Procès-verbal de l'assemblée

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10-19

Toute délibération de l'assemblée des associés est constatée par un procès-verbal qui mentionne (c. com. art. R. 223-24) :

- la date et le lieu de la réunion ;

- les nom, prénoms et qualité du président ;

- les nom et prénoms des associés présents ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun (s'il y a lieu, les mandats de représentation) ;

- si les statuts le prévoient, une feuille de présence ;

- les récépissés des lettres recommandées de convocation (en cas de convocation électronique, la copie de ces convocations) ;

- l'ensemble des documents et rapports soumis à l'assemblée ;

- le texte des résolutions mises aux voix (y compris la proposition d'affectation du résultat) et, le cas échéant, les questions écrites posées par les associés ;

- un résumé des débats et des réponses apportées aux questions écrites ;

- le résultat des votes de chaque résolution.

Si certains associés demandent la consignation au procès-verbal de leurs observations, protestations ou déclarations particulières, c'est au président de séance qu'il appartient de décider si cette demande doit être accueillie ou non et, comme pour les débats eux-mêmes, de faire ratifier sa décision, s'il y a lieu, par un vote spécial de l'assemblée.

Un associé ne peut, en aucun cas, imposer l'insertion au procès-verbal d'observations considérées comme contraires à l'intérêt de la société ou particulièrement longues ou injurieuses.

• Quand rédiger le procès-verbal ? Le cadre du procès-verbal est généralement préétabli de façon à être complété séance tenante ; il convient alors d'y ajouter le nom des associés présents et représentés, un résumé des débats et les résultats des votes, résolution par résolution.

• Covid-19. Lorsqu'il est fait application des mesures exceptionnelles mises en place pour face à la crise du covid-19 (voir §§ 10-1 à 10-4), le procès-verbal doit le mentionner. Le procès-verbal doit également rappeler la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires (décret 2020-418 du 10 avril 2020, art. 4).

En cas de consultation écrite, la réponse de chaque associé doit lui être annexée

R. 223-24).

Enfin, le procès-verbal doit faire état, le cas échéant, de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu'il a perturbé le déroulement de l'assemblée (c. com. art. R. 223-24). (c. com. art.