Écrivez encore plus vite
Si vous utilisez le logiciel de traitement de texte de Microsoft, Word, sachez que vous pouvez gagner en productivité, grâce notamment à des raccourcis clavier, des insertions automatiques et d’autres petites astuces que nous exposons ici.
Comme tout bon logiciel de traitement de texte, Word de Microsoft propose plusieurs options qui permettent, si on prend le temps de les apprivoiser, de gagner un peu voire beaucoup de temps lors de la rédaction d’un texte ou plus généralement dans l’élaboration d’un document. Ainsi, notez qu’il est possible, par exemple, d’utiliser des raccourcis clavier que Microsoft a bien voulu programmer mais sachez également que vous avez la possibilité d’en créer vous-même, pour vos propres commandes. Avec Word, on peut aussi user et abuser des insertions automatiques. Plutôt que de saisir une phrase entière ou simplement quelques mots, écrivez seulement quelques caractères et Word se charge d’écrire le reste à votre place. Bien entendu, une petite étape de configuration est nécessaire pour arriver un tel résultat mais, in fine, le jeu en vaut largement la chandelle et vous pouvez être cer tain de gagner en productivité, d’être plus rapide à écrire pour que vous puissiez faire d’autres choses.
L’insertion automatique
Le principe de l’inser tion automatique consiste à saisir une abréviation pour qu’elle soit associée à un mot ou à une phrase. Quelques étapes très simples sont à mettre en place pour gagner en productivité. Pour commencer, cliquez sur la flèche dirigée vers le bas dans la zone de la barre d’outils . Dans le menu qui s’ouvre alors, cliquez sur la fonction Autres commandes… Une nouvelle fenêtre apparaît en surimpression par rapport à celle de Word de Microsoft. Il s’agit des options de l’éditeur. On peut également y accéder depuis le menu
Fichier puis Options. Dans la par tie gauche de cette fenêtre, cliquez sur Vérification . Ensuite, cliquez simplement sur Options de correction automatique. Dans l’onglet Correction automatique, au niveau de la ligne Remplacer, saisissez l’abréviation que vous souhaitez. Par exemple : fin. Ensuite, entrez le mot ou le groupe de mots que vous voulez voir s’inscrire à la place de fin. Par exemple : Bien cordialement. Remarquez que le bouton Ajouter passe du gris (inactif) à un message gras ce qui signifie que l’on peut cliquer dessus . Cliquez sur le bouton Ajouter. Votre modification vient alors automatiquement s’ajouter aux centaines d’abréviations déjà enregistrées par Microsoft. Répétez l’opération aussi souvent que nécessaire en procédant exactement de la même manière. Laissez cochée la case Correction en
cours de frappe, cela permet au logiciel de modifier instantanément les mots choisis. Pour éviter d’avoir à saisir le mot à remplacer, sélectionnez-le avant d’ouvrir ces options. Vous remarquerez alors que le champ est automatiquement rempli avec le ou les mots que vous avez sélectionnés.
Gardez l’abréviation
Prenez soin de choisir vos mots à remplacer et ceux que vous allez obtenir. Il peut cependant arriver que vous souhaitiez malgré tout conserver le mot original au sein de votre document, sans que Word le modifie. Pour ce faire, saisissez votre mot dans un nouveau document Word puis pressez la barre espace pour voir s’appliquer la correction automatique que vous avez configurée auparavant.
Ensuite, utilisez la combinaison de touches [ Ctrl + Z] ou depuis la barre d’outils, sélectionnez Annuler frappe . Le mot original s’affiche alors sans la correction automatique appliquée. Notez que la correction or thographique de Word fonctionne de manière totalement indépendante par rapport à la vérification (dont nous venons de configurer certains paramètres). N’hésitez pas à enregistrer plusieurs cas de correction automatique. Toujours dans un souci de productivité, utilisez si possible des mots cour ts que Word remplacera par des expressions entières.
Collage toujours identique
L’opération qui consiste à copier puis coller du texte n’est pas nouvelle. Ce qui est plus récent au sein de Word, c’est la possibilité de changer la mise en forme, à la volée ou mieux, de définir un collage toujours identique, celui choisi par défaut. Afin de choisir le comportement de la fonction Coller, rendez-vous au sein de l’onglet Accueil. Ensuite, dans la partie la plus à gauche de l’interface de Word, cliquez sur la petite flèche située sous l’icône Coller
. Un menu contextuel s’ouvre ensuite. Il présente les quatre possibilités de collage, offre la possibilité de réaliser un collage spécial ou de définir le type de collage par défaut. C’est cette option qui nous intéresse. Cliquez dessus. Nous voici revenus dans les options de Word. Dans la par tie gauche, Options avancées devrait être sélectionné. Dans la partie droite, faites défiler l’ascenseur jusqu’à la rubrique Couper, copier et coller. C’est ici qu’il s’agit de définir le comportement du logiciel face à votre désir de correction .
Vos propres raccourcis
Par défaut, Word intègre plusieurs commandes accessibles grâce à des raccourcis clavier, mais sachez que vous pouvez créer les vôtres. Rendez- vous dans les réglages du programmes par l e menu F i chier puis Options. Dans la fenêtre, cliquez sur la rubrique Person
nalisez le Ruban. Ensuite, cliquez sur le bouton Personnaliser… en face de Raccourcis clavier . Une nouvelle fenêtre s’ouvre ensuite. Commencez par choisir une catégorie de commande puis sélectionnez la commande qui doit correspondre à vos attentes. Le cas échéant, le logiciel indique le raccourci clavier enregistré pour cette combinaison. Cliquez simplement dans le champ Nouvelle
touche de raccourci. Ensuite, à l’aide du clavier, définissez une combinaison de touches en appuyant dessus. Une fois cette étape réalisée, la combinaison devrait s’afficher. Enregistrez votre nouveau raccourci clavier en cliquant sur le bouton Attribuer.