Exploitez au mieux les noms de cellules
Vous pouvez rendre vos formules nettement plus compréhensibles et plus gérables en leur attribuant des noms. Un nom est une forme abrégée éloquente permettant de comprendre plus aisément la fonction d’une référence de cellule, d’une constante, d’une formule ou d’un tableau, qui pourrait autrement être difficile à comprendre de prime abord.
L’utilisation de formules dans Excel peut devenir très complexe et contre- productive. Il faut faire référence à des cellules ou à des plages de cellules avec des écritures peu lisibles. Pour peu que l’on y ajoute le nom d’une autre feuille (cas de partage de données entre deux feuilles distinctes), cela se complique encore un peu plus ! Heureusement, le principe de nommage des éléments permet de rationaliser certaines écritures, simplifier les formules et même faciliter la navigation dans le fichier. Par exemple: en remplaçant la formule d’un total d’heures de travail par « =HeureCumul+ HeureExtra » afin de faciliter les futurs calculs, vous pouvez définir un nom pour une plage de cellules, une fonction, une constante ou un tableau. En effet, il existe différents types de noms :
Nom défini : Nom représentant une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante. Vous pouvez créer votre propre nom défini ou laisser Excel en créer un pour vous, par exemple, quand vous définissez une zone d’impression. Nom du tableau : Nom ● d’un tableau Excel qui est une collection de données sur un sujet particulier, stocké dans des enregistrements ( lignes) et des champs (colonnes). Excel crée un nom de tableau par défaut, Tableau1, Tableau2, etc., chaque fois que vous insérez un tableau.
Le Gestionnaire de noms
Le Gestionnaire de noms, c’est un peu le répertoire de l’ensemble des noms disponibles. Un peu comme dans un dictionnaire, on les trouve classés par ordre alphabétique et accompagnés de leur définition, c’est-à-dire de la plage à laquelle ils se réfèrent et les valeurs qui y correspondent. C’est là que vous pouvez gérer vos noms. Vous pouvez par exemple trouver des noms contenant des erreurs, confirmer la valeur et la référence d’un nom, afficher ou modifier des commentaires descriptifs, ou déterminer l’étendue. Vous pouvez également trier et filtrer la liste de noms, ainsi qu’ajouter, modifier ou supprimer facilement des noms à partir d’un seul emplacement. Pour ouvrir la boîte de dialogue Gestionnaire de noms, sous l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, cliquez sur Gestionnaire de noms. Attention, il n’est pas possible d’utiliser la boîte de dialogue Gestionnaire de
noms pendant la modification du contenu d’une cellule (vous vous ferez avoir comme tout le monde la première fois !).
Comment créer des noms ?
Pour ajouter un nom, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules concernées. Puis cliquez depuis l’onglet For
mules sur Définir un nom. Vous pouvez également passer par le bouton Nouveau du Gestionnaire de noms. Excel propose alors un libellé pour ce nom, souvent la première cellule de la plage, ou celle située à gauche ou au-dessus de celle-ci en fonction de la façon dont sont structurées vos données. Attribuez un nom explicite, qui parlera à tous les utilisateurs de votre fichier. Si vous ne voulez pas désigner une plage de cellules mais une simple valeur, saisissez cette valeur dans le champ Fait réfé
rence à. Par défaut, un nom est affecté à l’élément avec une visibilité dans tout le classeur. Vous avez la possibilité de limiter la portée d’un nom à une seule feuille de calcul. C’est également ce qui peut se produire lorsque vous copiez une feuille contenant un nom existant déjà dans le classeur. Excel crée alors une nouvelle version du nom, valable uniquement dans la feuille copiée. Lorsque vous saisissez une formule, vous avez la possibilité d’entrer directement le nom. Excel les fait même figurer dans son aide à la saisie, au même titre que les fonctions existantes. Nous pouvons bien entendu continuer à cliquer directement sur la cellule. Dans ce cas, Excel ajoute aussi le nom à la formule et non l’adresse. Dans les deux cas, si on redéfinit le nom vers une autre référence, les formules prendront en compte la nouvelle adresse du nom.
Mise en forme des noms
Pour plus de clarté, vous pouvez redimensionner, trier ou filtrer vos noms. Pour redimensionner automatiquement une colonne afin de l’ajuster à la taille de valeur la plus longue qu’elle contient, double-cliquez sur le côté droit de l’en-tête de la colonne. Pour trier la liste de noms en ordre ascendant ou descendant, cliquez sur l’en-tête de colonne. Enfin pour les filtrer, utilisez les commandes de la liste déroulante Filtrer pour afficher rapidement un sousensemble de noms. La sélection de chaque commande active ou désactive l’opération de filtrage, ce qui permet de combiner ou de supprimer aisément différentes opérations de filtrage pour obtenir les résultats souhaités. Par exemple : Noms inclus dans l’étendue du clas
seur permet d’afficher uniquement les noms existant au niveau global dans un classeur et Noms inclus dans
l’étendue de la feuille de données d’afficher uniquement les noms existant au niveau local dans une feuille de calcul. La définition d’un nom demande un peu de réflexion sur l’organisation globale de votre feuille de calcul. Il n’est pas du raisonnable d’affecter un nom à chaque cellule ! L’utilisation des noms prend tout son sens lorsque vous souhaitez offrir à l’utilisateur la possibilité de modifier des valeurs partout où elles sont utilisées en ne changeant qu’une seule valeur. Vous verrez, à l’usage, vous aurez du mal à revenir à des formules aussi barbares que $B52 :U$2, même si, parfois, les noms de cellules peuvent s’apparenter à des noms de célèbres groupes de musique !