PAPIERS : À JETER OU À GARDER ?
Pour revendiquer des droits ou justifier un paiement, il faut pouvoir être en mesure de produire une preuve. d’où l’intérêt de conserver factures et autres papiers « domestiques » … Mais pas plus que nécessaire.
Combien de temps dois-je conserver mes papiers ? Qui ne s’est jamais posé cette question ? Contrats de prêt, quittances de loyer, factures, relevés bancaires, attestations d’assurance, bulletins de salaire, remboursements de sécurité sociale, déclarations de revenus… Au fil des années, une paperasse impressionnante s’est accumulée débordant des classeurs, encombrant les tiroirs, simplement conservée au cas où…
Archiver, c’est conserver un document dont on n’a pas un besoin immédiat, mais qu’il vaut mieux garder dans l’éventualité de prouver qu’une facture a bien été réglée ou que l’on avait bien droit aux sommes perçues au cas où une administration, une banque, …. les réclament, estimant que ces dernières ont été indûment versées. Cela peut également s’avérer nécessaire pour revendiquer des droits. En effet, tant que le délai de prescription (administrative, civile, fiscale ou commerciale) n’est pas écoulé, des réclamations peuvent être faites et il faut alors être en mesure de prouver son bon droit. Ce délai varie en fonction du bien acheté ou du prestataire de services : de quelques mois à plusieurs années ; certains papiers devront toutefois être détenus à vie.
Il n’existe pas de réglementation spécifique en ce qui concerne les modalités de conservation de ces archives privées. Avec le développement de l’Internet, on peut même louer un coffre-fort virtuel (voir encadré)!
➜ Où stOcker ?
Toute conservation de papiers va de pair avec l’inquiétude de les perdre, de se les faire voler ou de les voir disparaître dans un incendie ou un dégât des eaux….
Quelques astuces pour limiter les risques :
• Coffre. Il est possible de mettre ses documents les plus précieux (fiches de paie, pièces d’identité, contrats d’assurance) dans un coffre-fort personnel que l’on garde chez soi ou dans un coffre ouvert auprès de sa banque.
• Ordinateur. Si vous possédez un ordinateur, vous pouvez scanner vos papiers et les stocker sur votre disque dur. Vous pouvez aussi emmagasiner des copies sur une clé USB ou un disque dur externe. Malheureusement, ces supports sont loin d’être fiables à 100 % et ils peuvent également se perdre ou être détruits ; en outre, ils ont une durée de vie limitée. Donc, inadaptés pour des documents à conserver pendant plusieurs années voire à vie.
• En ligne. De plus en plus, il vous est proposé d’opter pour la « facture en ligne » qui sera conservée sur le site internet de votre fournisseur pendant un certain temps. En quelques clics, vous pouvez par exemple avoir accès à votre dossier fiscal sur le site du ministère des Finances (www.impots.