Travaillez à plusieurs sur un même fichier Google Docs
Parce qu’il est accessible de n’importe où, le service Google Docs offre à plusieurs intervenants de collaborer sur un même document. Voici comment en tirer parti.
Créez votre premier document
Avant d’inviter des collaborateurs à vous rejoindre, encore faut-il avoir un document à partager. Rendez-vous sur le site Google Docs ( bit.do/egp25) et ouvrez un nouveau fichier depuis le menu du service (les trois barres en haut à gauche). Vous pouvez choisir de créer un texte (Docs), une feuille de calcul (Sheets) ou une présentation (Slides). Le document vierge s’affiche à l’écran, surmonté des barres d’outils et de menus de Google Docs. Cliquez ensuite sur le bouton Partager en haut à droite et nommez le fichier. Il est maintenant temps de convier vos collègues ou amis à venir vous donner un coup de main.
Lancez les invitations
Il vous suffit pour cela d’indiquer les noms des personnes avec qui partager le document, ou si elles ne figurent pas dans vos contacts Google, leur adresse mail. Profitez-en pour attribuer à chacun les droits d’accès au fichier (modification seule, commentaires ou lecture). Les invités recevront un message contenant un lien vers le document. Attention, pour y accéder, il leur sera demandé de s’identifier à l’aide d’une adresse Google ou de s’inscrire s’ils ne possèdent pas encore de compte (la démarche est gratuite et ne demande que quelques minutes).
Travaillez à quatre mains ( ou plus !)
Plusieurspersonnespeuvent intervenir sur le document, Google Docs enregistrant les modifications en temps réel. Pour optimiser le travail, mieux vaut assigner des tâches différentes à chacun : un collaborateur se chargera de poursuivre la rédaction pendant que ses collègues reliront le début du document ou en effectueront la mise en page. Pour insérer un commentaire, sélectionnez un paragraphe, cliquez sur + dans la marge droite et entrez votre texte. L’identité de l’auteur du commentaire est indiquée.
Commentez, suggérez ou modifiez
Pour répondre à un commentaire, cliquez simplement sur la bulle et saisissez votre réponse. Il est aussi possible de proposer une modification. Sélectionnez la partie du texte qui mérite selon vous des aménagements, puis dans la barre d’outils, sélectionnez Édition, puis Suggestion (ou Modifier si vous décidez de passer outre l’avis des autres participants et d’imposer vos corrections).
Restaurez une ancienne version du fichier
Avec le mode collaboratif de Google Docs, il est très facile derécupérertoutoupartied’undocumentencasdemodificationsmalheureuses.lesversionssuccessivesdufichier sont en effet conservées sur le cloud. Vous pouvez aussi savoir qui a effectué les changements. Pointez sur le lien Toutes les modifications ont été enregistrées et naviguez jusqu’à la mouture voulue.