« Onboarding »

Soigner l’accueil des nouvelles recrues, c’est valoriser l’investissement dans le recrutement. Bien préparé, l’onboarding devient un outil d’efficacité et de fidélisation. Surtout pour les profils en tension.

Dans les trois mois qui suivent leur embauche, 20 % des salariés rompent les liens avec l’entreprise, dont 4 % dès le premier jour, rapporte le cabinet de recrutement Welcome to the Jungle. D’après la Dares, le service de statistiques du ministère de l’Économie et des Finances, 80 % des 15-34 ans en CDI quittent leur emploi avant un an de présence. Principale raison : ces entreprises ratent leur onboarding, à savoir l’accueil des nouvelles recrues. Bureau vide, manager absent, ordinateur verrouillé, collègues peu causants… l’entrée en scène des newbies (débutants) fait souvent flop. Pour preuve, à peine 35 % des entreprises formalisent leur processus de prise en charge et d’intégration. Compte tenu du coût du recrutement, les autres paient cher leur manque d’investissement dans l’accueil. Surtout sur les métiers en tension.

A contrario, les chances pour qu’un salarié reste au moins durant trois ans dans l’entreprise bondissent à 69 % lorsque l’expérience d’intégration est réussie, relate l’enquête 2016-2018 « State of Employee Engagement » de la startup OfficeVibe.

« L’onboarding commence dès la phase de recrutement et, le jour de l’intégration, l’entreprise doit absolument tenir ses promesses », explique Margaux François, facilitatrice de croissance à Very Up, une agence lyonnaise d’innovation pédagogique.

COMPRENDRE QUI EST QUI

Le minimum, c’est d’accueillir les nouvelles recrues dès l’entrée dans les locaux, de réaliser leur photo corporate pour les badges de contrôle d’accès et de cantine, de fournir un bureau et des équipements opérationnels. Sans omettre d’organiser la visite des lieux et d’en profiter pour présenter les interlocuteurs avec lesquels elles seront en interaction. Objectif : faire comprendre qui est qui dans l’organisation du travail et qui elles pourront solliciter dans leur entourage.

« L’équipe a intérêt à prévoir un déjeuner avec le manager et les collègues proches afin de casser la glace, de se présenter les uns les autres et commencer à tisser des liens, poursuit Margaux

François. Le manager sera l’organisateur de cette première journée et le mentor de la période d’intégration. »

Dans certaines organisations la phase d’intégration peut être relativement longue. « Chez nous, elle dure systématiquement trois semaines », indique Pierre Cathelin, cofondateur de Hubvisory, une agence parisienne de conseil en conception de produits digitaux innovants.

IMMERGÉS DANS L’ENTREPRISE

Pendant les deux premiers jours, les nouveaux embauchés– essentiellement des profils école d’ingénieur et école de commerce – sont immergés dans la stratégie et la vision de la société, ses valeurs, son histoire, les personnes qui y travaillent, la découverte des outils et des modes de communication interne, les aspects administratifs… Puis vient une formation d’une dizaine de jours mêlant théorie et pratique sur les métiers. « Nous organisons des ateliers de simulation sur des cas clients très fréquents, reprend Pierre Cathelin. L’idée, c’est de préparer les apprentis consultants pour qu’ils soient très à l’aise au moment de démarrer leurs missions réelles. » Au cours de cette formation sont régulièrement organisées des sessions où des consultants senior font part de leurs retours d’expérience pendant vingt minutes, puis animent une séance de questions-réponses durant quarante minutes. Au cours des deux ou trois derniers jours d’intégration, les consultants novices sont lâchés en autonomie pour mettre en pratique ce qu’ils ont appris. De quoi éclairer les dernières zones d’ombre. Autre détail à soigner, le « kit d’intégration ». Outre les goodies (sac, stylos, mugs...), celui-ci comprend en général un document comportant les liens utiles vers les ressources de l’intranet : l’organigramme, les contacts utiles, le portail RH, la charte éthique de l’entreprise, les consignes en matière de sécurité et santé au travail, voire un lexique du jargon maison avec le développé de tous les sigles. Pour sa part, Very Up organise pour ses clients des escape games d’intégration par groupes de six personnes afin de rendre l’intégration plus « sexy ». Une idée à creuser.