Établir un état des lieux
Pourquoi le faire ?
Pour constater d’éventuelles dégradations dans un logement pendant sa location
Dès lors qu’un logement est mis en location, l’établissement d’un état des lieux est obligatoire. Ce document décrit l’état du logement et de ses équipements, pièce par pièce (y compris, le cas échéant, des éléments extérieurs: jardin, terrasse…). Cela permet au bailleur de vérifier que le locataire a bien rempli ses obligations. À la fin du contrat, en effet, il doit laisser le logement en bon état de réparations locatives, vétusté mise à part. Celle-ci, due à la seule usure du temps, ne doit pas être mise à la charge du locataire (dès la signature du bail, on peut convenir d’appliquer une grille de vétusté). En revanche, les dégradations sont à sa charge, et le bailleur est en droit de retenir tout ou partie du dépôt de garantie pour couvrir les réparations.
À quel moment ?
À deux reprises : à l’entrée du locataire dans le logement, et à sa sortie
C’est la mise en regard des états des lieux d’entrée et de sortie qui permet concrètement de régler en fin de bail les problèmes de dégradations et de réparations locatives. En principe, le bailleur (ou son mandataire, en général un agent immobilier) et le locataire établissent les deux états des lieux en commun : le premier, juste avant la remise des clés à l’entrée dans le logement, et le second juste avant la restitution des clés à la sortie. Dans les deux cas, les conditions d’éclairage des lieux doivent être optimales, et le logement, vidé de meubles. C’est une démarche « contradictoire », chacun pouvant exprimer son point de vue. En cas de désaccord, il est possible de faire appel à un huissier de justice. Si aucun état des lieux n’a pu être établi, le locataire est supposé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. À noter : pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander au propriétaire que l’état des lieux d’entrée soit complété par l’état des éléments de chauffage.
Comment doit-il être rédigé ?
Le plus précisément et complètement possible, pour éviter les contestations
L’état des lieux doit être rédigé avec précision. Mieux vaut éviter les expressions trop générales, telles que « bon état », « état moyen » ou « mauvais état ». Pour chaque élément défectueux ou dégradé (revêtements, équipements), il faut rédiger une description détaillée (tache, déchirure, rayure, impact, trou…), en précisant les dimensions et l’emplacement dans la pièce du logement concernée. Le cas échéant, l’état des lieux précise les relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie. C’est à ce moment aussi que le propriétaire doit s’assurer du bon fonctionnement du détecteur de fumée. La rédaction de l’état des lieux est faite sur support papier ou sous forme électronique, signé et daté du propriétaire et du locataire (ou de leur mandataire), en autant d’exemplaires que de personnes intéressées au contrat de bail, y compris les cautions éventuelles.
Les états des lieux d’entrée et de sortie peuvent être établis sur un document unique, comportant une colonne « à l’entrée du locataire » et une
colonne « à la sortie du locataire ». Au moment de réaliser l’état des lieux d’entrée, le locataire peut émettre des réserves, par exemple en cas de défection d’un élément d’équipement. Par ailleurs, il peut demander au bailleur des compléments à l’état des lieux d’entrée, dans les dix jours suivant sa signature.
Quels sont les frais et qui les paie ? En théorie, pas de frais… Sauf recours à un agent immobilier ou un huissier de justice
Lorsque l’état des lieux est établi directement par le bailleur et le locataire, cela n’entraîne aucun frais. Si le bailleur se fait représenter par un mandataire (agent immobilier), une part des frais peut être mise la charge du locataire, mais seulement pour l’état des lieux d’entrée. Et cette prestation doit être facturée selon un plafond réglementaire (fixé à 3 € par mètre carré de surface habitable depuis le 15 septembre 2014). La part facturée au locataire ne peut pas être supérieure à celle du propriétaire. En cas de désaccord (à l’entrée ou à la sortie) et de recours à un huissier de justice, les frais sont partagés par moitié entre les parties, le coût étant fixé par voie réglementaire (entre 173 € et 272 €, selon la surface du logement).
Que faire en cas de litige ? S’adresser à la commission départementale de conciliation ou au tribunal d’instance
En cas de conflit entre bailleur et locataire, portant sur l’état des lieux, le dépôt de garantie, les réparations ou charges locatives, l’un ou l’autre peut saisir la commission départementale de conciliation, par lettre recommandée avec accusé de réception. Siégeant à la préfecture, la commission convoque alors les deux parties et essaie de trouver un accord. Dans la négative, il faut s’adresser au juge. Il est possible également de saisir directement celui-ci, sans passer par la commission de conciliation : pour obtenir du locataire le paiement des remises en état dont le montant excède le dépôt de garantie (un mois de loyer hors charges), le bailleur doit s’adresser au tribunal d’instance, dès lors que le montant en cause ne dépasse pas 10 000 €.