Votre publipostage depuis Word et Excel
L’emailing peut être simplement réalisé à par tir de Word et Excel.
Le publipostage (ou mailing) est un procédé permettant d’envoyer un courrier à un grand nombre de contacts tout en conservant la même mise en page. Le principe étant de remplacer automatiquement les informations spécifiques à chaque contact (nom, adresse etc.). Ce processus peut être simplement réalisé à partir d’Office Word et Excel.
La fonction Fusion et publipos
tage de Word permet de créer plusieurs documents en même temps. La disposition, la mise en forme et le texte sont identiques. Seules des sections spécifiques de chaque document varient et sont personnalisées à par tir d’une base de données remplie dans Excel. Trois documents sont impliqués dans le processus de fusion et publipostage et mettent en relation directe Word et Excel : votre document principal, votre source de données et votre document fusionné.
Préparez le tableau de données Excel
C’est l ’ étape l a pl us i mpor t ante. Il s’agit de configurer une base de données qui sera ensuite utilisée pour remplacer certaines données de votre document pri ncipal. La f euill e de calcul Excel agit en tant que source de données pour la liste de destinataires. Pour préparer vos données en vue d’une opération de fusion et publipostage, il est impor tant de vérifier les points suivants : l e s n o ms d e colonnes dans votre feuille de calcul doivent correspondre aux noms de champs que vous voulez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour vous adresser aux lecteurs par leur prénom dans votre document, vous devez alors scinder les colonnes de votre feuille Excel en deux zones noms et prénoms. Toutes les données à fusionner doivent figurer sur la première feuille de votre classeur Excel. Les entrées de données contenant des pourcentages, des devises et des codes postaux doivent être correctement mises en forme sur la feuille de calcul, de telle sorte que Word puisse lire correctement les valeurs. La feuille de calcul Excel à utiliser pour l’opération de fusion et publipostage est généralement stockée sur l’ordinateur local. Les modifications et ajouts apportés à la feuille de calcul doivent être finalisés avant la connexion de celle- ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.
Préparez le modèle de lettre
Dans Word, vous devez maintenant rédiger votre lettre type, c’est-à-dire le modèle de lettre à utiliser pour votre publipostage. Ce modèle contiendra tout le texte identique à chaque courrier. Saisissez votre lettre type en remplaçant les informations qui devront être personnalisées avec le publipostage par une marque visible, <inse
rer date ici> par exemple. Si vous annoncez un événement à v eni r, i ncl uez l e nom, l a date, l ’ heure et
l’emplacement auxquels aura lieu l’événement, car ces détails seront communs à tous les destinataires de votre lettre. Comme son nom l’indique, la lettre modèle permet de poser le texte principal de votre document. Ce document « maître » sera lié à votre fichier de données Excel. Vous ajouterez les champs de votre base de données aux endroits de votre choix à l’intérieur du texte sans être contraint de les utiliser tous. Ces mêmes champs pourront être mis en forme comme n’impor te quelle autre portion de texte sous Word.
Insérez des champs de fusion
Lorsque vous commencez un publipostage, une fusion d’étiquettes ou une fusion de lettres et que vous connectez votre document à votre liste de diffusion, vous pouvez ajouter des champs de fusion pour personnaliser le contenu. Les champs de fusion proviennent des en-têtes de colonnes de votre liste de diffusion (ou « source de données »). Les champs de fusion que vous insérez récupèrent les informations dans votre liste de diffusion et vous permettent de personnaliser chaque enveloppe, courrier électronique, étiquette ou lettre. Pour vous éviter de devoir insérer individuellement chaque champ dans votre document, Word propose les outils Bloc d’adresse et Formule d’appel pour ajouter automatiquement tous les champs d’une adresse postale ou une formule de salutation. Pour que Word trouve les noms et les adresses dans votre liste, sélectionnez Faire correspondre les champs. Vérifiez que les champs à afficher figurent dans la liste. Si un champ souhaité est marqué Sans correspondance, sélectionnez la liste déroulante pour ce champ, puis sélectionnez le nom de colonne qui correspond à cette colonne dans votre liste. Pour vous assurer que le champ soit mis en forme comme vous le souhaitez, surlignez l’intégralité du champ, y compris les marques à chaque extrémité.
Affichez un aperçu et terminez
Après avoir inséré les champs de fusion souhaités, prévisualisez les résultats pour confirmer que le contenu est conforme au résultat ( tant) attendu. Vous êtes désormais prêt à lancer le processus de fusion. Depuis l’onglet
Publipostage, sélectionnez Aperçu des résultats. Choisissez le bouton d’enregistrement
Suivant ou Précédent pour parcourir les enregistrements dans votre source de données et voir comment les enregistrements s’affichent dans le document. Depuis le groupe Terminer, choisissez Terminer et fusionner, puis Imprimer les documents ou Envoyer des Courriers électroniques. Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, celui-ci reste connecté à votre source de données. Vous pouvez réutiliser le document de fusion et publipostage pour un publipostage en nombre, ultérieurement, après avoir récolté dans votre fichier Excel des adresses supplémentaires… selon les règles RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) bien évidemment !