De nouvelles organisations du travail
Les périodes de confinement et la montée en puissance du télétravail imposent de nouvelles manières de travailler qui mettent en avant la collaboration et une nouvelle manière de manager les équipes.
Avec la pandémie et les différentes périodes de confinement les logiciels de collaboration et de communications en ligne sont devenus les compagnons quasi quotidiens des salariés. Selon l'étude pour Seagus réalisée par Odoxa dans le cadre de la 7ème édition de l'observatoire de la Digitalisation, l'expérimentation du télétravail a été massive. En novembre 2020, 27% étaient concernés. La moitié d'entre eux ( 13%) télétravaillait à 100%, l'autre moitié ( 14%) alternait entre présentiel et télétravail. En décembre 2021, 24% des actifs français alternent entre présentiel et télétravail. C'est 10 points de plus en un an seulement. Les télétravailleurs à 100% ne sont plus que 6%, soit 7 points de moins qu'en novembre 2020. 46% des cadres français sont aujourd'hui en télétravail une partie du temps contre seulement 6% des ouvriers. On les trouve aussi davantage dans l'agglomération parisienne ( 36% de ses habitants) que dans les zones rurales ( 16%).
Une autre étude réalisée par Ipsos pour le compte de Ring Central indique que 87 % des employés sont d'accord pour dire qu'ils préfèrent appeler et parler directement à leurs collègues lorsqu'ils doivent effectuer une tâche, plutôt qu'utiliser les mails ou la messagerie instantanée. Le retour à la voix semble donc se confirmer. 2/ 3 des Français révèlent aujourd'hui que la pandémie a conduit à une utilisation accrue des outils collaboratifs. En effet, la crise a eu un effet notoire sur le développement des plateformes collaboratives et des nouveaux outils de travail. La majorité des entreprises ont dû adopter des outils adaptés pour simplifier le quotidien des employés, le travail en équipe et les échanges de visu. Aujourd'hui, 83% des employés à temps plein affirment utiliser des outils de collaboration. La moitié ( 51%) utilisaient ces outils avant la pandémie et un tiers ( 32%) ont commencé à les utiliser après le début de la pandémie.
Une autre étude toujours réalisée par Ipsos pour Ring Central apporte un éclairage intéressant sur les nouveaux rapports de Français avec leur travail. Cela va de l'anecdotique à des tendances très fortes. Ainsi, un Français sur trois préfère supporter ses beaux- parents tout un week- end plutôt que de se rendre au travail. Le rapport démontre aussi que pour 54%, le télétravail est devenu la norme. Un tiers des Français ( 33%) ont des collègues qu'ils n'ont jamais rencontrés et 40% d'entre eux sont inquiets à l'idée de les rencontrer en personne. Dans la même proportion d'un tiers ils indiquent avoir changé leurs plans de carrière depuis le début de la pandémie. Pour 69% des employés, les conditions de travail sont le critère principal pour rester dans leur emploi actuel, suivi du salaire, et de l'entente avec les collègues et seulement un sur six se disent heureux au travail. Ils ne sont pas non plus favorables au télétravail à temps complet, et la lassitude gagne du terrain.
Le Cloud domine
Du fait de ce contexte, les outils sur le Cloud sont maintenant plébiscités par les entreprises. Ainsi un peu plus de la moitié des entreprises françaises ont adopté Office 365. Quasiment un tiers sont sur Google Workspace ex- G suite. Il en est de même dans une moindre mesure sur
l'adoption des outils de communications unifiées sous forme de services. Le cabinet d'analystes Cavell indique que l'adoption de l'ucaas s'est accélérée pour atteindre environ 19 millions d'utilisateurs en Europe au deuxième trimestre 2021. Pour autant, la pénétration du marché n'est encore que de 20% dans la région en moyenne. De plus, environ un tiers des entreprises prévoit de changer de fournisseur au cours des douze prochains mois.
L’expérience utilisateur et la prise en compte du social
Si les applications en ligne dominent, il s'agit aussi de fournir les moyens aux salariés en télétravail ou en travail « hybride » de disposer des moyens nécessaires à réaliser leurs tâches. Lumapps indique que les employés passeraient 2,5 heures par jour à chercher les informations nécessaires pour accomplir leur travail. Par ailleurs, 41 % des informations fournies par les entreprises à leurs collaborateurs ne seraient pas appropriées à leurs fonctions.
En revanche, dans une étude rendue publique par Nexthink, 89% des responsables IT sont convaincus que la qualité de l'environnement informatique est un vecteur d'efficacité des collaborateurs. En effet, la crise sanitaire a été un accélérateur de dépenses liées à la transformation de l'environnement informatique dans 7 entreprises sur 10. Les budgets consacrés à L'IT se sont développés en 2020 dans 63% des organisations sondées et resteront globalement stables en 2021 ( 67%). Néanmoins, ces investissements sont très liés à la continuité d'activité - achat d'ordinateurs portables ( 46%), de tablettes ou smartphones ( 23%), d'outils de travail collaboratifs ( 21%) - sans prendre part aux besoins en modernisation des processus de l'entreprise et d'engagement collaborateurs. Ces achats de matériel posent la question de l'optimisation des coûts informatiques. Il reste cependant des incertitudes sur le sujet. 33% estiment que le manque de sociabilisation des collaborateurs peut constituer un frein potentiel au développement du télétravail dans leur organisation. Enfin, ils sont 27% à confirmer ne pas vouloir encourager la flexibilité des horaires de travail après la crise. Mais 20% des entreprises restent encore réfractaires au télétravail. Si 38% des Directions Générales sont réticentes d'un point de vue culturel, seules 11% déclarent craindre une baisse de productivité. Sur le plan technique, les raisons principales évoquées sont le manque de débit des connexions internet à domicile ( 41%), la sécurité à distance ( 27%), suivi par les coûts IT supplémentaires ( 24%) notamment liés à l'acquisition de PC portables. Dans 23% des entreprises, les collaborateurs ne sont pas du tout associés aux décisions, la manière la plus courante de les consulter est verbale voire informelle et en grande majorité via des groupes de travail impliquant les métiers et la direction IT ( 43%). Les outils d'enquêtes, de sondage flash voire d'analyses restent très minoritaires ( 11%). Plus d'un tiers des organisations ne mesurent pas la satisfaction des salariés sur leurs outils informatiques. Les entreprises restent 33% à ne pas savoir comment améliorer la satisfaction au regard de l'outil informatique dans les prochaines années. 33% des métiers estiment quant à eux qu'une évolution positive de l'environnement de travail passerait par une meilleure réponse apportée par l'entreprise aux besoins de leur département et 21% d'entre eux attendent même des configurations adaptées aux besoins de chaque collaborateur de manière individuelle pour gagner en granularité et renforcer l'engagement.
Dans cette volonté de personnalisation de l'expérience des utilisateurs, il convient aussi de prendre en compte le contexte dans lequel le salarié doit travailler à distance. Responsage propose une plate- forme qui s'appuie sur Qlik Sense pour aider les services RH avec les salariés connaissant des difficultés sociales. Selon Responsage 56% des salariés déclarent vivre une situation de fragilité consécutive au divorce, une addiction ou la maladie d'un proche... La crise sanitaire a renforcé cet état des lieux : Responsage a constaté une hausse de 40% des demandes entre 2019 et 2020.