Organisez le travail en mode collaboratif

Avec Google Docs, tous vos invités accèdent à l’ensemble des fonctionnalités disponibles sans avoir de logiciels à installer sur leur ordinateur. Il leur suffit de détenir un compte Google.

SÉLECTIONNEZ LE MODE DE PARTAGE DE VOTRE CHOIX

Ouvrez le document texte stocké à partir de votre espace Google Drive. Pointez ensuite sur le bouton Partager qui se trouve dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de navigation. Vous pouvez alors envoyer des invitations à consulter ou modifier le fichier. Saisissez les adresses mails des destinataires. Notez au passage que vous pouvez également générer un lien que vous collerez dans le presse-papiers pour adresser vos demandes par d’autres biais que le mail (Skype, Facebook Messenger, etc.). Les destinataires devront cliquer sur le lien d’accès au document pour modifier le texte, le commenter ou simplement le lire en fonction des autorisations accordées.

COMMENTEZ UN DOCUMENT ET ATTRIBUEZ UNE TÂCHE

De votre côté, l’ajout de commentaires est l’occasion d’apporter des précisions sur un point précis du document ou de formuler une demande particulière à l’un des contributeurs. Cliquez dans le texte ou sélectionnez un mot ou un paragraphe. Cliquez sur l’icône symbolisant une bulle de bande dessinée surmontée du signe + qui apparaît dans la marge droite du document. La fenêtre de commentaire apparaît. Pour attribuer une tâche à un utilisateur en particulier, saisissez + suivi de l’adresse mail de la personne. Saisissez le commentaire, cochez Attribuer la tâche. Cette personne est notifiée par mail et est la seule à pouvoir fermer le commentaire.

ACTIVEZ LE MODE SUGGESTION

Observez l’extrémité de la barre d’outils de Google Docs. Par défaut, la mention Édition est activée. Cliquez sur ce bouton pour déployer le volet de sélection, puis sur la commande Suggestion. Ce mode permet aux contributeurs de modifier le texte en insérant leurs modifications sous forme de propositions. Le texte originel est affiché barré en vert, la suggestion se substituant au texte initial. Ces suggestions concernent autant le fond que la forme, qu’il s’agisse de changer une police ou de modifier la teneur d’un paragraphe. Le texte initial est préservé et reste visible.

TRAITEZ LES SUGGESTIONS

Que vous ayez vous-même effectué des suggestions ou que celles-ci proviennent d’autres contributeurs, c’est à vous, le propriétaire du document qu’il convient de trancher. Lorsque vous avez pris connaissance d’une proposition, vous pouvez soit l’accepter en cliquant sur la coche, soit la refuser en pointant sur le bouton X. Le cas échéant, activez le bouton Répondre pour expliquer les raisons de votre décision. Il est possible de revenir sur votre choix avec la commande Toutes les modifications ont été enregistrées dans Drive. Cette action donne accès à l’historique des versions.