Pe­tits pa­trons : comment ap­pli­quer la ré­forme ? f Pour les contrats courts,

Si vous ne vous sen­tez pas tout à fait prêt, pas de pa­nique ! Pour les TPE, l’urs­saf peut prendre en charge la col­lecte et le re­ver­se­ment de l’im­pôt à l’état. Ce que vous de­vez sa­voir sur les mo­da­li­tés du nou­veau pré­lè­ve­ment.

Dossier Familial - - DOSSIER - Par Na­tha­lie Cheys­son-ka­plan

Tous les re­ve­nus que je verse à mes sa­la­riés sont-ils sou­mis au pré­lè­ve­ment à la source ?

Non, la re­te­nue à la source ne s’ap­plique qu’aux élé­ments de ré­mu­né­ra­tion qui sont im­po­sables : sa­laire pro­pre­ment dit, primes de toute na­ture (an­cien­ne­té, fin de CDD, etc.), par­ti­ci­pa­tion et in­té­res­se­ment lorsque les sa­la­riés de­mandent leur ver­se­ment im­mé­diat, avan­tages en na­ture, in­dem­ni­tés de ma­la­die ver­sées pen­dant les deux pre­miers mois d’un ar­rêt de tra­vail si vous main­te­nez le sa­laire de vos em­ployés et per­ce­vez les in­dem­ni­tés de la Sé­cu­ri­té so­ciale à leur place.

En re­vanche, si vous ver­sez à vos sa­la­riés des in­dem­ni­tés ou des rem­bour­se­ments de frais, des primes de tran­sport pour cou­vrir leurs tra­jets do­mi­cile-tra­vail, ces sommes ne sont pas sou­mises à la re­te­nue à la source.

Ce­la s’ap­plique-t-il de la même fa­çon pour tous les types de contrats ?

f Pour les ap­pren­tis et les sta­giaires, les sommes que vous leur ver­sez ne sont pas sou­mises au pré­lè­ve­ment à la source tant que leur mon­tant cu­mu­lé n’a pas at­teint la li­mite an­nuelle à hau­teur de la­quelle elles sont exo­né­rées (17 982 eu­ros en 2018, et lé­gè­re­ment plus en 2019). Dès le mois où le mon­tant cu­mu­lé des in­dem­ni­tés et des sa­laires ver­sés dé­passe ce seuil, ces sommes sont sou­mises au pré­lè­ve­ment à la source. lorsque vous em­bau­chez des sa­la­riés à la se­maine ou au mois, l’ad­mi­nis­tra­tion fis­cale n’a ma­té­riel­le­ment pas le temps de vous trans­mettre leur taux per­son­na­li­sé. Vous de­vez alors leur ap­pli­quer le taux non per­son­na­li­sé de la grille de taux par dé­faut cor­res­pon­dant à leur ni­veau de sa­laire (voir ta­bleau page 38). Si leur contrat ne dé­passe pas deux mois de date à date, un abat­te­ment cor­res­pon­dant à un de­mis­mic net im­po­sable (soit 615 eu­ros) est ap­pli­qué au mon­tant du sa­laire net im­po­sable. Toutes ces opé­ra­tions sont au­to­ma­ti­que­ment ef­fec­tuées par les lo­gi­ciels de paie ac­tua­li­sés que vous ou votre comp­table uti­li­sez.

Comment puis-je faire pour mettre en oeuvre le nou­veau dis­po­si­tif dans deux mois ?

Pour les en­tre­prises qui gèrent la paie de leurs sa­la­riés ou qui la sous-traitent à un ex­pert­comp­table, la mise en oeuvre du pré­lè­ve­ment à la source passe par la dé­cla­ra­tion so­ciale no­mi­na­tive (DSN) dont l’uti­li­sa­tion est obli­ga­toire de­puis le 1er jan­vier 2017.

Lorsque vous avez rem­pli la DSN en sep­tembre der­nier pour la paie du mois d’août, la di­rec­tion gé­né­rale des fi­nances pu­bliques (DGFIP) vous a adres­sé en re­tour, dans la deuxième quin­zaine de sep­tembre, un compte ren­du mé­tier (CRM) no­mi­na­tif pour chaque sa­la­rié. Ces CRM in­diquent si des er­reurs d’iden­ti­fi­ca­tion ont été dé­tec­tées, afin de vous per­mettre de les cor­ri­ger avant le mois de jan­vier. Dans le cas contraire, ils com­por­taient le taux à ap­pli­quer à chaque sa­la­rié pour vous per­mettre de le men­tion­ner – à titre d’in­for­ma­tion – sur les feuilles de paie de la fin de l’an­née 2018.

La DGFIP ré­pé­te­ra cette opé­ra­tion tous les mois. Les taux trans­mis sont va­lables et uti­li­sables jus­qu’à la fin du deuxième mois qui suit leur trans­mis­sion. Pour le pré­lè­ve­ment à la source à mettre en place en jan­vier 2019, vous de­vrez donc uti­li­ser les taux trans­mis en dé­cembre ou en no­vembre. « Ces taux sont in­té­grés au­to­ma­ti­que­ment dans les lo­gi­ciels de paie com­mer­cia­li­sés sur le mar­ché. Il n’est pas né­ces­saire d’al­ler ré­cu­pé­rer les fi­chiers. La trans­mis­sion se fait de ma­nière au­to­ma­tique et dé­ma­té­ria­li­sée », ex­plique Charles-éme­ric Le Roy, di­rec­teur de la ligne de ser­vices So­cial et RH au sein du ca­bi­net GMBA.

Si vous em­ployez moins de 11 sa­la­riés et avez op­té pour un paie­ment tri­mes­triel de vos co­ti­sa­tions so­ciales, cette op­tion im­plique au­to­ma­ti­que­ment un re­ver­se­ment tri­mes­triel du pré­lè­ve­ment à la source à l’ad­mi­nis­tra­tion fis­cale. « Les pe­tites en­tre­prises doivent être at­ten­tives à la ges­tion de leur tré­so­re­rie, les mon­tants à re­ver­ser pou­vant être im­por­tants en fin de tri­mestre », ajoute l’ex­pert. À dé­faut d’op­tion pour un ver­se­ment tri­mes­triel, le pré­lè­ve­ment doit être re­ver­sé le 18 de chaque mois pour les en­tre­prises de moins de 50 sa­la­riés dont la date li­mite de dé­pôt de la DSN est fixée au 15. La seule chose que vous avez à faire est de vous as­su­rer que vous avez bien in­di­qué, dans votre es­pace pro­fes­sion­nel sur Im­pots.gouv.fr, les co­or­don­nées ban­caires (BIC et IBAN) du compte ban­caire à uti­li­ser pour le re­ver­se­ment du pré­lè­ve­ment à la source à la DGFIP. Et ne pas ou­blier d’adres­ser à votre banque le man­dat SEPA cor­res­pon­dant, rem­pli et si­gné avant le pre­mier pré­lè­ve­ment qui in­ter­vien­dra en fé­vrier 2019 pour la paie de jan­vier.

Comment faire si au­cun taux n’est trans­mis ?

Si vous ne dis­po­sez pas d’un taux per­son­na­li­sé – soit parce que le fisc ne vous l’a pas trans­mis, soit parce qu’il s’agit d’un sa­la­rié nou­vel­le­ment em­bau­ché –, vous de­vez néan­moins ap­pli­quer un pré­lè­ve­ment à la source sur le sa­laire ver­sé en uti­li­sant les taux par dé­faut is­sus d’une grille de taux ac­tua­li­sés chaque an­née. Ces grilles de taux ont été in­té­grées aux lo­gi­ciels de paie, et le taux non per­son­na­li­sé cor­res­pon­dant au sa­laire ver­sé s’ap­plique au­to­ma­ti­que­ment. En cas de nou­velle em­bauche d’un sa­la­rié qui a dé­jà un taux per­son­na­li­sé, il se­ra pos­sible de ré­cu­pé­rer son taux grâce au ser­vice

To­paze dé­ve­lop­pé par Net-en­tre­prises pour l’ap­pli­quer dès le pre­mier sa­laire ver­sé.

« Ce ser­vice se­ra mis en ligne en dé­cembre », pré­cise Charles-éme­ric Le Roy.

Est-il pos­sible de dé­lé­guer la mise en oeuvre du pré­lè­ve­ment à la source ?

Si vous uti­li­sez le titre em­ploi ser­vice en­tre­prise (TESE) ou le chèque em­ploi as­so­cia­tif (CEA) mis en place par l’urs­saf pour les PME et as­so­cia­tions de moins

de 20 sa­la­riés pour cal­cu­ler les sa­laires de vos em­ployés et édi­ter leurs feuilles de paie, ces ser­vices vont prendre en charge, dès jan­vier pro­chain, le pré­lè­ve­ment de l’im­pôt à la source à votre place. L’ad­mi­nis­tra­tion fis­cale trans­met di­rec­te­ment au centre TESE ou CEA dont vous dé­pen­dez le taux à ap­pli­quer au re­ve­nu de chaque col­la­bo­ra­teur, fixé à la suite de leur der­nière dé­cla­ra­tion d’im­pôt. À par­tir de ces élé­ments, le centre cal­cule le mon­tant du pré­lè­ve­ment pour cha­cun de vos sa­la­riés et vous com­mu­nique en­suite le mon­tant du sa­laire net à leur

ver­ser. Pour les sa­la­riés im­po­sables, le mon­tant de la re­te­nue à la source est pré­le­vé par l’urs­saf en même temps que vos co­ti­sa­tions so­ciales sur le compte ban­caire de votre en­tre­prise. Vous n’avez pas à vous en oc­cu­per.

PEN­SEZ-Y // Les en­tre­prises de moins de 20 sa­la­riés peuvent adhé­rer au ser­vice TESE de l’urs­saf gra­tui­te­ment sur Le­tese.urs­saf.fr. À par­tir de leurs dé­cla­ra­tions, le centre TESE s’oc­cu­pe­ra des bul­le­tins de paie et de la DSN et re­ver­se­ra les co­ti­sa­tions so­ciales et l’im­pôt des sa­la­riés qu’elles au­ront pré­le­vés.

Comment mo­di­fier les bul­le­tins de paie ?

Les bul­le­tins de paie sont au­to­ma­ti­que­ment gé­né­rés par les centres TESE ou CEA, si vous uti­li­sez ces ser­vices, ou par les lo­gi­ciels de paie. Les fiches de paie doivent com­por­ter le re­ve­nu net de co­ti­sa­tions so­ciales avant pré­lè­ve­ment, le taux et la na­ture du taux du pré­lè­ve­ment à la source (per­son­na­li­sé ou non per­son­na­li­sé), le mon­tant du pré­lè­ve­ment ef­fec­tué, ain­si que le mon­tant du re­ve­nu net à ver­ser après dé­duc­tion du pré­lè­ve­ment.

PEN­SEZ-Y // As­su­rez-vous que votre édi­teur de lo­gi­ciels de paie a in­té­gré cor­rec­te­ment les taux de pré­lè­ve­ment pour édi­ter les bul­le­tins de paie. Liste des édi­teurs qui ont pas­sé les tests avec suc­cès sur https://bit.ly/2oox642.

Comment in­for­mer mes sa­la­riés ?

Vous n’avez au­cune obli­ga­tion d’in­for­ma­tion vis-à-vis de vos sa­la­riés. Au mi­ni­mum, vous avez in­té­rêt à les in­for­mer du pré­lè­ve­ment sup­plé­men­taire qui va être ef­fec­tué sur leur paie à par­tir de jan­vier. Vous pou­vez uti­li­ser pour ce­la les kits pro­po­sés par l’ad­mi­nis­tra­tion fis­cale sur Pre­le­ve­men­ta­la­source.gouv.fr.

« La dif­fu­sion d’une in­for­ma­tion com­plète et ai­sé­ment com­pré­hen­sible qui ré­ponde aux nom­breuses in­ter­ro­ga­tions des sa­la­riés est le meilleur moyen de li­mi­ter la perte de temps consa­cré à ré­pondre ou ten­ter de ré­pondre à leurs ques­tions », re­com­mande Béa­trice Hin­gand, di­rec­teur de ré­dac­tion aux Édi­tions Fran­cis Le­febvre.

Dois-je dé­po­ser une dé­cla­ra­tion pour les mois où je ne verse pas de sa­laires ?

Les règles ne changent pas. La DSN est men­suelle et obli­ga­toire. Si vous n’avez au­cun sa­la­rié pen­dant cer­tains mois de l’an­née, vous de­vez dé­po­ser une « DSN néante ». Ce­la per­met d’évi­ter les re­lances in­utiles des or­ga­nismes de pro­tec­tion so­ciale et du fisc. Par contre, lorsque le contrat de tra­vail d’un sa­la­rié est tem­po­rai­re­ment sus­pen­du, par exemple en cas de congé sab­ba­tique, et dans la me­sure où une fiche de paie est gé­né­rée pour ce sa­la­rié, il faut l’in­di­quer dans la DSN « nor­male » avec ses don­nées de ré­mu­né­ra­tion, même nulles.

Quel taux ap­pli­quer aux per­sonnes que j’em­bau­che­rai en 2019 ?

Pour les deux pre­mières paies, tant que vous n’au­rez pas ré­cu­pé­ré le taux des sa­la­riés que vous ve­nez d’em­bau­cher à par­tir du re­tour de la DSN, le pré­lè­ve­ment est ef­fec­tué sur la base d’un taux non per­son­na­li­sé, is­su de la grille de taux neutre. Le lo­gi­ciel de paie ap­plique au­to­ma­ti­que­ment le taux qui cor­res­pond au ni­veau de sa­laire ver­sé. Ce taux est dé­fi­ni­tif. Vous n’avez pas de cal­cul ré­tro­ac­tif à ef­fec­tuer lorsque le taux per­son­na­li­sé vous se­ra trans­mis. At­ten­tion : même si votre nou­velle re­crue connaît son taux per­son­na­li­sé et vous four­nit ses

an­ciennes feuilles de paie, vous ne pou­vez pas l’ap­pli­quer. Seule pos­si­bi­li­té, ré­cu­pé­rer son taux per­son­na­li­sé en in­ter­ro­geant To­paze, sans at­tendre le re­tour de la DSN.

De­vrai-je rem­bour­ser un sa­la­rié qui au­ra si­gna­lé un chan­ge­ment de si­tua­tion au fisc et dont le taux met du temps à s’ajus­ter ?

Non, vous n’avez pas à rem­bour­ser le sa­la­rié. En re­vanche, si vous avez ap­pli­qué un taux plus éle­vé que ce­lui trans­mis par le fisc ou si le pré­lè­ve­ment a été ap­pli­qué sur des sommes non im­po­sables, vous pou­vez ré­gu­la­ri­ser la si­tua­tion à par­tir de la DSN du mois sui­vant et lui rem­bour­ser le trop-perçu en l’im­pu­tant sur le pré­lè­ve­ment à ver­ser au cours du ou des mois sui­vants. Mais vous ne pou­vez rec­ti­fier les er­reurs que vous avez com­mises au cours d’une an­née que jus­qu’en jan­vier de l’an­née sui­vante. Si vous vous aper­ce­vez de votre er­reur trop tard, le sa­la­rié de­vra cor­ri­ger lui-même les mon­tants pré­le­vés à tort sur sa dé­cla­ra­tion de re­ve­nus.

Si un sa­la­rié me de­mande de chan­ger de taux, que faire ?

Le ré­orien­ter vers l’ad­mi­nis­tra­tion fis­cale et son compte per­son­nel sur Im­pots.gouv.fr. Une fois sa de­mande prise en compte, l’ad­mi­nis­tra­tion fis­cale cal­cu­le­ra son nou­veau taux per­son­na­li­sé et vous le com­mu­ni­que­ra par le biais de la DSN. Ce nou­veau taux s’ap­pli­que­ra, au plus tard, le troi­sième mois sui­vant la de­mande de chan­ge­ment.

La dé­cla­ra­tion so­ciale no­mi­na­tive (DSN) re­groupe l’en­semble des dé­cla­ra­tions so­ciales faites par une en­tre­prise. Elle est men­suelle et dé­ma­té­ria­li­sée.

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