PASSEZ UN GRAND COUP DE BALAI
SUPPRIMEZ LES MESSAGES ENCOMBRANTS OU ANCIENS
Les options de tri permettent d’identifier les courriels comportant des pièces jointes volumineuses. Exploitez les requêtes avancées pour affiner la recherche.
Cliquez sur la zone de saisie Rechercher située en haut de la page, puis sur la flèche pointant vers le bas à droite. Sélectionnez Toutes les boîtes aux lettres dans Rechercher dans. Optez pour Oui dans la section Pièces jointes. Allez sur Reçu et désignez la période concernée. Validez avec Rechercher. Pour afficher les mails envoyés, pointez sur Ajouter d’autres options et cochez Envoyé, Appliquer.
Cliquez sur la flèche qui figure à droite du champ Rechercher dans les messages. Remplissez le formulaire de façon à affiner le tri en fonction de la taille et de la date de réception : cliquez sur le calendrier, sélectionnez la date de référence, puis définissez la période de recherche dans le menu Plage de dates.
ACTIVEZ LES OPTIONS DE NETTOYAGE
Le client de messagerie de la suite Office intègre une procédure qui prévient l’engorgement de la boîte de réception. Pointez sur le menu Fichier, déroulez la section Outils et choisissez Nettoyer la boîte aux lettres. Activez le bouton Afficher la taille de la boîte aux lettres… afin de connaître l’espace occupé par les mails enregistrés en local et sur les serveurs de Microsoft. Les autres options servent à forcer la suppression définitive des éléments placés dans la corbeille et des multiples versions des courriels susceptibles de générer des conflits. Cliquez sur Archiver automatiquement, Vider, Supprimer, Fermer. Répétez cette opération périodiquement.
INSTAUREZ DES RÈGLES
Ouvrez le volet de menu du webmail et pointez sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook au bas du panneau. Dirigez-vous vers Règles, Ajouter une nouvelle règle. Pour effacer les éléments antérieurs à une certaine date, commencez par nommer le script. Définissez ensuite la condition à remplir en activant l’opérateur Avant le et en indiquant une date. Associez l’action Supprimer. Si vous souhaitez archiver les éléments dont la taille excède 1 Go, optez pour la condition Au minimum, saisissez la valeur 1 000 000 Ko, puis désignez l’action Déplacer vers, Archive. Validez avec Enregistrer.
LAISSEZ GMAIL FAIRE LE MÉNAGE À VOTRE PLACE
Pour connaître l’espace libre restant sur votre compte Gmail, accédez aux paramètres détaillés du webmail et pointez sur Comptes et importation. La section Augmenter l’espace de stockage indique la place disponible en Go ou Mo. Si vous approchez le quota alloué gratuitement par Google, cliquez sur la flèche à droite du champ de recherche. Définissez une requête portant sur les fichiers dépassant une certaine taille, cliquez sur le bouton Créer un filtre et choisissez l’option Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver).
Lors de la première connexion, la messagerie de Yahoo propose de choisir un fond d’écran et d’activer le mode Clair, Moyen ou Foncé. Ouvrez le volet des paramètres et poursuivez la personnalisation en appliquant un modèle de mise en page.
Si vous souhaitez adopter le mode Conversation et agréger les échanges successifs dans un même message, pointez sur Autres paramètres, Affichage d’un mail. Accédez enfin à la section Rédaction de mails de manière à lier votre boîte Yahoo à un compte Google Drive ou Dropbox. Vous pourrez ainsi joindre des fichiers stockés dans le cloud à vos messages.