Stockage et synchronisation avec Google Drive
Lancé en 2012, Google Drive fait partie de ces plateformes nous faisant petit à petit abandonner les disques de stockage externes puisqu’elles permettent à la fois de conserver ses données mais aussi de les partager avec ses collaborateurs.
Google Drive est un espace de stockage situé dans le cloud, comme Dropbox ou encore OneDrive par exemple. Par défaut, si vous utilisez un service de Google comme Gmail, YouTube ou Google Agenda, vous avez déjà été invité à créer un compte, et donc vous avez accès à tous les produits Google avec ce même compte, dont Google Drive. De plus, vous avez accès à 15 Go de stockage gratuit sur votre compte. Dans Drive, vous pouvez stocker n'importe quel type de fichier : images, dessins, vidéos et plus encore. Les fichiers que vous enregistrez dans Drive avec un appareil sont automatiquement accessibles sur tous les autres. Drive se décline sous trois versions : une version Web, une version ordinateur téléchargeable ainsi qu’une application pour iOS et Android.
Ajoutez vos fichiers sur le cloud
La première méthode pour enregistrer des fichiers dans Drive consiste à en importer une copie depuis un navigateur Web. Accédez à Drive, cliquez sur Nouveau, sélectionnez Importer un fichier ou Importer un dossier, puis sélectionnez le fichier ou le dossier à importer. Cliquez sur Ouvrir. Si vous utilisez la dernière version de Chrome ou de Firefox, vous pouvez simplement faire glisser des fichiers directement depuis votre ordinateur vers la page Drive du navigateur. Si vous importez un fichier portant le même nom qu'un fichier existant, Drive l'ajoute en tant que nouvelle version au lieu de créer un doublon. Pour voir la version précédente de ce fichier, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des versions. Le message Impor tations terminées vous indique que vos fichiers ont bien été importés, et qu'ils sont accessibles depuis n'importe quel navigateur et appareil sur lesquels Drive est installé.
La version Ordinateur de Drive
Pour travailler avec des fichiers sur votre Bureau, installez
Drive File Stream. Tous vos fichiers Drive s'affichent et peuvent être lus en streaming à la demande ; ainsi, ils n'occupent pas tout l'espace de stockage de votre ordinateur (bien que certains éléments soient mis temporairement en « cache local » sur le disque). Si, vous décidez de désinstaller Drive File Stream, vos fichiers Drive ne seront pas impactés. Ils resteront accessibles depuis la version Web de Drive. L'outil Drive File Stream est disponible uniquement si l'administrateur de la suite logicielle « G Suite » l'a activé pour votre organisation ou votre équipe. Le principe d’exploitation est extrêmement simple. Il suffit de déterminer les fichiers à stocker dans Drive, de classer les fichiers dans les dossiers (étape facultative) et de cliquer sur Drive File Stream puis sur Ouvrir le dossier Google Drive. Vous pouvez à votre guise déplacer les fichiers et les dossiers. Désormais, ces fichiers existent dans le dossier Drive et sont synchronisés avec les autres appareils sur lesquels Drive est également installé (et votre compte référencé). En cas de coupure de votre connexion Internet ou si vous devez vous déconnecter en cours de synchronisation, Drive File Stream reprend l 'opération l à où elle s'est arrêtée lorsque vous vous reconnectez. Vous pouvez également utiliser l'application Drive pour stocker des fichiers sur vos appareils Android ou iOS. Si vous désinstallez l'application, vos fichiers Drive resteront accessibles dans Drive sur le Web. Selon votre appareil : il vous suffira de récupérer l’application sur l’App Store ( Apple) ou le Google Play Store ( Android). Vous pouvez ensuite importer vos fichiers directement depuis l’application ou bien, après sélection du fichier à impor ter, via la commande Par tager et le choix de « Drive » dans la liste proposée.
Utilisez Drive sans connexion Internet
Il est tout à fait possible de travailler dans Drive, même en cas de coupure de connexion Internet ou lors de longs voyages en avion. Il suffit de configurer l'accès hors connexion. Cette fonctionnalité permet d’afficher les documents, manipuler l es dossiers et modifier l es fichiers stockés dans Drive, même si vous n'avez pas accès à Internet. Pour configurer l 'accès hors connexion aux fichiers Google Docs, Sheets et Slides : dans Drive, cliquez sur
Paramètres. Dans la section Mode hors connexion, cochez la case Synchroniser les fichiers Google, validez par OK. Sur la version PC, le processus est similaire. Cliquez sur Drive File Stream, cliquez sur Ouvrir Google
Drive. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier auquel vous voulez accéder hors connexion. Cliquez sur Drive File Stream/ Disponible hors connexion. Google Drive s’avère bien pratique pour, notamment, transférer rapidement des fichiers d’un appareil à un autre. Attention toutefois à bien vérifier la version des fichiers que vous utilisez (clic droit sur le fichier/ Gérer
les versions) afin que vos collègues puissent travailler sur la dernière version du fichier et pas sur une version obsolète ! Au-delà d’un simple espace de stockage, Google Drive fait partie de ces outils qui permettent une nouvelle forme de travail de manière collaborative et à distance. L’avantage ou l’inconvénient est que votre collègue n’est plus en face de vous…