Quelles obligations ?

Toute opération transcrite en comptabilité doit être appuyée par une pièce justificative. Mais combien de temps et sous quelle forme la conserver ?

Chaque écriture comptable s’appuie obligatoirement sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution claire de son contenu pendant le délai légal requis. La question fréquente que l’on se pose est : Quelle est la durée de conservation de ces pièces justificatives et sous quelle forme doivent-elles être conservées ?

Quelle durée de conservation des pièces justificatives ?

Les durées pendant lesquelles une entreprise doit conserver ses pièces justificatives résultent de plusieurs législations, du Code général des impôts ainsi que du code de commerce. En application du Code général des impôts (et par conséquent de la législation fiscale), les pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies, afin de permettre à l’administration fiscale d’exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Les entreprises industrielles et commerciales, dont l’activité relève du code de commerce, et quelle que soit leur forme juridique (entreprise individuelle ou société), ont, quant à elles, l’obligation de conserver leurs pièces justificatives pendant 10 ans (article L.123-22)

Attention : Dans certains cas, cette durée peut être allongée. La durée de conservation est allongée dans les cas suivants : - Lorsqu’un déficit antérieur est imputé sur un résultat bénéficiaire non prescrit. L’entreprise doit être en mesure de justifier les opérations et par conséquent de pouvoir produire les pièces justificatives de l’exercice déficitaire, même si ce dernier remonte à plus de 6 ans. - Il en est de même pour le délai de conservation des factures d’immobilisations amortissables (par exemple : construction, matériels, outillages, mobiliers, agencements …). Ce dernier va dépendre de la durée d’amortissement des immobilisations. En cas de contrôle fiscal, il peut être demandé à l’entreprise de fournir les factures d’acquisition des immobilisations durant les 3 années qui suivent le dernier amortissement constaté. En d’autres termes, la facture d’une immobilisation amortie sur une durée de 10 ans devra donc être conservée pendant au moins 13 ans. - D’autres situations, généralement plus exceptionnelles, peuvent amener l’administration fiscale à demander la justification d’opérations anciennes. C’est le cas lors d’une ouverture d’une enquête judiciaire pour fraude fiscale… - Les actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans. Là encore, le délai issu de la législation fiscale peut s’avérer plus long, notamment en cas d’acquisition d’un immeuble pour lequel il est pratiqué un amortissement dont la durée est supérieure à 26 ans.

Quels modes de conservation des pièces justificatives ?

Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues via un support informatique, elles doivent être conservées sous leur format informatique original jusqu’à la troisième année qui suit celle à laquelle elles se rapportent. À l’issue de cette période, et jusqu’à l’expiration du délai de conservation obligatoire, il est possible de changer de support et de les conserver sur tout support au choix. Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support papier, depuis le 31 mars 2017, elles peuvent être numérisées et conservées sous forme dématérialisée.

Attention : La numérisation avec génération d’un fichier au format PDF standard n’est pas acceptée. Les fichiers doivent être aux formats PDF ou PDF A/3 assortis soit d’une signature électronique, soit d’une empreinte numérique, soit d’un certificat, conformes à diverses normes.