Gagnez du temps avec les outils de données
Un tour d’horizon des fonctionnalités clés d’Excel vous fera probablement gagner un temps précieux...
La saisie de données, souvent répétitive, peut parfois s’avérer laborieuse. L’onglet Données d’Excel propose différents outils qui peuvent vous permettre de faciliter la saisie et le tri de données au sein d’un tableau. Un tour d’horizon des fonctionnalités clés de cette rubrique vous fera probablement gagner un temps précieux...
Le premier outil de l’onglet Outils
de données e s t d é n o mmé Conver tir. Il permet de distribuer dans plusieurs cellules des données saisies dans une seule ou encore de réunir dans une cellule des données présentes dans plusieurs colonnes. Cette fonctionnalité s’applique généralement à des listes de données br ut es séparées par des caractères virgule, point- virgule ou d’autres séparateurs ( tabulation, espace, etc.).
Remplissage instantané
La fonctionnalité Remplissage instan
tané (ou Flash Fill) autorise la saisie semi- automatique de données lorsqu’un modèle est détecté par Excel. À titre d’exemple, nous allons raisonner sur la colonne A, qui contient le prénom et le nom de plusieurs personnes. Nous allons utiliser le remplissage instantané pour recopier dans la colonne B le prénom ( mais pas le nom) de chaque cellule. Entrez le prénom Pierre dans la cellule B1. Ce prénom correspond à celui qui se trouve dans la cellule A1. Commencez à taper le prochain prénom dans la cellule B2. Excel remplit automatiquement la cellule courante et les cellules suivantes en isolant les p r é n o ms. Si c e l a v o u s c o nv i e n t , appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter l a liste. Vous pouvez également utiliser les commandes du ruban Office pour parvenir au même résultat : entrez le premier prénom dans la cellule B1, cliquez sur la cellule B2 puis, cliquez sur l’icône Remplissage dans le groupe Édition situé sous l’onglet Accueil. Sélectionnez pour terminer la commande Remplissage instan
tané proposée dans l e menu déroulant. Vous pouvez bien évidemment appliquer ce principe aux noms de famille ou autres données de votre feuille de calcul.
Supprimez les doublons
Parfois, l es données en double sont utiles, mais à d’autres occasions, elles ne font que compliquer la com-
préhension de vos données. Servez-vous de la mise en forme conditionnelle d’Excel pour rechercher et mettre en évidence des données en double. Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Supprimer les doublons, les données en double sont supprimées de façon définitive. Avant de supprimer l es doublons, i l est conseillé de copier les données originales dans une autre feuille de calcul de façon à ne pas perdre les informations initiales.
Validation de données
La validation des données permet de limiter le type de données ou les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule. Une des utilisations les plus courantes de la validation des données consiste à proposer une liste déroulante pour automatiser la saisie des données. Ceci étant, d’autres possibilités sont offertes : il est par exemple possible d’utiliser la validation des données pour calculer la valeur maximale autorisée dans une cellule sur la base d’une valeur précisée ailleurs dans le classeur. La validation des données s’avère particulièrement utile quand vous par tagez un classeur avec d’autres personnes. Cette fonctionnalité vous permet de renforcer l’exactitude et la cohérence des données saisies par vos collaborateurs. Il est même possible d’informer l’utilisateur en affichant un message d’aide à la saisie. De même, une saisie erronée peut faire l’objet de l’affichage d’un message bloquant ou non : l’utilisateur est contraint de saisir une donnée valide, il peut néanmoins appuyer sur la touche ESC du clavier pour annuler sa saisie.
Aperçu des modèles de données
Pour terminer, quelques mots concernant l’outil Modèle
de données de l’onglet Outils de données. Cette fonctionnalité, bien trop complète pour être détaillée dans le cadre de notre article, fait appel à un autre composant d’Office 365 : PowerQuer y. Il s’agit avec cet outil de gérer l’intégration de données provenant de plusieurs tableaux et de les conformer à un « modèle » permettant de structurer l’ensemble dans une logique de base de données. C’est à se demander si le composant Access d’Office 365 , coincé entre un Excel de plus en plus orienté « données » et une base de données SQL Server de plus en plus « conviviale », n’est pas en fin de vie !