La dématérialisation s’invite au coeur de la copropriété

À l’ère des échanges d’informations en temps réel, les nouvelles technologies ne pouvaient que s’inviter dans la gestion de la copropriété. À la clef de cette dématérialisation généralisée : un gain de temps et des économies pour les copropriétaires. Le changement a été amorcé avec la création du registre national des copropriétés – une obligation légale instaurée par la loi Alur. Attention, si ce n’est pas encore le cas de votre copropriété, votre syndic a jusqu’au  décembre pour vous immatriculer via le site Internet registrecoproprietes.gouv.fr. Avec ce registre dématérialisé et sécurisé, les copropriétaires ont accès à un annuaire et des statistiques par zone géographique.

Le courrier numérique à valeur légale

Depuis  et la loi Alur, la voie électronique peut également être utilisée pour envoyer des notifications: convocations aux assemblées générales, procèsverbaux, appels de charges, échanges avec des prestataires dans le cadre d’appels d’offres, de mise en concurrence, de suivi de travaux, de facturation ou de relance. Pour cela, le syndic doit recueillir préalablement l’autorisation écrite et l’adresse électronique de chaque copropriétaire. Ces derniers peuvent évidemment changer de mail par la suite s’ils le souhaitent. Ce virage numérique, la start-up grenobloise ClearBUS l’a pris avant tout le monde, il y a dix ans, en devenant le premier opérateur français de courrier postal numérique spécialisé dans la lettre recommandée.

 millions de lettres recommandées par an

Et, entre les syndics et les notaires, le secteur de l’immobilier représente près de  % de leur clientèle. « Les copropriétés sont le client historique du recommandé à La Poste, explique Guy Dubrisay, dirigeant et cofondateur de ClearBUS. Chaque année,  millions de lettres recommandées sont envoyées et parmi elles,  millions sont liées aux copropriétés. »

Un gain considérable

Des envois nombreux donc, mais aussi volumineux. Et ce poids pèse sur les balances postales... « L’économie pour les copropriétés est considérable, insiste Guy Dubrisay. A La Poste, un recommandé d’une seule feuille coûte plus de  euros, l’envoi dématérialisé, peu importe le nombre de feuilles, coûte  euros. Sans oublier le gain matériel et opérationnel : imaginez que vous deviez envoyer à  copropriétaires un rapport de  pages... Ces frais d’impression, ce coût, ce sont les copropriétaires qui les paient. D’autant plus que sur un rapport de  pages, il n’y a souvent que  pages qui les intéressent. »

Une sécurité optimale

Les opérateurs comme ClearBUS doivent se plier à une législation européenne très stricte en matière de sécurisation des envois. Ils doivent ainsi garantir l’identité de l’émetteur et celle du destinataire. Plus question qu’une tierce personne signe un pli pour vous et l’égare par la suite. Et le contenu de l’envoi est “scellé électroniquement” : signature électronique avec affichage d’une authentification par certificat numérique et horodatage. « La probabilité d’erreur a été calculée à une sur un milliard », rassure Guy Dubrisay. Un chiffre avec lequel ne peut rivaliser le meilleur des facteurs.