Dans les faits, la numérisation des documents et la dématérialisation des flux documentaires assurent deux fonctions complémentaires

Souvent confondus, les deux termes numérisation d’une part et dématérialisation d’autre part ne recouvrent pourtant pas la même réalité. Numériser un document, cela signifie créer un fichier électronique à partir d’un document papier en le passant dans un scanner et en utilisant un logiciel de reconnaissance des caractères. Dans le cas où cette opération est réalisée selon un process agréé et le document numérique stocké dans un système d’archivage électronique certifié, la copie numérisée aura la même valeur probatoire que le document original. Dématérialiser suppose en revanche de s’affranchir totalement du papier. Cela consiste à mettre en place un système de gestion entièrement électronique des documents produits à l’intérieur de l’entreprise ou émanant de ses partenaires extérieurs – administrations, clients, fournisseurs – en format numérique. Mais dans les faits, la numérisation des documents et la dématérialisation des flux documentaires assurent deux fonctions complémentaires. C’est en effet leur ensemble qui permet de traiter tous les documents indispensables au fonctionnement de l’entreprise depuis leur prise en charge jusqu’à leur archivage. À noter que la mise en oeuvre d’un traitement dématérialisé des flux nouveaux de documents dans une entreprise n’exclura pas de numériser tout ou partie des dossiers papiers historiques, et qu’un client pourra refuser de recevoir une facture numérique… On le voit, le tout numérique n’est pas encore à l’ordre du jour.