Un formulaire de saisie pour Excel
Puisqu’un tableau doté d’une bonne mise en forme est un tableau facilement compréhensible et donc bien plus efficace, Excel permet d’appliquer des mises en forme particulières selon des critères que vous définissez…
Un formulaire de saisie de données s’avère pratique pour entrer ou afficher une ligne complète d’informations dans un tableau ou une plage d’une feuille de calcul. Le formulaire de données affiche les informations en colonnes, un affichage par ticulièrement utile lorsque votre plage ou table de données comporte plus de colonnes qu’il n’est possible d’en afficher à l’écran. Avec Excel, il est possible d’utiliser un formulaire de saisie disponible par défaut. Cependant, il reste quelque peu basique et ne vous permet pas, par exemple, d’utiliser des listes déroulantes. Nous allons voir comment l’utiliser puis son fonctionnement et nous aborderons ensuite la création d’un formulaire personnalisé. Le principe du formulaire de saisie est particulièrement pratique lorsque vous récupérez des données issues de bases de données et vous devez fréquemment y ajouter de nouvelles données. Pour exploiter le formulaire par défaut d’Excel, vous n’avez pas besoin de compétences particulières en Excel. En revanche, pour élaborer des formulaires plus spécifiques, il vous faudra utiliser le langage de programmation VBA et faire appel à des compétences avancées en programmation en fonction de la façon dont vous envisagez d’exploiter le formulaire.
Affichez le formulaire par défaut d’Excel
Pour afficher le formulaire par défaut d’Excel, nous avons besoin d’un bouton qui n’apparaît pas par défaut. Pour le faire apparaître, allez dans l’onglet Fichier/Options/
Personnaliser le ruban. Dans la partie droite, sélectionnez l’un de vos onglets et cliquez sur le bouton Nouveau
groupe, puis, dans la partie gauche, dans le menu déroul ant, choisissez Toutes l es commandes et r echerchez Formulaires…, cliquez sur Ajouter >>. Si, par la suite, vous souhaitez supprimer ce bouton, il suffira de vous placer sur ce nouveau groupe (à droite) et de cliquer sur << Supprimer. Vous pouvez renommer le groupe si vous le désirez. Si vous envisagez de créer un formulaire personnalisé, profitez- en pour cocher l’onglet Déve
loppeur s’il est décoché et cliquez sur OK pour valider. Vous remarquerez qu’une icône Formulaire est apparue dans votre barre d’accès rapide. Notez qu’au préalable, votre zone de saisie doit être organisée comme un tableau avec les données en ligne et une première ligne consti-
tuant les rubriques (en-têtes) d’informations. Vous pouvez ajouter des formules dans cer taines colonnes, comme c’est le cas dans l’exemple : la colonne D contient une simple multiplication. Lors de l’affichage en formulaire, vous n’aurez pas à saisir l’information, elle sera automatiquement calculée. Positionnez votre curseur dans votre tableau et cliquez ensuite sur l’icône de formulaire dans votre barre d’accès rapide. Pour saisir une nouvelle ligne, cliquez sur Nouveau. Vous verrez alors votre tableau se remplir au fur et à mesure des saisies avec le calcul automatique des cellules contenant des formules.
Créez un formulaire de saisie personnalisé
Comme nous l’avons précisé plus tôt, créer un formulaire personnalisé s’effectue en partant de rien et peut s’avérer fastidieux. Notre objectif dans cet article est de vous initier à la démarche vers l’utilisation de l’interface de programmation d’Excel qui fait appel au langage VBA. L’utilisation effective d’un formulaire personnalisé (et sa conception complète de A à Z, code de programmation compris) pourra faire l’objet d’un article à part entière… si vous insistez ! Pour l’heure, pour avoir une idée du principe de création d’un formulaire personnalisé, repérez sur le ruban l’onglet Développeur et cliquez sur le bouton
Visual Basic. Cliquez sur Inser tion puis sur UserForm pour obtenir un formulaire vierge (UserForm). Pour commencer, nous allons insérer des zones de textes, listes déroulantes et boutons. Agrandissez le formulaire en utilisant les poignées situées tout autour. Si la Boîte à outils n’est pas visible, allez dans le menu Affichage/
Boîte à outils. Dans cette boîte, cliquez sur Zone de liste modifiable et cliquez sur l’UserForm sur la partie gauche pour créer votre première liste déroulante ( ComboBox). Les objets Zone de texte et Intitulé vous permettent de créer des zones de saisie unitaires avec des libellés. Généralement, au bas du formulaire, plusieurs boutons d’action sont proposés. Typiquement OK et Annuler ou encore Suivant, Précédent comme Sur la grille par défaut proposée par Excel. Pour ce faire, utilisez l’objet
Bouton de commande. Pour décider de l’intitulé du bouton, sélectionnez-le et cliquez avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez alors la commande Propriétés. À partir de la fenêtre des Propriétés, modifiez alors l’information Caption. Pour modifier la couleur de fond du formulaire, cliquez sur la flèche qui apparaît lorsque vous cliquez sur la ligne BackColor. Cliquez sur l’onglet Palette pour disposer de plus de choix de couleurs. Sélectionnez ensuite les intitulés, modifiez leur couleur d’écriture sur la ligne ForeColor et leur police à la ligne Font. Replacez tous les éléments de votre formulaire en les déplaçant et en les agrandissant grâce aux poignées. N’oubliez pas d’élargir les TextBox, notamment si vous envisagez d’utiliser des champs
Adresse et E- mail, afin de faire apparaître l’ensemble des données saisies.
Oh le beau formulaire !
Si vous voulez visualiser le résultat final de votre formulaire sous Excel, sélectionnez votre formulaire (UserForm) et dans le menu de l’éditeur VBA, utilisez la commande
Exécution puis Exécuter Sub/UserForm. Pour repasser dans l’environnement de création du formulaire, cliquez sur la croix de fermeture du formulaire (X). Vous ne pouvez rien faire d’autre dans la mesure où aucun programme n’a été associé à vos boutons OK et/ou Annu
ler. Pour votre curiosité personnelle, vous noterez qu’un double- clic sur un des objets du formulaire ouvre une fenêtre Code VBA : une superbe page blanche… que nous n’allons pas salir ! Ainsi, dans le menu de l’éditeur VBA, en cliquant sur la commande Exécution puis Exécuter Sub/ UserForm vous affichez votre formulaire sous Excel … et la magie s’arrête là ! En effet, pour réellement exploiter votre formulaire il vous faudra créer du code en langage VBA, et çà c’est une autre histoire !