer vers une solution plus moderne. Le coût de traitement moyen d’une facture papier est compris entre 8 et 9,50 euros, alors que le coût d’une facture électronique est d’environ 5 euros. Avec une diminution des coûts de 30 % à plus de 50 %, la facture électronique représente donc une opportunité économique non négligeable. Cette solution permet aussi de réduire les retards de paiement en accélérant les délais de transmission et surtout les délais de traitement des factures. Rappelons que le montant des retards de paiement en France est estimé à plus de 20 milliards d’euros et qu’il est subi à hauteur de 80 % par les TPE-PME et 20 % par les ETI, selon l’Observatoire des délais de paiement. La dématérialisation du cycle des factures concerne aussi celle des fournisseurs. Leur gestion est devenue trop complexe, trop chronophage et trop coûteuse. Avec la multiplication des canaux d’entrée (papier, e-mail, portail, EDI ou échange de données informatisé) et l’absence de ressources pour y faire face, la facture électronique devient donc un impératif.

Le principe de la dématérialisation des factures fournisseur est de créer un processus de réception et de traitement des documents quelle que soit leur source et quelle que soit leur nature (papier ou PDF image). C’est ce qu’on appelle le flux de travail ou workflow. Les factures fournisseurs suivent un parcours fléché et organisé qui permet aux entreprises de gagner un temps précieux. Qu’il s’agisse de factures clients ou fournisseurs, la facturation électronique permet donc de fluidifier l’ensemble du processus de comptabilité.