Les fonctions pratiques pour mieux échanger
Si vous utilisez le service de messagerie électronique de Google, Gmail, sachez que vous pouvez significativement augmenter votre productivité grâce à quelques réglages simples à mettre en oeuvre. Voici comment procéder.
Bien entendu, comme chaque service ou application, Gmail propose de très nombreuses options de configuration que l’on ne va pas forcément voir tous les jours. Si les paramètres par défaut peuvent paraître satisfaisants, il faut aussi savoir qu’en configurant quelques fonctions, vous pouvez gagner en productivité et donc mettre moins de temps à réaliser certaines tâches par exemple. Si certains paramètres de Gmail ne sont disponibles que depuis le site web, d’autres sont accessibles uniquement depuis l’application mobile, sur un smartphone. Aussi, afin de profiter de tout ce que Gmail a à offrir, il faut plonger dans sa configuration pour y trouver certaines options qui ne sont pas vraiment visibles mais qui, une fois activées, rendent la vie tellement plus facile. En voici les principales. À vous de voir si elles vous semblent pertinentes pour l’usage que vous faites de Gmail et, le cas échéant, de les mettre en oeuvre.
Réorganisez la réception de vos e-mails
Si vous consultez vos e-mails depuis votre smartphone, vous avez déjà constaté que l’application propose une organisation des boîtes similaire à celle de l’interface web : Principale, Réseaux sociaux et Promotions. Automatiquement, un tri est réalisé pour organiser les messages arrivant pour les classer dans les différentes boîtes. Uniquement sur la version mobile et dans la catégorie Promotions, Gmail s’amuse à réorganiser les e-mails de manière à ce qu’ils soient classés par ordre d’importance. Cela peut faire que les plus récents sont affichés après. Pour changer cela, ouvrez l’application Gmail sur votre smartphone. Utilisez les trois petits traits en haut à gauche de l’écran puis sélectionnez la fonction Paramètres, tout en bas. Pressez ensuite le compte que vous souhaitez modifier. Sur la page suivante, tapez sur la rubrique Catégories de la boîte de réception . Tout en bas de la page suivante, décochez l’option Activer le regroupement des meilleures promotions .
Une plus grande fenêtre pour la rédaction d’e-mails
Par défaut, sur un ordinateur lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, la fenêtre qui s’ouvre alors pour cela est plutôt petite. Si vous préférez jouir d’un espace plus important pour saisir vos textes, c’est tout à fait possible. Pour cela, il faut commencer par ouvrir la fenêtre d’édition d’un e-mail. Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur à gauche de l’interface de Gmail, sur votre ordinateur. Ensuite, cliquez sur les trois petits points dans le coin inférieur droit de cette fenêtre afin d’afficher plusieurs options. Celle qui nous intéresse ici est intitulée : Plein écran par défaut . En cliquant dessus, vous choisissez d’ouvrir la fenêtre dans sa taille maximale, et ce, par défaut. Fermez la fenêtre de rédaction en cliquant sur la croix en haut à droite de celle-ci. Désormais, lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, la fenêtre s’affiche en plein écran. Pour revenir à une taille plus réduite, cliquez sur les deux petites flèches qui se font face, dans le coin supérieur de la fenêtre de rédaction.
Passez automatiquement au message suivant
Par défaut, lorsque vous supprimez un message que vous venez d’ouvrir, Gmail vous renvoie automatiquement vers la boîte de réception. Or il serait peut-être plus inté
ressant d’ouvrir le message suivant. Pour cela, il faut activer l’avance automatique. Sur votre navigateur de PC, ouvrez Gmail et cliquez sur la roue crantée, en haut à droite de l’interface. Cliquez ensuite sur le bouton Afficher tous les paramètres. Rendez-vous dans l’onglet Paramètres avancés . L’option Avance auto est la première de la liste. Pour l’activer, il vous suffit de sélectionner la fonction correspondante. N’oubliez pas de valider vos changements en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la page. Cliquez maintenant sur l’onglet Général puis descendez jusqu’à la rubrique Avance automatique . Choisissez la conversation que vous souhaitez voir: la plus récente ou la plus ancienne. Là encore, validez vos choix en cliquant sur le bouton Enregistrer vos modifications tout en bas de la page.
Affichez plus de conversations par page
La page principale de Gmail sur ordinateur présente, par défaut, 50 conversations et chaque page en contient autant. Si vous gardez un grand nombre de messages, il peut être intéressant d’en afficher plus et ainsi réduire le nombre de clics lorsque vous effectuez une recherche. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de Gmail en cliquant sur la roue crantée puis sur le bouton Afficher tous les paramètres. Dans l’onglet Général, repérez la rubrique Taille maximale de page . En face, un menu déroulant vous permet de sélectionner le nombre de lignes affiché sur chaque page de l’utilitaire de messagerie. N’ayez pas peur de choisir 100 lignes, surtout si vous disposez d’un écran en hauteur. Au besoin, optez pour une option, n’oubliez pas de valider et observez le résultat en revenant sur la page principale. Les lignes ne seront pas plus petites pour autant, mais vous pourrez en voir plus sur une seule page, évitant ainsi d’avoir à cliquer sur le bouton qui permet de voir les conversations suivantes.
Faites faire le tri entre vos messages personnels et professionnels
Malgré le fait que l’on s’efforce de séparer notre vie personnelle de nos activités professionnelles, il arrive régulièrement que l’on reçoive des courriers électroniques mélangés et peut-être encore plus actuellement, en cette période de télétravail conseillé. Gmail peut vous aider à y voir plus clair en analysant les destinataires des messages. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres et plus particulièrement au sein de l’onglet Général. Descendez presque tout en bas de la page puis repérez la rubrique Indicateurs de message personnel . Par défaut, cette option est réglée sur Aucun indicateur. Sélectionnez l’autre fonction : Afficher les indicateurs. N’oubliez pas de valider vos changements en cliquant sur