LA CHECK-LIST AUTOMATIQUE DE TOUS VOS DOCUMENTS

Les données sont au coeur de toutes les activités d’une entreprise. Avoir la totale maîtrise sur les nombreux documents traités en permanence par vos différents services est essentiel. Pour relever ce défi et gagner en efficacité, il est nécessaire de dis

Sans gestion électronique des documents (GED), il n’y a pas de dématérialisation ! La gestion et la classification d’un grand nombre de documents administratifs (dossiers d’embauche, de crédit, création fournisseurs, etc.) sont à l’origine d’une multitude de tâches manuelles. Un travail indispensable pour assurer la bonne organisation interne, mais tellement chronophage ! Pour preuve, l’association information management (AIM) évalue en moyenne à 7h30 par semaine la recherche d’information sans aboutissement. Avec un logiciel de GED, une entreprise peut réduire d’environ 20 % le temps consacré au traitement des factures et autres documents administratifs. En automatisant et indexant les flux numériques, une solution de GED facilite l’accès à l’information par vos différents services. Ainsi, vos collaborateurs sont assurés de disposer du bon document au bon moment! Tout est synchronisé en temps réel et archivé dans un espace unique et sécurisé. Cet archivage permet de limiter les risques de vol de données sensibles ou à caractère personnel (en référence au RGPD…), les modifications non autorisées ou encore les pertes de données.

UNE CHECK-LIST AUTOMATIQUE

Le traitement des dossiers par le responsable RH est facilité. Une solution GED agit comme une check-list automatique qui assure un suivi complet des dossiers en cours, de la création d’un dossier d’embauche à celle d’un dossier salarié, en passant par la génération d’un dossier d’assurance ou encore de vente de véhicule. Une solution GED est capable de mettre en évidence la présence ou l’absence d’un document en utilisant un code couleur précis. Les dossiers incomplets sont systématiquement remontés lors de la validation, avec la liste des pièces manquantes indiquée sur le document référent. L’administrateur disposant des droits d’accès peut ainsi visualiser, d’un simple coup d'oeil et en temps réel, le statut de complétude du dossier.

La GED représente donc un incontestable point d’optimisation des process et du partage de l’information. La circulation des documents devient plus fluide et répond aux contraintes de dématérialisation de plus en plus fortes.