Imprimantes sous contrôle
Des logiciels de gestion d’impression pour réduire les coûts et adapter le système aux besoins réels de l’entreprise
Objectif zéro papier. Afin d’améliorer les performances de leurs systèmes d’impression tout en en réduisant les coûts correspondants, les chefs d’entreprise sont de plus en plus souvent tentés d’utiliser les logiciels qui permettent de rationaliser à la fois l’implantation des matériels et la gestion des flux d’impression. Mieux : ils sont de plus en plus nombreux à intégrer ces dispositifs dans un système global de gestion électronique de l’ensemble des documents qui circulent au sein de leur organisation.
Régulièrement annoncée depuis de longues années, l’ère du “zéro papier” n’est visiblement pas pour demain. Un certain nombre d’études récentes démontrent en effet que le montant des dépenses liées à l’impression des documents continue de représenter un poste important au sein des entreprises. Entre le coût d’amortissement des matériels et l’achat des consommables, il atteindrait entre 3 et 5 % du chiffre d’affaires selon le secteur d’activité concerné. Autre chiffre significatif : on estime que chaque employé d’une entreprise française, tous secteurs confondus, est à l’origine (en moyenne) de l’émission d’une trentaine de pages imprimées chaque année. Néanmoins, on constate une certaine tendance à la baisse de tous ces chiffres, qui devrait s’accélérer au cours des prochaines années avec le développement de la dématérialisation des documents dans l’entreprise. “Les systèmes d’information les plus performants contribuent en effet à optimiser l’implantation des matériels et à réduire notablement les besoins d’impression des documents dans les entreprises”, confirme Philippe Charbon, l’un des experts de la société Apsalys, distributeur du logiciel MasterControl pour les pays francophones, une solution électronique de gestion des documents et de la qualité assurant la traçabilité des données depuis leur enregistrement jusqu’à leur archivage, et intégrant la signature électronique.
Lutter contre les gaspillages
Il est vrai que depuis quelque temps, les chefs d’entreprise ont entrepris de lutter contre les gaspillages et qu’aujourd’hui, la mise en place d’un système d’impression ne se limite plus au choix d’un type d’imprimante (ou d’un copieur multifonctions) et d’une marque de produits consommables. Son fonctionnement suppose de plus en plus souvent l’acquisition de logiciels destinés à rationaliser l’implantation du matériel et la gestion des flux d’impression.
C’est ainsi qu’on assiste actuellement à l’émergence – et pas seulement dans les grands groupes internationaux – d’une fonction nouvelle, celle de responsable du (ou des) systèmes d’impression. Connue dans le monde anglosaxon sous l’acronyme DSM (Document Service Manager), elle consiste à sélectionner et à mettre en place les solutions informatiques présentant le meilleur rapport performances/ investissements. Autrement dit, celles qui permettront au système d’impression de répondre aux besoins de l’entreprise tout en réduisant les dépenses de fonctionnement correspondantes ainsi que l’empreinte carbone qui y est attachée.
Tout commence donc par un inventaire le plus précis possible des besoins de l’entreprise en matière d’impression de documents. “Il est indispensable d’effectuer un balayage à 360 degrés de la totalité des questions qui se posent”, indique Vincent Taillebois, co-fondateur d’Inovera, jeune entreprise nantaise créée en 2015 qui a déjà accompagné une cinquantaine d’entreprises dans leur projet de gestion électronique de documents. Ces questions concernent aussi bien l’implantation des matériels – une seule machine puissante ou plusieurs machines décentralisées ? – que la qualité des impressions – noir et blanc au format A4 ou du A3 en couleur ? – ou le droit d’accès aux imprimantes – la totalité du personnel ou seulement quelques personnes autorisées ? –… Sans oublier les problèmes éventuels de circulation ou de confidentialité des documents. Autant de questions dont les réponses vont permettre au responsable du système d’impression d’élaborer une sorte de cahier des charges fixant les règles d’impression de son entreprise.
Entre le coût d’amortissement des matériels et l’achat des consommables, le poste “impression” atteindrait entre 3 et 5 % du chiffre d’affaires selon le secteur d’activité concerné