TRIEZ LES COURRIELS SELON LEUR IMPORTANCE
EXPLOITEZ LES FILTRES DE RECHERCHE
Les options de tri permettent d’isoler les courriels accompagnés de pièces jointes volumineuses, non lus ou bien échangés avec un contact donné.
Sélectionnez la boîte de réception concernée, déployez le menu Filtrer et activez le mode qui convient pour afficher les messages (non lus, avec pièce jointe, etc.). Tout en bas de la liste, les options du menu Trier servent à classer les mails en fonction de leur taille ou du degré de priorité.
Pointez sur l’intitulé des différentes colonnes de la boîte de réception pour modifier les critères d’affichage des messages. Un second clic permet d’inverser l’ordre de tri et de commencer, par exemple, par les courriels les plus anciens.
Vous cherchez à isoler les mails de plus de 3 Mo ? Tapez size:3m dans le champ Rechercher dans les messages. Ceux avec une pièce jointe ? Saisissez has:attachment. Affinez le tri à l’aide des options complémentaires situées sous la zone de requêtes.
CRÉEZ DES DOSSIERS PERSONNALISÉS
Mettez de l’ordre dans les messages en les rangeant dans des dossiers et sous-dossiers thématiques.
Cliquez sur Nouveau dossier en colonne de gauche et nommez le nouvel emplacement. Pointez sur cet intitulé et, sans relâcher le bouton de la souris, glissez le répertoire pour l’épingler à l’endroit voulu. Opérez un clic droit et choisissez Ajouter aux favoris pour insérer un raccourci en haut du volet de navigation.
Dans la messagerie de Google, les dossiers sont appelés libellés. Déployez le panneau de navigation, puis ajoutez une thématique en pointant sur + Créer un libellé. Glissez les messages dans cet emplacement depuis la boîte de réception.
METTEZ À PROFIT LES OUTILS DE SUIVI
Apposez une étiquette sur les messages en attente de traitement pour y revenir ultérieurement.
Survolez le courriel avec le curseur de la souris et pointez sur l’icône Marquer ce message d’un indicateur en forme de drapeau. Il s‘affiche dorénavant sur un fond jaune dans la boîte de réception. Pour afficher les mails disposant d’un tel repérage, déployez le menu Filtrer et choisissez l’option Avec indicateur.
Le suivi se matérialise par une icône en forme d’étoile à gauche des messages. L’indicateur est grisé par défaut. Un clic suffit à activer le suivi. Tapez is:starred dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour identifier tous les courriels suivis.
ARCHIVEZ LES MAILS LUS
L’archivage des anciens messages est un bon moyen d’éviter l’engorgement de la boîte de réception. Après un certain laps de temps, ces éléments sont supprimés ou sauvegardés sur l’ordinateur.
Le dossier Archive préexiste dans le panneau de navigation du webmail. Vous pouvez y transférer n’importe quel message d’un simple glisser-déposer.
Opérez un clic droit sur l’intitulé d’un mail en colonne de gauche. Pointez sur Déplacer, Archive.
Positionnez le curseur au-dessus d’un message et pointez sur l’icône Archiver à droite. En cas de fausse manoeuvre, Gmail permet d’invalider l’action au moyen de la commande Annuler de la notification Conversation archivée.