On estime que le retour sur investissement d’un passage à la GED est compris entre 12 et 36 mois selon les entreprises

Risque de perte de certains documents, problèmes de stockage de certaines données… Si en matière de digitalisation, la période de transition entre l’ancien et le nouveau système s’avère très souvent délicate, la mise en place d’un dispositif GED – gestion électronique des documents – au sein d’une entreprise permet sans aucun doute d’améliorer notablement l’efficacité de l’ensemble du dispositif. En premier lieu, la dématérialisation des documents procure un gain de place certain. On a ainsi calculé que les quelque 23 000 pages par mètre carré (en moyenne) que l’on peut stocker dans une salle d’archives traditionnelle peuvent figurer facilement sur deux ou trois 2 ou 3 CD. Ensuite, la dématérialisation génère un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents de l’entreprise, notamment pour les personnes travaillant à distance. Il en résulte une amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs. Une condition toutefois : il est indispensable de prévoir un système de sauvegarde permettant de réduire les risques de suppression accidentelle. Enfin, la dématérialisation permet des gains de productivité significatifs. On estime qu’un salarié dans une entreprise passe environ 50 % de son temps à chercher les documents dont il a besoin pour son travail et 15 % de son temps à les consulter ou à les imprimer. Il est alors évident qu’un classement numérique clair lui procurera un gain de temps appréciable. Au total, on estime que le retour sur investissement d’un passage à la GED est compris entre 12 et 36 mois selon les entreprises.