Orféa refonde son contrôle de gestion avec Anaplan

Co- entreprise entre Accor et la SNCF, Orféa fournit des services hôteliers aux personnels de la SNCF qu’ils soient roulants ou non. L’entreprise doit ainsi gérer des problématiques très différentes sur le plan comptable entre une entité privée et une entité publique. Pour unifier ces processus de contrôle de gestion, Orféa a choisi Anaplan.

Créée en 2003, Orféa offre des services hôteliers aux personnels de la SNCF, comme les conducteurs et les contrôleurs dans les trains. Depuis, la société s’est ouverte vers les partenaires et l’écosystème de la SNCF en proposant des services de tourisme pour les salariés de la SNCF dans des résidences ou les 6 000 hôtels partenaires. En termes de comptabilité et de contrôle de gestion la structure est cependant spécifique puisqu’elle doit suivre les outils du groupe Accor spécifique à l’hôtellerie et ceux d’une structure publique la SNCF. Le gros de ce travail se réalisait sous Excel et si Orféa n’a qu’un seul client, il est assez « tentaculaire » comme l’indique Élodie Goulas, responsable du contrôle de gestion chez Orféa.

Au bilan, le système de gestion et d’information financière manquait d’agilité et de possibilités d’évolution avec beaucoup de processus manuels qui limitaient le temps d’analyse pour les contrôleurs de gestion. De plus il devenait difficile de partager et de collaborer autour des documents reçus ou émis. En 2016, dans un plus vaste projet de transformation de l’entreprise, il a été décidé de mettre en place un nouveau système d’élaboration budgétaire à destination d’une cinquantaine d’utilisateurs répartis entre le siège, les directeurs délégués, les directeurs de résidence et les directeurs adjoints.

Gagner en réactivité

Les objectifs du projet étaient assez ambitieux pour fiabiliser le processus budgétaire, en assurant la traçabilité des données et l’historisation des versions du budget et en synchronisant les échanges d’informations entre le siège et les autres parties prenantes. Le projet devait de plus permettre de gagner en réactivité et améliorer le pilotage en simplifiant et en facilitant les simulations financières et les analyses en temps réel pour une prise en main rapide par les utilisateurs. Après avoir regardé différentes possibilités le choix s’est porté sur Anaplan. Au bilan, Élodie Goulas constate que l’outil autorise des analyses plus fines et plus profondes que sous Excel et que le logiciel a été très bien accepté en apportant plus de capacités d’analyse et en abaissant les tâches en amont pour avoir le temps de réaliser les analyses. Élodie Goulas ajoute : « C’est devenu l’outil de référence aujourd’hui. Nous avons gagné en transparence et développé plus de reporting. » L’entreprise ne compte pas en rester là et vise de futurs développements sur la solution d’anaplan sur la planification des ressources humaines ou un benchmark des différents hôtels… L’ensemble de la solution a été mise en place en neuf mois, lesquels « ont été assez intenses » , précise Élodie Goulas. ✖

« Anaplan est devenu l’outil de référence aujourd’hui. Nous avons gagné en transparence et développé plus de reporting »

Élodie Goulas, responsable du contrôle de gestion - Orféa