Réussissez vos publipostages

Le publipostage permet d’adresser un courrier personnalisé à un groupe de correspondants, par mail ou par voie postale. Préparez un document type, le fichier de contacts et LibreOffice se charge du reste.

CRÉEZ LA BASE DE DESTINATAIRES

LibreOffice gère aisément les publipostages. La suite propose notamment un Assistant mailing qui assure le lien entre votre lettre et la base de données des destinataires. Il s’adapte aux exigences de l’époque et propose d’envoyer les courriers par mail. Commencez par créer dans le module tableur une feuille de calcul qui recense les coordonnées postales des destinataires du publipostage. Construisez le tableau en insérant autant de colonnes que nécessaire (Nom, Adresse, Code postal, Ville, etc.). Si vous possédez déjà un fichier de ce type, vérifiez que tous les champs utiles sont présents et assurezvous que les coordonnées de vos contacts sont exactes.

COMPOSEZ LA LETTRE

Ouvrez LibreOffice Writer pour élaborer la lettre type. Déroulez le menu Outils et sélectionnez la commande Assistant Mailing. Le publipostage s’organise en 8 temps. Passer d’une étape à l’autre avec le bouton Suivant au bas de la fenêtre. Vous êtes tout d’abord invité à désigner le document qui sera personnalisé à partir des informations contenues dans la fiche de vos contacts. Cliquez sur Créer un document, sur Utiliser le document actif si vous avez déjà entrepris sa rédaction ou encore sur Autrement, puis Parcourir dans le cas où vous souhaitez vous appuyer sur un fichier existant. Pointez sur Suivant et cochez l’option Lettre dans Type de document.

SÉLECTIONNEZ LA LISTE D’ADRESSES

Validez votre choix d’un clic sur Suivant, l’assistant demande d’insérer un bloc d’adresse pour préparer le publipostage. Pointez sur Sélectionner une liste d’adresses, puis sur le bouton Ajouter. Désignez la feuille de calcul qui abrite la liste des contacts. Passez à l’étape suivante par Ajouter. Une fois cette formalité accomplie, assurez-vous que Writer et Calc communiquent correctement et lient convenablement le bloc d’adresses nécessaire au publipostage et les données de la feuille de calcul en cliquant sur Correspondance des champs. En cas d’erreur, activez le bouton Plus et éditez le bloc.

PERSONNALISEZ LA MISE EN PAGE

Un publipostage consiste à effectuer des envois en nombre en donnant l’impression de courriers individualisés. L’assistant Mailing propose de personnaliser la formule de salutation. Adaptez le contenu en fonction du genre de votre contact. Indiquez la formule ainsi que les champs de correspondance en fonction des relations que vous entretenez avec les destinataires. Observez la section Aperçu pour visualiser le résultat. Ajustez la mise en page du publipostage en positionnant le bloc d’adresses. Quand vous êtes satisfait, pointez sur Terminer, puis imprimez les courriers.