Déclarer vos frais réels
Dans certains cas, salariés et indépendants ont intérêt à tenir compte de leurs frais réels afin de réduire leur impôt. Une situation à étudier de près avant d’activer cette option.
VOUS ÊTES SALARIÉ
Votre salaire est imposable après application d’une déduction forfaitaire pour frais de 10 %, plafonnée à 12 627 euros. Cette déduction est censée couvrir toutes vos dépenses professionnelles courantes.
Mais il est possible de renoncer à ce mode d’imposition pour déduire vos frais professionnels pour leur montant réel.
Vous y avez intérêt dès lors que vos frais représentent plus de 10 % de votre salaire imposable.
Passer au réel ne s’improvise pas à la dernière minute. Car vous devez avoir des preuves des frais que vous déclarez avoir engagés. Vous devez être en mesure de détailler vos frais et de fournir tous les justificatifs au service des impôts s’il vous les réclame. Sachant que le fisc a trois ans pour éplucher votre déclaration, vous devez donc tout garder précieusement.
Que pouvez-vous déduire?
Tous les frais occasionnés par l’exercice de votre profession : frais de déplacement, frais pour trouver un nouvel emploi (frais de déplacement, de bouche, d’hébergement, de téléphone, etc.), frais de double résidence si vous êtes contraint de travailler loin de chez vous – il ne doit pas s’agir d’un choix pour convenance personnelle –, frais spécifiques à votre profession (blouses, bleus de travail, uniformes, chaussures de protection, frais de pressing et autres).
Par ailleurs, certains frais font l’objet de règles de déductions particulières. Les voici détaillés.
Les frais de transport domicile-lieu de travail
Ils sont déductibles à raison d’un aller-retour par jour si la distance ne dépasse pas 40 kilomètres. Il est possible de déduire un second aller-retour si vous êtes « contraint » de rentrer déjeuner chez vous, pour problèmes de santé, horaires de travail atypiques, impossibilité de déjeuner à proximité de votre travail… Si la distance excède 40 kilomètres, vos frais sont déductibles si vous pouvez expliquer pourquoi vous travaillez loin de chez vous : difficulté de trouver un emploi à proximité de votre domicile, ou au contraire de vous loger à côté de votre travail, contraintes familiales (garde partagée des enfants, état de
santé d’un parent, etc.). Que vous soyez à plus ou moins de 40 kilomètres de votre travail aller-retour, vous devez, dans tous les cas, justifier du moyen de transport utilisé, de la distance parcourue et du nombre de jours de travail.
Si vous êtes adepte du covoiturage, vous ne pouvez déduire que ce qui reste à votre charge, après la contribution des autres passagers. Si vous être propriétaire de votre véhicule (y compris s’il s’agit d’une location longue durée), vous pouvez utiliser les barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale pour évaluer vos frais. Cela ne vous dispense pas d’apporter la preuve du moyen de transport utilisé, de la fréquence et de l’importance de vos déplacements. Le service des impôts peut, par exemple, vous demander une copie de la facture d’achat du véhicule utilisé, de la carte grise, des factures d’entretien et de réparation et du contrat d’assurance. Ces barèmes kilométriques couvrent la dépréciation du véhicule, les frais de réparation, d’entretien (y compris les pneus), de carburant, d’assurance, des frais d’achat des casques et de protections pour les deux-roues, etc. Vous pouvez déduire en plus les frais de péage et de stationnement, les intérêts de l’emprunt souscrit pour acheter le véhicule, à hauteur de son utilisation professionnelle, mais pas les loyers versés à la société de crédit-bail qui sont couverts par le barème.
Au lieu d’utiliser les barèmes ci-dessous, vous pouvez déduire le montant réel de vos dépenses : intérêts d’emprunt ou mensualités versées en cas de location longue durée, frais de carburant en utilisant ou non les barèmes forfaitaires, frais de garage, de stationnement (à l’exclusion des amendes), d’assurance, frais d’entretien et de réparation, et une somme correspondant
à la dépréciation annuelle… Mais attention, le montant des frais déductibles est plafonné à des moteurs de 7 CV.
Les frais de repas
Vous pouvez déduire vos frais de repas lorsque vos horaires ou l’éloignement de votre domicile ne vous permettent pas de rentrer déjeuner chez vous et s’il n’y a pas de cantine dans votre entreprise ou à proximité. En l’absence de justificatif, le montant déductible est fixé à 4,85 euros par repas, sachant que vous devez déduire de cette somme la participation de votre employeur à l’achat de titres-restaurants. Si vous avez conservé vos notes de restaurant, vous pouvez déduire la différence entre vos frais réels et 4,85 euros par repas.
Les frais de bureau ou de local professionnel
Si votre employeur ne vous fournit pas de local et si vous utilisez un bureau ou un local spécifique pour travailler, vous pouvez déduire ce qu’il vous coûte, que vous en soyez locataire ou propriétaire : loyer, dépenses d’entretien, d’amélioration, de réparation, factures d’électricité, de gaz, de téléphone, impôts locaux, charges de copropriété, primes d’assurance, intérêts des emprunts contractés pour l’achat ou les grosses réparations du local.
Si vous travaillez chez vous, vos frais sont déductibles au prorata de la superficie de la pièce que vous utilisez par rapport à la superficie totale du logement. Pour un bureau de 15 m2 dans un appartement de 100 m2, par exemple, la part déductible est de 15 %.
Le matériel et le mobilier
Si vous avez acheté un téléphone portable, du matériel, du mobilier…, vous pouvez déduire la totalité du prix d’achat s’il ne dépasse pas 500 euros hors taxes. À défaut, vous devez amortir le prix en fonction de la durée d’utilisation du bien. Pour un ordinateur amortissable sur une durée de trois ans, vous pouvez déduire un tiers du prix pendant trois ans. En revanche, le prix d’achat d’un logiciel est déductible en totalité l’année de l’achat même s’il vous a coûté plus de 500 euros hors taxes.
Mais attention, si vous utilisez votre ordinateur ou votre téléphone, à la fois pour vos besoins professionnels et pour votre usage privé, seule la part résultant de son utilisation professionnelle est déductible.
VOUS ÊTES INDÉPENDANT
Tant que votre chiffre d’affaires ou vos recettes n’ont pas dépassé 70 000 ou 170 000 euros pour une activité de vente de marchandises, vous relevez automatiquement d’un régime
d’imposition simplifié, le micro-bic pour une activité industrielle ou commerciale ou le micro-bnc pour une activité libérale. Ces régimes ont le mérite de la simplicité.
Vous n’avez pas à remplir de déclaration de résultat. Il vous suffit de reporter chaque année le montant de votre chiffre d’affaires ou de vos recettes dans les rubriques correspondantes de la déclaration complémentaire 2042 C. L’administration fiscale se chargera de calculer votre
« résultat » imposable, en appliquant un abattement forfaitaire au montant des sommes déclarées. Son taux est de 71 % pour une activité de vente, 50 % pour une activité de services relevant de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux et de 34 % pour une activité de services relevant de la catégorie des bénéfices non commerciaux. Cet abattement est censé représenter toutes vos charges. Vous ne pouvez rien déduire de plus, pas même vos cotisations sociales ou les cotisations versées sur un contrat Madelin (mais vous pouvez déduire les versements effectués sur un Perp de votre revenu global).
Le choix du régime réel d’imposition
Il est possible de renoncer à ces régimes « micro » pour être imposé sous un régime réel d’imposition : le régime de la déclaration contrôlée si votre activité relève des BNC ou le régime réel simplifié d’imposition des bénéfices (RSI BIC) si vous relevez des BIC. Mais attention, l’option pour le réel s’accompagne d’obligations fiscales et comptables plus lourdes. En plus de la déclaration de revenus, vous devrez souscrire chaque année une déclaration de résultat. Si vous relevez du micro-bic, cette option doit être exercée par courrier simple avant le
1er février de la première année au titre de laquelle vous souhaitez relever de ce régime. C’est donc trop tard pour cette année. Si vous relevez du micro-bnc, il n’y a aucun formalisme. Il suffit de déposer une déclaration de résultat n° 2035-SD, au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai (un délai supplémentaire est généralement accordé).
L’indispensable recours à un expert-comptable
Attention, l’option pour un régime réel vous oblige à télétransmettre chaque année votre déclaration de résultats au service des impôts des entreprises selon un protocole d’échange d’informations qui n’est accessible qu’à des prestataires habilités (experts-comptables, centre de gestion agréé...). Le recours à un expert-comptable devient alors incontournable. En pratique, cette option n’est véritablement intéressante que si votre activité est lourdement déficitaire, c’est-à-dire si vos charges excèdent votre rentrée d’argent. Vous pourrez alors imputer votre déficit sur votre revenu global (ce qui suppose que vous ayez d’autres sources de revenus).
LE SAVIEZ-VOUS ? //
Les gains de l’économie collaborative (covoiturage, cocooking, sorties de plaisance en mer, etc.) échappent à l’impôt si vous prenez part à ces activités et supportez les mêmes frais que les autres participants.