Dropbox, votre cloud collaboratif
Le cloud est partout et il n’est pas simple de trouver la solution Internet dans le nuage adaptée à ses besoins. Dropbox propose un service de stockage et synchronisation de fichiers très convaincant.
En 10 ans d’existence, Dropbox a séduit plus de 500 millions d’utilisateurs. Dropbox est un service de stockage et de partage de fichiers précurseur dans l’utilisation du nuage Internet. En effet, il existait très peu de services cloud il y a dix ans et l’on parlait plus de stockage en ligne ou de synchronisation par Internet que de nuage. Dropbox est un service Web mais c’est aussi un logiciel Windows ou Mac ainsi qu’une application mobile Android ou iOS. Ce large éventail de formules permet d’accéder en toutes circonstances à ses fichiers. Avec Dropbox, vos fichiers sont enregistrés normalement sur votre ordinateur et ils sont automatiquement synchronisés dans le cloud. Vos fichiers enregistrés dans le cloud sont accessibles avec n’importe quel appareil et même depuis un navigateur Web quelconque. Vous pouvez facilement les partager avec des personnes disposant d’un compte Dropbox ou avec toute autre personne en échangeant un simple lien. Depuis quelques années, il est possible de travailler en collaboration à plusieurs personnes sur un même fichier.
Le principe de Dropbox
Le principe de fonctionnement de Dropbox est assez simple. Vous installez un logiciel sur votre ordinateur qui crée automatiquement un nouveau dossier sur le disque dur. Il suffit ensuite suffit de placer des fichiers dans ce dossier pour qu’ils soient automatiquement synchronisés dans le cloud. L’utilisation de Dropbox est transparente. Vous utilisez votre ordinateur normalement en veillant à placer dans le dossier Dropbox ou dans un sous- dossier Dropbox tous les fichiers que vous créez (texte, photos, vidéos, capture d’écran…). La synchronisation de ces fichiers se fera toute seule et prendra le temps nécessaire. Si vous placez dans votre dossier Dropbox de gros fichiers comme des vidéos par exemple, il faudra peut-être plusieurs heures pour que la synchronisation soit complète. Cela n’est pas grave puisque cette synchronisation s’effectue en tâche de fond. Vous pouvez éteindre votre ordinateur pendant une synchronisation Dropbox, l’opération reprendra dès que l’ordinateur et sa connexion Internet seront opérationnels. Les fichiers synchronisés sur Dropbox sont accessibles à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet ou avec un appareil mobile disposant de l’application mobile Dropbox. En fait, vous pouvez considérer Dropbox comme un disque dur externe ou une grosse clé USB t oujour s disponible à condition de disposer d’une connexion Internet. Comme cet espace de stockage est accessible depuis Internet, il est facile de partager certains fichiers avec les personnes de votre choix et même de travailler à plusieurs sur le même fichier.
La mise en place de Dropbox
L’installation de Dropbox se déroule en trois étapes ; la création du compte, l’installation du logiciel sur votre ordinateur, l’installation de l’application mobile sur votre mobile. 1/ CRÉEZ VOTRE COMPTE Commencez par créer votre compte Dropbox en vous connectant à cette adresse : https://www.dropbox.com/ login. Saisissez les informations demandées en notant votre identifiant et votre mot de passe. Vous en aurez besoin pour connecter les applications Dropbox que vous allez installer sur votre ordinateur et sur vos appareils mobiles. 2/ INSTALLEZ LE LOGICIEL DROPBOX SUR VOTRE PC La procédure de création de votre compte vous propose de télécharger le logiciel Dropbox correspondant au système d’exploitation de votre ordinateur. Téléchargez cette application puis lancez l’installation. Saisissez les informations demandées. Cochez l’option Je possède déjà
un compte Dropbox. Connectez le logiciel à votre compte Dropbox en saisissant votre identifiant Dropbox. Dans un premier temps, choisissez la version gratuite qui offre 2 Go d’espace. Choisissez le type de configuration Basique qui configure Dropbox avec les paramètres par défaut puis cliquez sur Installer. N’oubliez pas de regarder le petit tutoriel qui s’affiche à la fin de l’installation. Pendant l’installation, un dossier Dropbox est créé sur votre disque dur et l’application est lancée en tâche de fond. Une petite icône Dropbox apparaît dans la barre des tâches de votre ordinateur. Il suffit de cliquer sur cette icône pour afficher un petit menu permettant de : ouvrir le dossier local Dropbox, ● voir la liste des fichiers récemment synchronisés sur ● Dropbox, obtenir plus d’espace Dropbox, ● arrêter l’application Dropbox et donc arrêter les éven● tuelles opérations de synchronisation en cours, accéder aux préférences de Dropbox, ● accéder à l’aide. ● 3/ INSTALLEZ L’APPLICATION MOBILE DROPBOX Pour terminer la mise en place de Dropbox, installez l’application mobile Dropbox Android ou iOS sur votre téléphone et éventuellement sur votre tablette. Vous trouverez :
Dropbox pour Android sur le Google Play à l’adresse ● http://bit.ly/mpdropboxa. Dr o p b o x p o u r i OS s u r l ’ App St o r e à l’adresse ● http://bit.ly/mpdropboxi.
Configurez Dropbox
Les configurations de l’application ordinateur et de l’application mobile sont légèrement différentes. En effet, l’espace disponible est souvent plus réduit sur un smartphone que sur un ordinateur. 1/ CONFIGUREZ DROPBOX POUR ORDINATEUR Sur votre ordinateur, la configuration par défaut de la synchronisation Dropbox convient parfaitement. Par défaut, tous les dossiers et fichiers présents dans le dossier local Dropbox sont enregistrés sur votre disque dur et synchronisés sur Internet dans le cloud Dropbox. Vous pouvez toutefois choisir les fichiers Dropbox qui seront présents en même temps sur votre ordinateur et sur Dropbox ou uniquement sur Dropbox. Ce choix dépend de la place disponible sur votre disque dur. Si vous disposez de suffisamment de place, sélectionnez tous les dossiers présents dans le dossier Dropbox afin qu’ils soient présents en même temps en local sur votre ordinateur et dans le cloud sur Internet. Si vous ne disposez pas de suffisamment de place sur ● votre disque dur, sélectionnez dans le dossier Dropbox uniquement les dossiers que vous souhaitez conserver en local sur votre ordinateur. Les autres dossiers ne seront pas stockés en local mais ils seront stockés dans le cloud Dropbox. Vous pouvez y accéder depuis v ot r e or di nateur à conditi on de di sposer d’ une connexion Internet. Pour configurer la synchronisation Dropbox, ouvrez les préférences Dropbox en cliquant sur l’icône Dropbox présente dans la barre des tâches de votre ordinateur puis en sélectionnant Préférences. Cliquez sur le bouton Choi
sir les dossiers à synchroniser puis cochez les dossiers que vous souhaitez conserver sur votre ordinateur et sur Dropbox. 2/ CONFIGUREZ DROPBOX MOBILE Là aussi, sur mobile, la configuration initiale convient parfaitement. Par défaut, aucun dossier ou f i chier Dropbox n’est synchronisé sur votre téléphone. Dans les préférences de Dropbox mobile, vous pouvez sélectionner les dossiers et fichiers qui seront synchronisés sur votre mobile. Ces fichiers seront disponibles hors connexion. En cas de modification, ils seront synchronisés dès qu’une connexion réseau sera disponible. Pour choisir les fichiers que vous souhaitez synchroniser sur votre mobile, ouvrez l’application mobile Dropbox puis sélectionnez un dossier ou un fichier en touchant la
petite icône représentant trois petits points affichée en dessous de chaque dossier ou fichier. Sélectionnez ensuite Rendre accessible hors ligne. Dropbox vous aide à vérifier l’espace libre disponible sur votre téléphone. Pour cela, touchez l’icône Compte puis sélectionnez l’icône Paramètres affichée en haut à gauche. L’espace libre est indiqué ainsi que l’espace utilisé par vos fichiers Dropbox.
Choisissez votre forfait
Dropbox propose cinq forfaits différents dont un forfait gratuit et deux forfaits destinés aux entreprises.
FORFAITS POUR LES INDIVIDUELS
Dropbox Basic est le forfait gratuit. Il est parfait pour ● tester le service. Vous disposez de 2 Go d’espace, ce qui est suffisant pour commencer à synchroniser des fichiers bureautiques. En revanche, c’est largement insuffisant pour synchroniser des photos et des vidéos.
Dropbox Plus coûte 8,25$ par mois. Ce forfait offre ● 1000 Go d’espace de stockage. C’est très confortable, même si vous synchronisez beaucoup de photos et de vidéos. Dropbox Professional coûte 16,58$ par mois. Il offre ● 2000 Go d’espace de stockage.
FORFAITS POUR LES ENTREPRISES
Dropbox Business Standard coûte 10$ par mois et par ● utilisateur. Ce forfait offre 3000 Go d’espace de stockage. Dropbox Business Advanced coûte 15$ par mois. ● Ce forfait offre autant d’espace que nécessaire. MODIFIEZ VOTRE FORFAIT Pour changer de forfait, ouvrez Dropbox sur votre ordinateur, cliquez sur votre icône de profil en haut à droite de l’écran puis sélectionnez Paramètres. Cliquez sur l’onglet
Forfait puis sur le bouton Changer de forfait.
Stockez vos fichiers
Nous vous recommandons d’enregistrer tous les fichiers que vous créez sur Dropbox. En effet, tous les fichiers que vous placez dans votre dossier Dropbox sont automatiquement synchronisés sur Internet. Cela constitue une très bonne sauvegarde : vos fichiers synchronisés sont enregistrés en local sur votre ordinateur et aussi sur Internet dans votre espace Dropbox. Il est très peu probable que vous perdiez en même temps vos fichiers locaux et vos fichiers distants. Pour stocker vos fichiers dans votre espace Dropbox : sur ordinateur, il suffit de les placer dans le dossier Dropbox créé lors de l’installation de l’application Dropbox sur ordinateur ; sur mobile, il suffit de partager un fichier, une photo, une vidéo avec Dropbox.
Stockez vos photos
Une photo est un fichier comme un autre. Vous pouvez donc partager vers Dropbox les photos que vous prenez avec votre téléphone mobile. Cette méthode fonctionne l or sque v ous souhaitez synchroniser uniquement quelques photos. Elle est beaucoup trop longue pour synchroniser systématiquement toutes les photos que vous prenez avec votre mobile. Heureusement, Dropbox propose une méthode plus adaptée. Pour synchroniser automatiquement toutes les photos et vidéos que vous
prenez avec votre mobile ouvrez l’application Dropbox sur votre téléphone puis ouvrez l a par t i e Paramètres. Sélectionnez Chargements appareil
photo puis touchez Autoriser ou, selon votre type de téléphone, activez Char
gements appareil photo. Une fois cette opération effectuée, toutes les photos que vous prendrez avec votre téléphone seront synchronisées dans votre espace Dropbox. Vous disposez de quelques options. L’option permettant de transférer automatiquement photos et vidéos ou uniquement les photos est intéressante. Celle autorisant l’utilisation de votre forfait de données ou uniquement le Wi-Fi pour le transfert des médias est également intéressante.
Partagez vos données
Il est très simple de partager vos fichiers avec les personnes de votre choix, elles pourront consulter ou modifier les fichiers que vous partagez avec eux. Vous invitez ces personnes à rejoindre un dossier présent dans votre espace Dropbox et le dossier devient alors un dossier partagé. Les dossiers partagés sont automatiquement ajoutés au compte Dropbox des personnes avec qui vous partagez des contenus. Les modifications apportées aux fichiers partagés sont automatiquement synchronisées sur les comptes Dropbox des personnes qui y ont accès. Vous invitez des personnes à rejoindre des dossiers partagés soit comme lecteurs, soit comme éditeurs : les lecteurs peuvent consulter les fichiers présents ● dans le dossier par tagé mais ils ne peuvent pas les modifier, les éditeurs disposent d’un accès en écriture, ils ● peuvent consulter les fichiers, les commenter et les modifier.
PARTAGEZ
Connectez-vous à votre Dropbox à l’aide de votre navigateur Web ou en ouvrant l’application Dropbox sur votre téléphone. Ouvrez un dossier depuis l’écran affichant la liste de vos fichiers. Sur ordinateur, ouvrez le menu en cliquant sur le bouton représentant trois petits points aff i ché en haut à droite de l’écran puis sélectionnez Partager. Sur mobile, touchez le bouton Par tager. Saisissez les adresses mail des personnes avec qui vous souhaitez partager vos fichiers et indiquez leur rôle (modifications autorisées ou non). Validez en cliquant sur le bouton Partager.
CRÉEZ UN LIEN
Il existe une autre méthode de par tage qui est assez pratique. Cette méthode consiste à envoyer un lien vers le dossier Dropbox que vous partagez. Le dossier partagé par l’envoi d’un lien est accessible à toute personne disposant du lien. Vous choisissez d’accorder des droits en écriture ou en lecture au moment de la création du lien. Pour créer un lien de partage, procédez comme pour un partage classique. Au lieu de saisir les adresses mail de vos contacts, sélectionnez Créez un lien.
Restaurez vos fichiers
Nous avons vu que Dropbox constituait une très bonne solution de sauvegarde. Toutefois, vos fichiers ne sont pas totalement à l’abri. En effet, vous pouvez toujours modifier à tort un fichier jusqu’à perdre son contenu d’origine. Vous pouvez aussi supprimer par erreur un ou plusieurs fichiers. Heureusement, Dropbox permet de récupérer des versions antérieures de vos fichiers ou de restaurer complètement un fichier supprimé. La durée pendant laquelle la restauration est possible dépend de votre forfait. Elle varie entre 30 et 120 jours. RESTAUREZ UN FICHIER SUPPRIMÉ Pour restaurer un ou plusieurs fi chiers supprimés, connectez-vous à votre Dropbox avec votre ordinateur. Sélectionnez Fichiers puis Fichiers supprimés. La liste des fichiers supprimés et récupérables s’affiche. Cliquez sur le nom du fichier ou du dossier que vous souhaitez récupérer puis cliquez sur Restaurer. RESTAUREZ UNE ANCIENNE VERSION D’UN FICHIER Pour restaurer une ancienne version de fichier, connectezvous à votre Dropbox avec votre ordinateur. Sélectionnez
Fichiers puis cliquez dans la case du fichier qui vous intéresse. Cliquez sur Historique des versions. La liste des différentes versions du fichier s’affiche. Sélectionnez une version pour afficher son aperçu. Cliquez sur Res
taurer lorsque vous avez trouvé la bonne version du fichier.